AdventHealth centraliza dados regionais de prestadores de serviços de saúde e acelera cronogramas de gerenciamento de projetos com o Smartsheet

Por ser um sistema de saúde com base religiosa, a AdventHealth é guiada por uma missão holística de cuidar do corpo, da mente e do espírito. A organização atende 7,1 milhões de pacientes por ano em 53 hospitais e uma rede de clínicas ambulatoriais e unidades de tratamento intensivo.

Com instalações espalhadas por nove estados, a AdventHealth depende muito de seu departamento de gerenciamento de projetos, que usa o Smartsheet para monitorar tudo, desde projetos de construção até aprimoramento de processos e integração de médicos. "Com o Smartsheet, nosso departamento ficou mais eficiente", diz Maria Boyd, vice-presidente assistente de gerenciamento de projetos da AdventHealth. "Monitoramos todos os nossos projetos do início ao fim sem dificuldades."

Antes do Smartsheet, as equipes da divisão oeste da Flórida da AdventHealth não tinham um método para monitorar projetos, o que se tornou um problema quando mais departamentos da organização pediram ajuda para gerenciar projetos. 

“Não tínhamos as ferramentas certas. Os membros da equipe da AdventHealth dependiam muito de e-mails ou planilhas, e havia pouca visibilidade dos projetos ou das informações dos prestadores de serviço", diz Natalia Lara, gerente de projetos da AdventHealth. 

Em razão disso, os departamentos perdiam muito tempo trabalhando em dobro para acompanhar e monitorar o progresso dos projetos manualmente. "Nossas equipes, às vezes, gerenciavam centenas de tarefas diferentes com diferentes partes interessadas, o que exigia o envio de muitos e-mails", diz Boyd. "Para mim, era quase um trabalho em tempo integral tentar encontrar a pessoa certa e as informações mais atualizadas sobre um projeto. Quando eu recebia uma resposta dessa pessoa, já estava na hora de enviar um e-mail de acompanhamento sobre um prazo. Nossa meta estratégica é termos operações enxutas em nosso departamento, e sabíamos que precisávamos aumentar a eficiência para atingir esse objetivo."

Projetos e processos mais ágeis com o Smartsheet 

A equipe de gerenciamento de projetos da AdventHealth adotou o Smartsheet devido aos recursos da solução e à sua simplicidade. “O Smartsheet é muito fácil de usar. A maioria de nós não tem experiência em programação. Por ser uma ferramenta de baixo código, foi fácil criar uma solução de gerenciamento de projetos personalizada", diz Lara.

A AdventHealth usa o Smartsheet todos os dias para monitorar e gerenciar, de modo centralizado, a integração e o desligamento de prestadores de serviço, o recrutamento de médicos, a construção de prédios e as iniciativas do departamento. Os gerentes de projeto podem inserir novas informações, atualizar o status e monitorar o progresso de um projeto em um único local no Smartsheet. Por meio de fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet, lembretes de prazos e outras notificações de marcos são enviados às partes interessadas em todo o oeste da Flórida. 

"Temos várias partes interessadas em todo o sistema da AdventHealth, além de centenas de notificações incorporadas ao Smartsheet para que cada parte interessada receba lembretes e atualizações oportunas sobre os projetos", diz Boyd. 

Quando um novo projeto é iniciado no Smartsheet, criamos soluções com mensagens automáticas que notificam as partes interessadas específicas sobre a próxima etapa necessária no processo de fluxo de trabalho, para que as iniciativas continuem a fluir sem problemas.

A AdventHealth também usa o Smartsheet para criar relatórios e painéis para equipes de projetos, partes interessadas e executivos. Cada painel contém visões gerais dos projetos, fornecendo métricas atualizadas e atualizações de status. Os departamentos conseguem acessar painéis personalizados para ver as datas de início e outras informações importantes da integração. A liderança executiva tem uma visão geral de cada fase de um projeto ou dos dados de um prestador de serviço. Os executivos da AdventHealth também usam painéis para encontrar documentos de iniciativas de prestadores de serviços que tenham sido carregados no Smartsheet pelas equipes de desenvolvimento de negócios e estratégia.

Além disso, a AdventHealth usa o Smartsheet para coletar e armazenar dados de aquisições compartilhados por partes externas. "Trabalhamos com partes externas durante as aquisições e podemos simplesmente compartilhar com elas um link exclusivo no Smartsheet para que possam carregar facilmente os documentos financeiros", diz Boyd.

Uma única fonte confiável para dados de prestadores de serviço, recrutamento e localização

A AdventHealth está usando o Smartsheet para centralizar todos os dados e agilizar o acompanhamento de centenas de projetos a qualquer momento. Agora, em vez de enviar vários e-mails às partes interessadas e procurar informações atualizadas em várias planilhas, as partes interessadas do projeto podem ver tudo em um só lugar. "O Smartsheet nos ajudou a simplificar e centralizar nossos processos de integração e recrutamento de médicos, proporcionando uma melhor comunicação em nossos departamentos", diz Boyd. 

“Temos uma equipe pequena. O Smartsheet se tornou nossa única fonte confiável para todos os dados de prestadores de serviço, recrutamento de médicos e novos locais, o que nos permite operar quase como um escritório de gerenciamento de projetos para toda a região oeste da Flórida."

Antes, a AdventHealth tinha que gerenciar planos de trabalho separados para cada etapa da integração, incluindo contratações, desligamentos e transferências de prestadores de serviços. "Cada etapa tinha tarefas diferentes. Às vezes, era necessário monitorar até 300 itens para cada uma delas", diz Lara. "Ao transferir todos esses dados para o Smartsheet, criamos modelos que reuniam todas essas informações. Isso deixa tudo mais eficiente e mais rápido de acessar."

Processo de integração mais preciso com mais visibilidade 

Com a ajuda de notificações automáticas, relatórios e painéis no Smartsheet, os executivos da AdventHealth têm melhor visibilidade do processo de integração, pois podem acessar dados detalhados e em tempo real nos painéis do Smartsheet. 

"As partes interessadas não precisam perder tempo procurando dados do projeto – tudo está lá para que elas acessem com um único clique", diz Boyd. “Eles podem encontrar rapidamente os documentos de que precisam.” 

Com acesso mais fácil às informações, os executivos podem ver um instantâneo em tempo real do número exato de prestadores de serviços de saúde que estão entrando ou saindo. "Agora temos uma lista precisa de prestadores de serviços e monitoramos as tendências de crescimento da AdventHealth no Smartsheet", diz Lara. "Podemos ver quantos prestadores de serviço estão sendo desligados ou transferidos, bem como quanto tempo está levando para que novos sejam integrados. Nossa equipe de integração disse que a visibilidade e a transparência dos dados dos prestadores de serviço melhoraram muito depois que o Smartsheet foi implementado. As equipes de recrutamento disseram que estão economizando tempo com fluxos de trabalho e métricas automatizados. Agora, podemos determinar com clareza por que o recrutamento ou a integração pode estar levando de 30 a 90 dias ou 120 dias para ser concluído e podemos tomar medidas para acelerá-lo."

As partes interessadas também têm melhor visibilidade com o Smartsheet e podem garantir que os projetos cumpram os marcos essenciais ao longo do processo. "Nossos processos de aprovação ficaram mais eficientes, pois conseguimos monitorar de perto as agendas e os atrasos", diz Lara. "Os painéis também ajudam a indicar as responsabilidades de todos. Ninguém quer ver um projeto sinalizado como atrasado em um painel. Esse tipo de visibilidade proporciona mais responsabilidade e transparência. Ele também mostra quantas de nossas iniciativas estão andamento em diferentes mercados ou a quantidade de especialidades que outros mercados planejam recrutar, porque todas essas informações estão centralizadas e ficam visíveis para todas as partes interessadas."

Menos tempo de reestruturação de projetos 

Devido à eficiência obtida com o Smartsheet, a AdventHealth consegue reduzir o tempo de reestruturação para promover novas iniciativas. "Podemos passar por processos mais rapidamente no Smartsheet, portanto, se percebermos que alguns de nossos projetos não estão avançando após um longo período, podemos reduzir esse tempo do início ao fim", diz Boyd. O departamento de gerenciamento de projetos da AdventHealth também economiza tempo e dinheiro automatizando as tarefas de gerenciamento e evitando a entrada manual de dados e o envio de e-mails. 

"Eu precisaria de pelo menos mais dois membros da equipe para fazer todo o trabalho administrativo que o Smartsheet faz automaticamente, como enviar lembretes e monitorar projetos", diz Boyd.

Como próxima etapa, a AdventHealth explorará a adoção de recursos e capacidades adicionais do Smartsheet. "O Smartsheet está realmente começando a decolar e a ser adotado por outros departamentos também", diz Boyd. "Eu nunca esperei que ele nos proporcionasse tantas melhorias nos processos diários e criasse tanta visibilidade em toda a organização. Isso realmente transformou a maneira como fazemos as coisas."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.