Aceleração da transformação digital, capacitação das equipes de projeto e direcionamento dos resultados dos pacientes no NHS

Líderes dedicados a mudanças em todo o National Health Service (NHS) do Reino Unido estão se esforçando para melhorar os resultados dos pacientes, aprimorando processos e nivelando os recursos tecnológicos.

Consultores estratégicos como Stewart Cooper, consultor sênior de programas, e Dympna Wilson, gerente de programas, juntamente com consultores de gerenciamento como Chris Russ, diretor da Russ Consulting, são essenciais para essa transformação. 

Mas a grande quantidade de iniciativas de mudança sendo levadas adiante em vários locais e equipes criou sérios desafios. Cooper, Wilson e Russ trabalham com 40 gerentes de projeto separados em diferentes centros regionais do NHS no noroeste da Inglaterra, com 87 projetos separados em andamento. 

Como essa equipe de especialistas em transformação logo percebeu, seu sucesso poderia ser prejudicado sem as ferramentas e estratégias de colaboração certas. 

Nas fases anteriores do projeto, a equipe usava planilhas do Excel para capturar dados, com geração de relatórios via PowerPoint. 

“Era extremamente trabalhoso. Estávamos trabalhando com planilhas do Excel, manipulando dados em Powerpoint e produzindo painéis dessa maneira”, diz Cooper. “Dependíamos totalmente de 40 gerentes de projetos diferentes para atualizar tudo. A criação de relatórios tornou-se um trabalho de copiar e colar, o que não é sustentável. Precisávamos de um caminho melhor.”

Em um projeto anterior, Russ apresentou Cooper ao Smartsheet, e com isso, Cooper ficou imediatamente impressionado com as possibilidades. “No segundo em que percebi que precisávamos melhorar nossos relatórios, o Smartsheet me veio à mente.” 

Assim, Cooper e Wilson colaboraram para criar os resultados ideais do painel e, em poucos dias, Russ criou um projeto. Uma solução não foi apenas aprovada, mas adotada em apenas três semanas. 

“Essa foi uma economia significativa de tempo em comparação com outras soluções que usei, que levaram de seis meses a um ano para serem implementadas”, comenta Wilson.

Geração de relatórios mais inteligente e com maior economia de tempo 

Com o Smartsheet, a questão do rastreamento e geração de relatórios trabalhosa foi aprimorada. O acompanhamento do projeto é quase que totalmente automatizado, enquanto os relatórios são muito mais eficientes. Os dados são apresentados de forma transparente em um painel superior que visualiza o progresso e as atualizações, com informações como alocação, gastos atuais e status do projeto exibidos claramente. 

A compilação de dados que costumava levar uma semana inteira foi reduzida para horas, enquanto os relatórios financeiros levam apenas dez minutos, sendo que demoravam um dia anteriormente. 

Melhores insights, melhores resultados 

A simplicidade do Smartsheet significa que qualquer pessoa pode usar a solução. Cooper observa que “além de o trabalho ser mais recompensador, é mais fácil contestar quando as atualizações do relatório não foram feitas, pois é mais simples identificar essas omissões”. 

Os insights também são mais precisos. Com menos cópia e colagem de dados, também há redução de erros humanos por fadiga. “Isso é crítico para uma organização pública como o NHS”, diz Russ. “Com maior precisão,  os riscos podem ser mitigados de forma mais eficaz.”

Melhores resultados para os pacientes

Com o Smartsheet, os consultores de programas e gerentes de projetos podem entregar projetos com confiança que garantem que os pacientes recebam o melhor atendimento possível, seja o teletrabalho remoto para pacientes ou soluções de software que aprimoram os registros médicos e promovem a inclusão digital. 

Uma oportunidade de expansão 

A equipe ainda está no início de sua jornada no Smartsheet, com planos empolgantes em andamento para aproveitar várias integrações relevantes, como DocuSign e vinculação a outras instâncias do Systems Smartsheet, fornecendo uma rede de interoperabilidade.

E à medida que os indivíduos em todo o NHS ganham confiança com a plataforma, também há ambições de expandir o uso geral, seja centralizando informações atualmente mantidas em vários contêineres de informações ou usando o Control Center para reduzir a confusão por meio de arquivamento e fazer alterações em escala. 

“O Smartsheet como solução nos faz pensar: para onde podemos ir a seguir?” diz Cooper. “As pessoas também estão muito impressionadas com o que alcançamos ao trabalhar com a Russ Consulting e estão surpresas com a rapidez com que construímos uma solução viável, impactante e econômica.” 

“O Smartsheet quase se tornou o padrão”, acrescenta Wilson. “As pessoas estão dizendo: isso é o que todos nós deveríamos usar. Portanto, estamos ansiosos para ver o que mais podemos alcançar.”