NHS Property Services ganha visibilidade, economiza tempo e garante a segurança contra incêndio com o Smartsheet

O Serviço Nacional de Saúde (NHS) do Reino Unido é um dos maiores sistemas de saúde públicos do mundo, fornecendo cuidados médicos gratuitos a milhões de pessoas em todo o país. Mas a prestação desse atendimento depende de mais do que médicos e enfermeiros. Ela requer milhares de instalações seguras, adequadas e prontas para apoiar o trabalho clínico.

É aí que entra a NHS Property Services (NHSPS). Essa organização governamental cuida de mais de 3 mil locais do NHS em todo o Reino Unido, garantindo que cada instalação seja adequada ao propósito e atenda às prioridades nacionais de saúde.

Uma de suas iniciativas mais importantes é o Programa de Compartimentação de Incêndio, que gerencia a segurança contra incêndio em 1.400 propriedades. “Garantimos que, se um incêndio começar em uma sala, ele permaneça nela sem se espalhar para outras”, explica Sanjeve Gordhan, gerente de escritório de gerenciamento de projetos da NHSPS. “Em um hospital, esse tipo de controle pode salvar vidas.”

Lidando com centenas de projetos ao mesmo tempo

Com 1.400 propriedades para gerenciar, cada uma é tratada como seu próprio projeto. “No momento, nossa equipe de 40 pessoas está lidando com cerca de 550 projetos ativos ao mesmo tempo”, diz Gordhan. 

Todos os meses, eles adicionam dezenas de outros, cada um precisando de avaliações, atualizações de segurança contra incêndio, como novas portas ou aberturas de ventilação seladas, e verificações finais para confirmar que tudo está de acordo com o padrão. Cada novo local também precisa da aprovação de um encarregado pelo prédio, levando a idas e vindas que podem levar dias ou até semanas.

Desde o início, a equipe usou o Smartsheet para gerenciar o programa, mas de uma maneira muito básica, tratando-o mais como uma planilha do que como uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Cada planilha continha informações sobre centenas de propriedades em uma região, sem informações claras de estrutura, marcos ou propriedade das tarefas. Não havia uma maneira fácil de monitorar atrasos ou gerar relatórios. 

“Estávamos gastando de três a quatro horas por semana em chamadas com prestadores de serviços, revisando cada propriedade linha por linha”, explica Gordhan. “Precisávamos de mais visibilidade, mais estrutura e uma maneira melhor de coordenar tudo. Com base na minha própria experiência com o Smartsheet, eu sabia que ele tinha mais a oferecer.”

Uma solução sob medida

Com o suporte da Platinum Partner Invoka Consulting, a equipe criou um kit de ferramentas sob medida usando o Smartsheet Control Center, dando a cada propriedade sua própria área de trabalho dedicada. Agora, quando um novo prédio precisa ser incluído, um funcionário da NHSPS preenche um formulário de entrada, o que notifica automaticamente o encarregado do prédio para aprovação. Com isso, a equipe vai diretamente para o kit de ferramentas, uma planilha de tarefas que descreve exatamente o que precisa ser feito para cada projeto. 

“Depois que uma tarefa é marcada como concluída, a próxima é acionada automaticamente e atribuída à pessoa certa”, explica Gordhan.

A NHSPS também deu a cada membro da equipe um painel personalizado mostrando suas próprias tarefas, prazos e trabalhos futuros, juntamente com indicadores codificados por cores que sinalizam o que está no caminho certo, o que está em risco e o que precisa de atenção imediata. Ao mesmo tempo, o portfólio e os painéis regionais oferecem à liderança sênior uma exibição clara e de alto nível do progresso em todo o programa.

Para garantir que o sistema fosse adotado sem problemas, a NHSPS se concentrou na usabilidade desde o primeiro dia. “Precisávamos garantir que o sistema se encaixasse no fluxo de trabalho de nossos colegas sem custar tempo a eles.” A NHSPS coletou informações e pontos problemáticos de suas partes interessadas e contou com Invoka para oferecer sessões de treinamento e suporte.  “Agora, nossos gerentes de projeto usam a solução com confiança todos os dias”, acrescenta Gordhan.

Clareza operacional

O Smartsheet oferece à NHSPS uma exibição completa e em tempo real das tarefas diárias e das tendências mais amplas do programa. “Posso ver imediatamente o que está acontecendo: o que foi iniciado, pesquisado, corrigido e fechado”, diz Gordhan. “Não precisamos mais revisar cada projeto linha por linha. Podemos identificar atrasos instantaneamente. Isso tornou todo o processo mais focado e eficiente.”

A equipe da NHSPS também pode extrair as informações necessárias durante auditorias e revisões de liderança. “No passado, a gerência perguntaria por que algo estava atrasado. Agora, graças ao Smartsheet, podemos explicar exatamente o porquê”, acrescenta Gordhan. “Como todas as decisões são rastreáveis, podemos mostrar facilmente durante as auditorias que todos os locais seguiram as etapas necessárias e que tudo está documentado.”

Economizando tempo, aumentando o impacto

Para Sanjeve, a maior vitória é o quanto a equipe se tornou mais produtiva. “As notificações automáticas mantêm todos informados e reduzem o tempo gasto na busca de atualizações”, diz ele. “Nossas reuniões semanais agora levam metade do tempo, economizando de 80 a 100 horas por ano para cada pessoa. E a aprovação de novas propriedades, que costumava levar até duas semanas, agora pode levar apenas alguns dias.”

As melhorias vão além da velocidade. O kit de ferramentas também trouxe consistência para todos os aspectos, com atribuições de tarefas padrão, dependências integradas e alertas oportunos. 

“Não estamos apenas trabalhando com mais eficiência, estamos entregando resultados melhores com mais rapidez e ajudando a manter os edifícios do NHS seguros para as pessoas que dependem deles”, conclui Gordhan.

Para saber mais sobre como o NHS usa o Smartsheet, leia a história do cliente.