A Precision BioSciences usa o Smartsheet para otimizar recursos do projeto e auxiliar o avanço da edição de genes

Fundada em 2006, a Precision BioSciences é uma empresa de edição de genes em estágio clínico que utiliza a plataforma proprietária ARCUS para desenvolver terapias de edição de genes in vivo para doenças com alto nível de necessidades não atendidas. 

Embora a Precision BioSciences opere com uma equipe enxuta de menos de 100 funcionários, ela gerencia programas complexos que abrangem estágios clínicos iniciais e pré-clínicos. Conforme o pipeline de programas da empresa amadureceu e progrediu com envios regulatórios, o monitoramento de linhas do tempo em grades separadas do Smartsheet por grupos individuais tornou-se mais desafiador.  Lacunas de comunicação entre departamentos exigiam que gerentes de programas fizessem referência a várias grades individuais e mantivessem todas as linhas do tempo. “Se um estudo pré-clínico precisava ser agendado, nossas equipes não clínicas, regulatórias e de fabricação precisavam ser informadas e alinhadas”, diz Pete Broglie, diretor associado de gerenciamento de programas e processos da Precision BioSciences. “Meu trabalho como gerente de programas é garantir que todas as equipes conversem entre si e que tenhamos expectativas realistas da linha do tempo”.

Simplificação do gerenciamento de programas e recursos com o Smartsheet 

O Smartsheet, a plataforma inteligente de gerenciamento de trabalho, já estava em uso quando Broglie ingressou na Precision BioSciences, e ele logo viu seu potencial. “Aproveitei imediatamente todos os treinamentos do Smartsheet, que estão amplamente disponíveis e são incrivelmente valiosos”, diz ele. “Eu mergulhei de cabeça na SmartU, usei o canal do YouTube e absorvi o máximo de informações que pude, e senti que minhas capacidades como gerente de programa cresceram exponencialmente.” 

O Smartsheet logo se tornou a base do gerenciamento de programas da empresa. A empresa conta com o Smartsheet para monitorar informações de diferentes partes de todos os programas (incluindo pesquisa, regulatório e clínico), além de pessoal e instalações. A flexibilidade da plataforma permitiu que os gerentes de programa da Precision criassem linhas do tempo interconectadas para diferentes funções e programas, vinculando dependências e automatizando atualizações com fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet. O Smartsheet também simplifica o monitoramento de materiais, especialmente para programas com fornecedores externos. A solução monitora especificamente suprimentos, datas de validade e certificados de análise com alertas automatizados e formatação condicional para evitar possíveis atrasos na entrega de dados. 

Os painéis e relatórios do Smartsheet são essenciais para a comunicação da empresa. Todos os membros da equipe têm acesso a dados atualizados do projeto para que estejam cientes de todos os marcos e progresso atual de cada projeto. 

Para gerenciar projetos com mais eficiência, a Precision BioSciences usa o Resource Management by Smartsheet, que ajuda a equilibrar as cargas de trabalho e melhorar a alocação de recursos. Os recursos de relatórios avançados da solução vinculam dados de recursos ao aplicativo principal, criando painéis e grades com base nas horas inseridas pelos membros da equipe.

Precisão no gerenciamento e na previsão de recursos do projeto 

O Resource Management by Smartsheet permitiu que a Precision BioSciences alocasse recursos de forma inteligente. Isso aumenta a visibilidade da empresa sobre quem está disponível e no que os funcionários estão trabalhando a qualquer momento, o que ajuda a equilibrar as cargas de trabalho e aumentar a produtividade, além de promover a transparência e a confiança. 

“Usando o Resource Management, quando alguém está com mais de 100% de utilização, recebo um alerta em um painel para entrar em contato e confirmar que a pessoa não está se esgotando e verificar se ela precisa de ajuda ou se precisa acionar recursos de outro parte da organização”, diz Broglie. “Por outro lado, se alguém relatar menos de 40 horas, isso inicia uma conversa, e podemos usar 4 a 6 horas da pessoa em outro projeto ou disponibilizá-la como recurso para outra equipe”.

A Precision BioSciences está trabalhando para usar o Resource Management para prever proativamente as cargas de trabalho e as necessidades de pessoal e resolver lacunas de habilidades. Broglie explica: “Estamos trabalhando para criar modelos de previsão para que possamos nos planejar de acordo se nossa equipe de liderança sênior tiver uma oportunidade de iniciar um projeto de edição de genes e precisar de um número específico de FTEs para pesquisa e outro para fabricação, . Também podemos garantir que não vamos sobrecarregar nossa equipe e que ela não passará de 100% para 160% de utilização. Além disso, se pudermos ver que precisaremos de ajuda, podemos nos concentrar em contratar as pessoas certas com as habilidades certas. Ou, se tivermos um prazo importante próximo, podemos antecipar os recursos e evitar os problemas de procurar pessoas no último segundo”.

Acelerando as operações do laboratório 

Os fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet estão ajudando a Precision BioSciences a reduzir tarefas manuais. “Na minha empresa anterior, a criação de um painel levava cerca de seis meses. Com o Smartsheet, levei apenas uma semana e meia”, afirma Broglie. A empresa também aproveita alertas automatizados de expiração de materiais para garantir operações de laboratório ininterruptas. “Com a automação do Smartsheet, monitoramos todas as nossas datas de validade e não temos atrasos em nossos dados com base na validade dos reagentes”, diz Broglie.

O Smartsheet também simplificou o processo de monitoramento de amostras da empresa, automatizando e integrando múltiplos fluxos de trabalho com base em diferentes procedimentos investigativos. 

“Assim que uma amostra chega ao Smartsheet, ela passa por um fluxo de trabalho e vai automaticamente para o próximo grupo de fluxos de trabalho assim que está concluída e o membro da equipe conclui a análise”, diz Broglie. “É um processo muito tranquilo.”

Melhor visibilidade do programa 

Nos painéis do Smartsheet, a Precision BioSciences tem visibilidade instantânea do status do programa, permitindo a tomada de decisões em tempo real. Por exemplo, durante o registro de um pedido de novo medicamento em investigação (IND) para um programa de Hepatite B (PBGENE-HBV), a empresa usou o Smartsheet para monitorar as revisões e a conclusão de todos os módulos, sinalizando atrasos e facilitando a coordenação entre equipes. “Isso disponibilizou para a liderança sênior um instantâneo mostrando onde estávamos nos diferentes módulos. Isso facilitou que pudéssemos dizer: ‘estamos com 30% ou 40% do caminho concluído’”. 

Broglie acrescenta: “Os painéis do Smartsheet nos ajudam a ver não apenas os projetos futuros da semana, mas também os da próxima semana e os da semana seguinte. Com essas informações, posso entrar no Resource Management e determinar onde alocar pessoas com base na disponibilidade. Isso facilita a utilização de recursos para atingir a meta geral.”

Em um futuro próximo, a Precision BioSciences planeja aprofundar o uso do Smartsheet, principalmente na previsão e automação de recursos. A empresa também está concentrada na criação de modelos de previsão mais sofisticados para apoiar novos projetos de edição de genes, garantindo que a alocação de recursos permaneça equilibrada e sustentável para acompanhar o crescimento.

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.