A Brightview Senior Living reúne suas 47 comunidades com dados em tempo real

Fundada em 1999, a Brightview Senior Living constrói e opera quase 50 comunidades de idosos nos Estados Unidos. “Nossas comodidades e programas incentivam os residentes a permanecerem ativos e saudáveis”, disse Tesh Patel, diretor corporativo de operações de negócios. “Operamos com base na ideia de que um ótimo lugar para trabalhar é um ótimo lugar para morar, por isso tentamos dar aos nossos 5.500 associados ferramentas, oportunidades e incentivo para desenvolver e expandir suas carreiras.”

Em busca de uma solução fácil de usar e voltada ao crescimento

À medida que a Brightview começou a crescer, encontrou o desafio de manter informações consistentes por sua rede dispersa de comunidades e associados. “Compartilhamos vários dados com equipes internas e clientes externos, e as planilhas clássicas nos impediam de controlar o acesso de forma completa e fácil. Havia inúmeros processos individuais diferentes dentro de cada comunidade. Não havia uma maneira eficiente de consolidar todos esses dados. Então, precisávamos de uma arquitetura mais escalável para garantir a continuidade dos negócios ”, acrescentou Patel.

A Brightview começou a procurar por uma solução. 

“Queríamos uma plataforma que fosse fácil de manter ou usar; uma que nos permitisse acomodar rapidamente mais usuários, bem como ver o quadro geral e planejar nosso roteiro de forma eficaz”, explicou Phyllis Collins, gerente de PMO de TI da Brightview. 

Para isso, a Brightview procurou um parceiro confiável que os ajudasse nessa jornada.

Mergulhando no Smartsheet

A Brightview já usava o Smartsheet há alguns anos, com alguns de seus processos operacionais já existentes no Smartsheet. Eles então trabalharam com a Invoka Consulting para maximizar o uso de aplicativos premium do Smartsheet e torná-lo mais eficiente e escalável. A Brightview decidiu usar o Smartsheet para um rastreador de vacinas contra a COVID-19 para monitorar as vacinações entre seus residentes e associados. “Para rastrear os dados de cada comunidade, precisávamos rapidamente de um mecanismo para coletar uma grande fonte de dados em um formato consistente”, lembrou Collins.

O Control Center foi a solução óbvia, gerando visualizações semelhantes para cada comunidade e agregando dados em um único relatório. “Isso nos permitiu dividir nossos dados e fornecer permissões baseadas em funções para certas planilhas. Conseguimos capturar dados com facilidade e supervisionar toda a organização rapidamente por meio dos painéis executivos”, disse Collins.

Graças à implementação do Data Shuttle, o processo demorado de migração de dados que teria durado alguns dias foi dramaticamente otimizado para algumas horas. A Brightview também usou o Pivot App para compartilhar relatórios com painéis do Power BI, tornando os insights mais acessíveis. 

“Ficamos impressionados com a qualidade de toda a implementação. Também observamos a economia de tempo e uma melhora na visibilidade e nos resultados”, acrescentou Collins.

Visibilidade que estimula a melhoria

O próximo projeto foi uma solução para monitorar a garantia de qualidade (QA) e conformidade de uma série de regulamentos internos e do estado. “Esses regulamentos mudam ao longo do tempo e precisamos atualizar nossas pesquisas de forma rápida e consistente para nos alinharmos às mudanças nos regulamentos”, explicou Patel. “Também precisamos avaliar todos, desde a equipe do refeitório até o departamento de Saúde e Bem-Estar, e compartilhar os resultados com eles de maneira simplificada para que possam fazer melhorias em tempo hábil. Fazer isso com planilhas comuns era muito demorado e impreciso.”

Assim, a Brightview confiou no WorkApps para fornecer a suas equipes vários níveis de acesso, permitindo que os responsáveis pelo controle de qualidade editassem as pontuações de conformidade em diferentes categorias, permitindo que o resto da equipe visualizasse dados e insights. 

“Com feedback claro e em tempo real, nossa equipe pode identificar rapidamente as áreas de melhoria e agir”, acrescentou Patel. 

A Brightview usou o Smartsheet Control Center para atualizar facilmente as mudanças regulatórias em todas as comunidades. Ela também contou com o DataMesh para resolver as limitações técnicas e o Pivot App para criar novas métricas que geram comparações significativas e identificam novas tendências.

Iluminando os dias de todos

Em seguida, a Brightview contou com o Smartsheet para gerar e compartilhar os chamados Momentos Brilhantes, isto é, conteúdo que descreve vários eventos na vida dos moradores, como shows e visitas de netos. “Dessa forma, podemos facilmente manter suas famílias e entes queridos informados por meio de um boletim informativo ou até mesmo de uma postagem nas redes sociais”, compartilhou Collins.

Por fim, a Brightview decidiu confiar no Smartsheet para o planejamento do orçamento de capital. “Todas as nossas 47 comunidades exigirão algum tipo de manutenção ou renovação nos próximos anos”, explicou Patel. “Como uma pessoa pode reunir de forma realista todas essas informações, estabelecer prioridades e relatar tudo aos acionistas e executivos?”

Hoje, em vez de planilhas simples, a Brightview coleta dados sobre as necessidades orçamentárias por meio de formulários do Smartsheet e agrega os envios por meio do Dynamic View. “Desta forma, obtemos um planejamento claro de cinco anos do que as nossas comunidades precisam”, acrescentou Patel.

Buscando infinitas possibilidades

Olhando para a implementação bem-sucedida, Collins dá crédito à parceira da Brightview, a Invoka Consulting, por estabelecer uma base sólida. “A Invoka aproveitou o momento para entender nosso negócio e recomendar configurações”, disse Collins. “Eles forneceram recomendações de melhores práticas e continuaram a ser ótimos parceiros. O conhecimento deles sobre o sistema é excelente.”

Patel concordou, afirmando: “A Invoka realmente nos ajudou na criação de um processo muito completo. Por meio de formulários, painéis e relatórios, estabelecemos um processo de capital muito mais transparente. Isso tornou o planejamento orçamentário muito mais fácil este ano em comparação com os anos anteriores. Nossa transformação foi notável.”

Hoje, a Brightview está pensando em gerenciar os projetos solicitados no Smartsheet, trazendo mais transparência para toda a organização. "Estamos até pensando em possivelmente calcular automaticamente previsões para que as comunidades possam saber quando os projetos serão implementados", observou Collins.