St. Thomas Elgin General Hospital melhora a tomada de decisões clínicas e aumenta a eficiência e a produtividade com o Smartsheet

O St. Thomas Elgin General Hospital (STEGH) é uma instituição com 179 leitos dedicada a cuidar de pacientes na cidade de St. Thomas, na província canadense de Ontário, e em oito municípios do Condado de Elgin. O STEGH oferece cobertura abrangente 24 horas em várias áreas: medicina interna, cirurgia, obstetrícia, pediatria, anestesia, emergência, saúde mental e medicina familiar. Saiba mais no site: https://www.stegh.on.ca/

Há vários meses, o STEGH usa o Smartsheet para monitorar internações e altas hospitalares, visualizar e analisar dados clínicos e agilizar a reunião matinal sobre os leitos — o encontro que dá início a cada dia de trabalho. 

“Somos uma organização baseada na melhoria contínua da qualidade e confiamos muito em nossos dados para tomar as decisões certas”, conta Kat Jacobs, gerente de transformação lean e iniciativas estratégicas do hospital. “O Smartsheet nos ajuda a gerenciar melhor os dados e a inovar à medida que avançamos e atendemos às nossas demandas em constante mudança.”

Antes de usar o Smartsheet, o STEGH precisava de uma maneira melhor de monitorar informações operacionais importantes. “St. Thomas e o Condado de Elgin estão crescendo mais rápido do que a capacidade do nosso hospital. Com esse crescimento, nosso censo de pacientes está aumentando e precisávamos de uma maneira melhor de medir nossas métricas”, afirma Monica Olanski, vice-presidente de serviços de pacientes e de TI, bem como diretora de TI no STEGH. “Tínhamos um processo desatualizado para monitorar as taxas de ocupação. Nossas lideranças clínicas passavam informações sobre internações, altas e problemas de pessoal durante nossa conversa diária sobre os leitos. Alguém em cargo de liderança cadastrava dados enquanto tentava conduzir a chamada da reunião, e outra pessoa documentava as informações em um quadro branco para monitorar as métricas. Tínhamos conversas proveitosas e muitos dados, mas não conseguíamos monitorar os dados de um modo que nos ajudasse a basear nossas decisões futuras em informações”, diz Olanski.

Monitoramento de métricas de ocupação, pessoal, acesso e fluxo

Antes de implementar o Smartsheet, o STEGH conversou com as principais partes interessadas e garantiu a comunicação frequente sobre as próximas mudanças. “Seguimos nosso pilar estratégico de alcançar a excelência operacional durante a implementação”, explica Jacobs. "As pessoas entendem que a mudança não acontecerá da noite para o dia e estavam muito dispostas a aceitar pequenas mudanças repetitivas durante todo o processo."

Agora, as lideranças clínicas usam o Smartsheet para cadastrar métricas diárias de ocupação, níveis de pessoal, acesso e fluxo, além de outros dados importantes nos computadores ou dispositivos móveis usando o aplicativo móvel Smartsheet. A qualquer momento, até 30 funcionários estão cadastrando dados clínicos no Smartsheet, permitindo que a organização monitore o censo de pacientes, além das altas e internações nas unidades médicas de emergência.

Relatórios simplificados e reuniões mais produtivas 

Como gerentes clínicos do STEGH não precisam mais cadastrar dados manualmente em planilhas todos os dias, a organização aumentou a eficiência operacional geral. “Agora é muito fácil extrair os dados para criar um relatório de resumo para a direção executiva. Era muito difícil e demorado fazer isso”, afirma Tina Oliveira, diretora de medicina e emergência no STEGH. “Tudo está mais padronizado e centralizado, o que simplifica e aumenta a eficiência ao fazermos relatórios.”

Melhor utilização dos profissionais 

O STEGH usa o Smartsheet para monitorar os níveis de pessoal com mais precisão gerenciando de perto a quantidade de pacientes. 

“Com os dados do Smartsheet, é fácil ver as áreas com possível falta de profissionais. Assim, conseguimos alocar as pessoas certas às unidades certas”, continua Olanski. 

O Smartsheet também ajuda a gerenciar a superlotação nas duas unidades médicas de emergência do hospital. “Se tivermos pacientes na unidade de internação provisória, ultrapassaremos a ocupação geral. Ter um número exato no Smartsheet é inestimável para o planejamento”, afirma Jacobs. “Quando as internações crescerem, será ótimo ver com que frequência precisaremos usar leitos da unidade provisória.”

Decisões clínicas mais bem informadas

Ao aproveitar o Smartsheet para monitorar as tendências de ocupação, fluxo e alocação de pessoal, as lideranças clínicas podem tomar decisões mais bem informadas. “Estamos na fase um, que envolve coletar e centralizar os dados, mas estamos quase na fase dois, que consiste em compreender as métricas que estamos relatando para informar decisões futuras”, diz Olanski. 

“Dados informam, e histórias vendem. Com o Smartsheet, agora temos os dois, os dados e a narrativa, o que nos ajuda a tomar decisões melhores sobre o hospital em geral.” 

Para ver mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.