EPMO da Ballad Health usa o moderno PPM da Smartsheet para integrar 20 hospitais

A Ballad Health é uma organização integrada de cuidados em saúde comunitária que se dedica a melhorar a saúde de quase um milhão de pessoas no nordeste do Tennessee, sudoeste da Virgínia, noroeste da Carolina do Norte e sudeste do Kentucky. A organização opera um sistema de 20 hospitais, centros de tratamento intensivo, serviços de saúde comportamental e clínicas médicas de diversas especialidades.

Embora as instalações estejam espalhadas por 29 condados rurais, a Ballad Health se esforça para oferecer aos funcionários recursos de comunicação unificada. "Queremos ser líderes e inovadores na prestação de cuidados de saúde na área rural dos EUA e nas Terras Altas dos Apalaches", diz Isaac Mitchell, vice-presidente de gerenciamento de projetos e excelência operacional da Ballad Health. "É um desafio fazer isso porque nossa equipe de saúde está localizada em lugares diferentes e estamos constantemente procurando novas e melhores maneiras de trabalhar juntos."

A Ballad Health usa o moderno PPM da Smartsheet para aproximar equipes diferentes, centralizar o gerenciamento de projetos e exibir dados importantes em painéis para executivos. 

"O Smartsheet nos ajuda a nos unir e trabalhar como uma equipe unificada para cumprir nossa missão de honrar aqueles a quem servimos, oferecendo o melhor atendimento possível", diz Mitchell.

Antes de adotar o moderno PPM da Smartsheet em toda a organização, o escritório de gerenciamento de programas empresariais (EPMO) da Ballad Health usava e-mail, ferramentas de gerenciamento de projetos e planilhas para monitorar os itens de ação, a utilização da equipe, a capacidade do projeto e o ROI. "Não tínhamos um lugar comum onde todo mundo encontrava informações", diz Mitchell. "Armazenamos atas de reuniões em um lugar e planos de projetos em outro e, muitas vezes, precisávamos converter dados em PDFs e enviá-los manualmente para as pessoas. Às vezes, eu passava 25% da minha semana preparando dados para uma apresentação de slides para uma reunião do comitê diretor."

Sem uma ferramenta unificada, o EPMO da Ballad Health pode se tornar um gargalo para informações. "Minha equipe era a única fonte quando alguém precisava saber o status de um projeto ou precisava de um relatório", diz Mitchell. "Como resultado, estávamos entregando documentos simples e atualizações por e-mail. Queríamos encontrar uma maneira mais dinâmica de gerenciar projetos, em vez de usar documentos de status que ficaram desatualizados no momento em que os enviamos. Em última análise, queríamos automatizar o trabalho manual para que tivéssemos mais capacidade de nos concentrar em iniciativas maiores que nos ajudassem a atender melhor os clientes."

Mais agilidade no gerenciamento de projetos e na geração de relatórios com o moderno PPM da Smartsheet

Depois de considerar várias soluções de software, a Ballad Health escolheu o moderno PPM da Smartsheet como a ferramenta de gerenciamento de projetos. "Queríamos algo que pudesse ser compartilhado com toda a organização de maneira econômica, e o Smartsheet se encaixava no orçamento", comenta Mitchell. "O Smartsheet também é flexível. Não queríamos uma solução predefinida. Precisávamos de algo que se adaptasse às nossas necessidades. E o Smartsheet faz isso."

O EPMO da Ballad Health usa o moderno PPM da Smartsheet para gerenciar mais de 150 projetos a qualquer momento. Conforme a adoção aumentou, equipes adicionais, incluindo excelência operacional, finanças e marketing, começaram a usar a ferramenta para monitorar projetos. "O moderno PPM da Smartsheet é muito intuitivo e fácil de trabalhar. É por isso que nossa adoção continua crescendo com rapidez", diz Mitchell.

Com fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet, a Ballad Health pode enviar automaticamente prazos e lembretes do projeto para gerentes de projeto e outras partes interessadas em toda a organização. A Ballad Health também usa o moderno PPM do Smartsheet para criar relatórios e painéis que trazem uma visão geral de cada projeto. As equipes executivas da organização podem acessar os painéis com rapidez para ver o status mais recente de um projeto. "Por meio de fluxos de trabalho automatizados, vinculamos nossas planilhas, relatórios e painéis em um só lugar", diz Mitchell. A organização conta com recursos premium como o Smartsheet Dynamic View, para dar aos gerentes de projeto acesso a dados específicos de que precisam, e o Data Shuttle, para carregar dados financeiros de várias fontes externas no Smartsheet.  

Gerenciamento de projetos mais eficiente e melhor comunicação entre 20 hospitais

Com o moderno PPM da Smartsheet, a Ballad Health monitora projetos automaticamente do início ao fim, sem depender da inserção manual de dados, várias planilhas e e-mails. "Antes, quando eu fornecia atualizações de status do projeto aos executivos, passava vários dias preparando um relatório. Agora, posso apresentar todos os dados do projeto a eles com o clique de um botão em um painel, com os dados atualizados automaticamente cada vez que um gerente de projeto insere uma atualização." O EPMO da Ballad Health economiza mais de 60 horas de tempo administrativo por semana, mais de 3.000 horas por ano, por não ter que criar apresentações de slides para comitês diretores e reuniões de liderança. "A escassez de mão de obra é real e os recursos são limitados, como muitas outras organizações de saúde", comenta Mitchell. "O moderno PPM da Smartsheet aumenta nossa eficiência e produtividade. Todas as pessoas na equipe conseguem atingir seu maior potencial ao trabalhar em nossos projetos. Em vez de calcular tudo manualmente, podemos nos sentar e deixar o moderno PPM da Smartsheet fazer tudo."

O moderno PPM da Smartsheet também aumentou a comunicação interna centralizando os dados do projeto em planilhas, relatórios e painéis integrados. 

"Com o moderno PPM da Smartsheet, nos comunicamos melhor, de um hospital rural do sudoeste da Virgínia ao escritório corporativo no nordeste do Tennessee", diz Mitchell. "Uma das minhas metas pessoais para este ano é promover a colaboração do sistema e compartilhar as melhores práticas em 20 hospitais. O moderno PPM da Smartsheet contribui para essa meta, dando mais eficiência à comunicação e à colaboração."

Melhor atendimento de saúde aos cidadãos 

Ao automatizar processos manuais e economizar tempo na criação de relatórios e na preparação de reuniões, o EPMO pode assumir mais projetos e se concentrar em iniciativas estratégicas. "O moderno PPM da Smartsheet libera tempo para pensarmos em projetos maiores, como os painéis de qualidade e segurança que nos ajudarão a melhorar o atendimento à comunidade e a proporcionar o melhor serviço de saúde possível", diz Mitchell.

Os gerentes de projetos da organização também estão dedicando mais tempo analisando dados de saúde da população para encontrar maneiras de reduzir o potencial de vidas perdidas devido a problemas de saúde. 

"O moderno PPM da Smartsheet nos ajuda a encontrar dados que antes ficavam escondidos em planilhas e relatórios estáticos. Agora, podemos descobrir os dados específicos que precisamos monitorar, como métricas sobre resultados de saúde e como podemos melhorar esses resultados em toda a região que atendemos", diz Mitchell.

Transparência que acelera o progresso dos projetos

A Ballad Health aumentou a visibilidade de projetos e dados com o moderno PPM da Smartsheet, dando mais transparência em toda a organização. Por exemplo, um novo painel de todo o sistema e um calendário que contém informações atualizadas das iniciativas estratégicas podem ser acessados por qualquer pessoa da Ballad Health, inclusive dos grupos de PMO, das equipes clínicas da linha de frente e da liderança corporativa. Outro painel apresenta excelência operacional e o ROI (retorno sobre o investimento) de melhorias de processo. "Estamos trabalhando em estreita colaboração com a equipe financeira para calcular o ROI do projeto no painel e validar essas métricas", diz Mitchell. "Isso cria transparência para que todos possam ver os sucessos." No ano fiscal passado, a Ballad Health teve um ROI de mais de US$ 30 milhões, com um retorno por membro da equipe de 16 vezes o investimento.

Além disso, a Ballad Health criou um painel em que as clínicas parceiras integradas podem ver o progresso atualizado dos projetos. "Isso deu aos nossos parceiros a transparência para ver, por meio de dados em tempo real, se estamos ganhando ou perdendo em um determinado projeto", diz Mitchell. "Em última análise, isso nos ajudou a progredir com mais rapidez e agora estamos vendo ganhos significativos nas métricas de ROI para esses projetos. Além disso, os gerentes de projetos podem assumir 30% mais projetos." A Ballad Health também usa o moderno PPM da Smartsheet para dar transparência ao uso de recursos, o que ajuda gerentes a melhorar o planejamento dos projetos. "Com essas informações, podemos ver se precisamos de mais membros da equipe em um projeto e podemos começar a ter melhores discussões sobre as prioridades organizacionais", diz Mitchell.

Atualmente, a Ballad Health quer adotar o moderno PPM da Smartsheet em áreas como inovação, marketing, comunicações, saúde da população, planejamento estratégico e saúde comportamental. Mitchell diz: "Continuaremos desenvolvendo painéis e relatórios no moderno PPM da Smartsheet para monitorar melhor o desempenho e manter o foco no que realmente importa: suprir as necessidades de saúde da nossa comunidade".

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.