A Securitas usa o Smartsheet para simplificar o gerenciamento do portfólio de projetos e ajudar os líderes a tomarem decisões estratégicas

Mais de 10.000 organizações em todo o mundo confiam na Securitas para proteger ativos humanos, patrimoniais e intelectuais. A Securitas oferece um portfólio abrangente de tecnologia e serviços especializados em vigilância no local, móvel e remota, segurança eletrônica, prevenção de incêndios e proteção, além da gestão de riscos corporativos.

O PMO da Securitas usa o Smartsheet para gerenciar todos os processos de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM) em toda a organização. “O Smartsheet integra tudo para nós”, diz Frank Chiocco, diretor de PMO da Securitas Security Services USA, Inc. 

“Os usuários podem interagir e criar com facilidade, e a plataforma também possibilita o desenvolvimento de recursos e relatórios complexos.”

Há vários anos, antes de adotar o Smartsheet, a Securitas iniciou um projeto de transformação corporativa que incluía uma atualização de sistemas e processos de back-end para áreas críticas, incluindo folha de pagamento, finanças e recrutamento. Como resultado, o PMO da organização se viu repleto de novos projetos. “De repente, tínhamos 40 novos projetos em nosso portfólio que precisávamos gerenciar”, diz Larisa Zakharchuk, vice-presidente de gerenciamento de negócios de TI da Securitas Security Services USA, Inc. “Isso significava que precisávamos organizar cada projeto, mapeá-los para uma meta estratégica e encontrar os recursos certos para realizar tudo.” No entanto, a empresa não tinha as ferramentas para monitorar facilmente todos os projetos em um só lugar. 

“Nossos gerentes de projeto acompanhavam tudo em uma variedade de planilhas e softwares de gerenciamento diferentes, mas nada disso conectava bem as informações”, diz Frank. “Eu também precisava de uma maneira mais eficaz de fornecer aos gerentes um relatório holístico sobre todos os projetos para que eles pudessem tomar decisões estratégicas.”

Além disso, a equipe do centro de excelência e relatórios de TI da empresa buscava uma forma mais eficiente de gerenciar processos, como a auditoria semestral de recertificação de usuários, que garante que os funcionários tenham as ferramentas adequadas para executar o trabalho com sucesso. “Usávamos diversas ferramentas de software para realizar a recertificação de usuários na auditoria e demorávamos seis meses para concluir duas por ano, o que era tempo demais”, diz Gladys Liley, diretora do centro de excelência e relatórios de TI da Securitas. “Também tivemos que comprar software externo para as pesquisas e queríamos reduzir esse custo.

A empresa também desejava melhorar a governança geral e introduzir mais consistência no gerenciamento de projetos. “Precisávamos amadurecer como PMO e melhorar o trabalho de gerenciamento de um projeto do início ao fim, além de fornecer atualizações em tempo real sobre o progresso”, diz Frank.

Por que Smartsheet?

O PMO da Securitas optou por adotar o Smartsheet devido à sua flexibilidade e escalabilidade. “Já havia algumas equipes usando o Smartsheet aqui, então comecei a explorá-lo um pouco e logo percebi que poderia usá-lo para fazer tudo em termos de gerenciamento de projetos”, diz Frank. “Além disso, se precisássemos expandir o uso, ele poderia ser colocado em escala conforme a necessidade.”

A Securitas agora usa o Smartsheet para gerenciar seu portfólio de projetos em expansão e usa especificamente o Smartsheet Control Center para monitorar cada projeto do início ao fim. “O Smartsheet Control Center simplifica tudo para pessoas com alguma experiência em desenvolvimento, mas pouco conhecimento sobre codificação”, diz Frank. “Por ser uma ferramenta com pouca ou nenhuma codificação, consegui usar modelos para desenvolver rapidamente uma solução completa de PPM (gerenciamento de projetos e portfólios) que atende perfeitamente às nossas necessidades.”

Operacionalização de metas estratégicas

A Securitas está usando o Smartsheet para operacionalizar as metas estratégicas da empresa. Por exemplo, ela lançou recentemente um portal voltado para os clientes que apoia a meta estratégica de digitalização desses clientes. “Temos cinco regiões nos EUA, e cada uma opera com alguma particularidade, por isso queremos ter uma forma padronizada de comunicação com os clientes”, diz Larisa. “O portal oferece aos clientes um lugar para visualizar o cronograma e saber quais guardas trabalharão em um local específico, melhorando a visibilidade.” Com os dados do projeto atualizados nos painéis do Smartsheet, as partes interessadas e os executivos da Securitas podem tomar decisões de negócios mais facilmente. A cada semana, a equipe do PMO envia exibições de projetos no nível do portfólio aos líderes seniores para que eles monitorem o progresso dos 40 projetos. 

“Ao ter as informações dos projetos em tempo real no Smartsheet, nossas equipes de liderança podem tomar decisões estratégicas mais facilmente sobre a priorização de projetos ou identificar se há muita pressão sobre os negócios devido a excessos”, diz Frank.

A Securitas também conta com a automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para enviar marcos do projeto e lembretes às principais partes interessadas em todo o PMO. A Securitas garante total visibilidade dos portfólios dos projetos por meio de relatórios e painéis automatizados e centralizados. O Smartsheet também otimiza a eficiência, eliminando a coleta manual de dados e automatizando o monitoramento e a geração de relatórios sobre projetos e portfólios. Os líderes seniores usam os painéis para visualizar o status de cada projeto e tomar medidas se surgirem impedimentos.

A equipe do centro de excelência e relatórios de TI também usa os painéis do Smartsheet para fornecer total visibilidade às equipes de liderança e aos parceiros de negócios. “Os painéis do Smartsheet nos fornecem uma única fonte confiável, com informações e métricas em tempo real”, afirma Gladys. “Isso fornece recursos de autoatendimento para os membros da nossa equipe.”

O PMO também está usando o Smartsheet para dar aos proprietários dos projetos acesso a informações específicas para edição. “O Smartsheet é útil porque os gerentes de projetos podem usá-lo para atualizar suas tarefas individuais em vez de visualizar tudo relacionado a esses projetos”, diz Frank. Frank também usa o Data Shuttle, um recurso que permite carregar dados de diferentes bancos de dados para o Smartsheet.

Centralização de auditorias semestrais e dos principais processos de negócios

Agora, a equipe do centro de excelência e relatórios de TI da Securitas usa o Smartsheet para centralizar e agilizar as auditorias semestrais de recertificações de usuários. O departamento também usa o Smartsheet para gerenciar aplicativos corporativos e orçamentos associados. 

As operações de campo da Securitas usam o Smartsheet para gerenciar o processo de entrevista de candidatos a emprego para o RH. Agora, quando um candidato faz uma inscrição on-line, um fluxo de trabalho automatizado no Smartsheet envia um e-mail para apresentar as opções de agendamento de entrevistas.

As equipes de tecnologia e proteção remota da Securitas confiam no Smartsheet para gerenciar serviços, como tecnologia móvel e serviços de proteção no local, monitoramento de projetos desde o início até a entrega e manutenção contínua.

Gerenciamento de projetos agilizado e simplificado de ponta a ponta

Com o Smartsheet, o PMO da Securitas automatizou e simplificou os processos de gerenciamento de projetos, facilitando o monitoramento centralizado de 40 projetos do início ao fim em vez de usar várias planilhas e outras ferramentas. “OSmartsheet Control Center automatiza tudo, portanto, quando um novo projeto chega e é aprovado, todas as informações vinculadas a ele são automaticamente consolidadas em uma exibição no nível de portfólio”, afirma Frank.

Ao simplificar o gerenciamento de projetos no Smartsheet, Frank e sua equipe usam menos tempo coletando dados do projeto e monitorando orçamentos. 

“Quando você está gerenciando 40 projetos, atualizar um prazo ou as informações de contato pode demorar muito tempo. Agora, podemos fazer uma alteração rápida em um modelo do Control Center, se necessário, e essa mudança será refletida em todos os projetos existentes”, declara Frank. “Isso leva apenas alguns minutos, e não preciso mais acessar cada um dos 40 projetos para atualizar o status.”

Auditorias concluídas na metade do tempo 

A equipe de administração de segurança de aplicativos da Securitas pode concluir auditorias semestrais rapidamente usando o Smartsheet. 

“Estamos concluindo uma auditoria em cerca de um mês e meio, em vez dos três meses que costumávamos demorar”, diz Gladys. “Após a conclusão, podemos começar a relatar métricas imediatamente por conta da automação e dos painéis no Smartsheet.”

Além de aumentar a eficiência do processo de auditoria, a ferramenta também ajuda Gladys e sua equipe a economizarem o dinheiro que era gasto em software de auditoria externa. “Não encontramos outra ferramenta como essa no mercado que nos fornecesse tais recursos”, diz ela.

Visibilidade mais profunda para ajudar a manter os projetos em andamento 

O PMO da Securitas tem uma visibilidade muito maior dos detalhes do projeto com o Smartsheet, o que ajuda os gerentes a garantirem que tudo permaneça no caminho certo. 

“Sempre que um gerente atualiza o status de um projeto no Smartsheet, as informações são capturadas automaticamente como um fluxo de trabalho e fluem para uma planilha separada na qual posso ver os dados mais recentes e o histórico completo em um painel”, diz Frank. “Essa visibilidade significa que posso ver se um projeto vai do verde ao vermelho, conversar com o proprietário para descobrir por que as coisas desaceleraram e, em seguida, tomar medidas para que tudo avance mais rapidamente.”

A Securitas está explorando a expansão do Smartsheet para outras áreas da organização que podem precisar de maior governança e visibilidade dos processos. “Atualmente, estamos pensando em projetos que não se encaixam no mundo tradicional do PMO e em como o Smartsheet poderia ajudar”, diz Frank. “Essa solução nos tornou mais flexíveis e produtivos, podendo ser facilmente colocada em escala para atender a muitos outros casos de uso à medida que crescemos.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.