Zalaris melhora a eficiência, a visibilidade e a coesão em seus serviços de folha de pagamento

Com sede na Noruega, a Zalaris oferece serviços de recursos humanos (RH) e folhas de pagamento para empresas em 34 países. “Oferecemos tudo, desde os principais serviços de RH e folhas de pagamento até o recrutamento, a integração, a definição de metas, a remuneração e todo o ciclo de vida dos funcionários, da contratação à aposentadoria”, conta Mike Ellis, chefe global da Zalaris Consulting na Zalaris.

Operações isoladas

Antigamente, a Zalaris tinha sete unidades de negócios. Cada região usava um software específico, então era difícil reunir as informações das regiões e receber atualizações precisas no tempo certo para processar as folhas de pagamento.

Ellis foi o responsável por reunir essas unidades em uma única central e sincronizar as operações em toda a empresa. “Assumimos projetos mundiais, então nossos clientes precisam de uma experiência consistente. Com mais coesão, também planejamos economizar bastante, aumentar o valor para os acionistas e melhorar a rentabilidade”, revela Ellis.

Ellis já tinha usado o Smartsheet no seu cargo anterior. Por isso, ele escolheu essa plataforma unificada para agilizar os fluxos de trabalho, padronizar os processos e melhorar a colaboração ao redor do mundo. “Sabíamos por experiência que o Smartsheet aumentaria a eficiência e melhoraria o controle sobre os projetos, então começamos a usá-lo primeiro na região da Ásia-Pacífico (APAC)”, relata. Com a ajuda da parceira Platinum do Smartsheet, a InfoSpark, a Zalaris começou a jornada no Smartsheet com uma solução simples: uma ferramenta de estimativa de preços. “A ferramenta logo se tornou um elemento fundamental e, depois disso, as equipes de gerenciamento e entrega de projetos começaram a investigar o que mais o Smartsheet tinha a oferecer”, lembra Ellis.

Combinação de talentos com a demanda

Pouco tempo depois, a equipe da APAC começou a usar o Smartsheet para acompanhar a capacidade da equipe. “O Resource Management é útil em vários sentidos. Por exemplo, quando reatribuímos um trabalho, ele recomenda automaticamente pessoas com um conjunto semelhante de habilidades. Ele também identifica pessoas super ou subutilizadas, o que nos permite reequilibrar as cargas de trabalho e evitar o burnout”, explica Ellis. Esse recurso é fundamental para uma empresa de consultoria em que os funcionários são a maior despesa e o uso ineficiente de recursos pode afetar muito o resultado final.

“Considerando que é um desafio encontrar pessoas com as habilidades necessárias, é essencial planejar com antecedência. É caro contratar profissionais em um prazo curto. 

Com o Smartsheet, podemos estimar a necessidade de funcionários para os próximos 90 dias, até para as semanas, por função, local e habilidade”, conta Ellis. 

Assim, a Zalaris pode inserir os requisitos de contratação na ferramenta de gerenciamento de recursos em tempo real. Dessa forma, os recrutadores têm tempo suficiente para encontrar o talento certo para o projeto começar e terminar no prazo.

Otimização das operações e dos relatórios

A InfoSpark logo conseguiu entender as necessidades da Zalaris devido à sua experiência e transformá-las em uma implementação eficaz do Smartsheet e do Smartsheet Control Center como parte de uma solução abrangente para simplificar as operações, melhorar a governança e garantir a consistência entre as regiões. Por exemplo, ele acompanha automaticamente o status de todos os documentos e dados, como prazos, porcentagens de conclusão e atrasos, em um painel de projetos em tempo real, ajudando a equipe a continuar no caminho certo. O SCC também ajudou a automatizar os relatórios sobre as principais métricas, como o tempo que as equipes gastam no suporte ao cliente, e a garantir que a Zalaris cumpra os compromissos com o cliente.

“O Smartsheet é essencial para a governança dos projetos, dando uma visão geral da empresa e ajudando a avaliar os riscos e a integridade financeira geral. Os painéis mostram as informações de forma clara e imparcial, sem dificultar o entendimento ou abrir espaço para interpretação. 

Com o Smartsheet Control Center, em vez de só monitorar os lucros e as perdas, podemos saber se estamos cumprindo o prometido nas estimativas de vendas, com bastante foco no modo de usar os recursos”, relata Ellis.

Solução flexível e adoção generalizada

Para facilitar a adoção nos escritórios ao redor do mundo, a Zalaris decidiu adaptar o Smartsheet a várias situações. “Por exemplo, com o Smartsheet Control Center, os gerentes de projeto podem criar planos e relatórios de projetos no idioma local e colocá-los em um portfólio mundial gerenciado em inglês”, ilustra Ellis. No Smartsheet, também é possível usar várias metodologias de gerenciamento de projetos. “Enquanto alguns módulos seguem uma abordagem em cascata, outros são mais ágeis. Com o Smartsheet Control Center, podemos organizar projetos de vários níveis de dificuldade de acordo com a necessidade e manter a padronização em toda a linha. É muito útil”, diz Ellis.

Graças a essa iniciativa, as equipes da Zalaris ao redor do mundo adotaram as soluções do Smartsheet. “A maioria das pessoas da empresa viu as vantagens que conseguimos e seguiu o exemplo. O aumento do número de licenças nos últimos 12 meses é um bom indicador. Também dá para ver isso no sorriso no rosto das pessoas”, afirma Ellis. De acordo com Ellis, a InfoSpark foi fundamental para ajudar a empresa a adotar o Smartsheet ao redor do mundo. “A InfoSpark logo entendeu o que estávamos tentando fazer e fez essa visão se tornar realidade”, acrescenta Ellis.

Migração perfeita do data center para ter conformidade e escalabilidade

Como a Zalaris foi ampliando o uso do Smartsheet para além da região APAC, a empresa precisava garantir a conformidade com os rígidos regulamentos europeus de dados. Para cumprir os requisitos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e fortalecer a soberania de dados, a Zalaris migrou do data center da Smartsheet nos Estados Unidos para o data center na União Europeia, uma mudança fundamental para atender aos padrões do setor e manter o controle total sobre o acesso aos dados.

Os especialistas no Smartsheet da Zalaris e da InfoSpark colaboraram para desenvolver um plano que modernizasse as soluções do Smartsheet e garantisse uma migração tranquila para a Europa. Na execução, eles usaram ferramentas automatizadas de forma intensa, tiveram flexibilidade no planejamento e seguiram processos diligentes de garantia de qualidade. Assim, a Zalaris pôde manter a continuidade dos negócios e acessar novos recursos. Com a transição, a empresa também conseguiu ativar o Smartsheet Control Center, padronizando ainda mais os processos de gerenciamento de projetos e geração de relatórios nas operações mundiais. Graças a essa mudança estratégica, a Zalaris garantiu que poderia usar todos os recursos do Smartsheet e cumprir os requisitos regulatórios.

Informações completas e em tempo real

Hoje, o Smartsheet é uma solução unificada para todos os escritórios regionais da Zalaris, oferecendo visibilidade em tempo real que ajuda as equipes a tomarem decisões fundamentadas e precisas sobre a empresa. “Antes, os relatórios eram basicamente manuais. Era difícil gerenciar os recursos de forma eficaz, estimar a capacidade dos funcionários ou criar processos significativos”, conta Ellis. 

“Hoje, toda semana, fazemos revisões regionais, globais e dos projetos com painéis em tempo real. Posso ver os detalhes de qualquer projeto e avaliar os riscos e problemas. As equipes regionais têm painéis integrados aos grupos do Microsoft Teams que mostram as tarefas dos próximos 90 dias. É revolucionário.”

“Vimos que a colaboração entre as equipes melhorou”, diz Ellis. Processos padronizados, modelos pré-prontos e relatórios avançados também aumentam a coesão e até facilitam a integração de novos membros da equipe. “O sistema mostra aos funcionários as etapas específicas necessárias para gerenciar um projeto”, acrescenta Ellis.

99% mais eficiência no tempo de configuração dos projetos

Mas a maior vantagem foi o aumento da eficiência e a economia de tempo no gerenciamento de projetos. “Antes, levava de uma a duas semanas para organizar totalmente um projeto e entregá-lo ao cliente. Com o Smartsheet Control Center, conseguimos fazer isso em menos de 30 minutos, ou 99% mais rápido. Só precisamos atualizar o logotipo, definir a data de início, ajustar o plano do projeto e é isso, a área de trabalho está pronta”, explica Ellis.

A Zalaris tem muitos planos para o futuro. “Queremos integrar a solução Resource Management aos nossos sistemas de RH e planilha de horas. Assim, teremos total visibilidade sobre a equipe”, revela Ellis. Ele está animado com os próximos recursos do Smartsheet. “Quero muito usar a IA como assistente nas fórmulas. O Resource Manager também tem bastante potencial. 

Apoio muito o uso do Smartsheet. É uma ótima solução, e recomendaria a todo mundo. É minha ferramenta preferida”, conclui Ellis.