A Infosys usa o Smartsheet para impulsionar a eficiência e acelerar as taxas de sucesso para projetos globais de consultoria e implementação

A Infosys, líder global em serviços e consultoria de tecnologia da informação, construiu sua reputação ao oferecer programas de transformação complexos e em larga escala para clientes em vários setores. A empresa tem uma força de trabalho de mais de 350.000 funcionários em mais de 60 países, trabalhando em projetos que variam de US$ 500.000 a mais de US$ 1 bilhão em escopo.

As ofertas da empresa abrangem transformação digital, implementações de ERP, migração para a nuvem e serviços gerenciados, muitas vezes envolvendo centenas de recursos em várias regiões geográficas. Entregar esses programas de forma consistente e eficiente é naturalmente desafiador, considerando a complexidade e as variadas arquiteturas de ferramentas que diferentes clientes empregaram. A falta de consistência e integração muitas vezes criava silos e ineficiências. Jeff Keller, líder global do centro de excelência em gerenciamento de programas da Infosys, diz: “Vimos uma infinidade de ferramentas sendo usadas, mas não tínhamos uma exibição única e consistente dos projetos em todas essas ferramentas. Tínhamos partes do programa em várias ferramentas e estávamos constantemente tentando juntá-las.”

Esse ambiente fragmentado levou a metodologias inconsistentes, com consultores trazendo suas próprias abordagens a partir de suas próprias experiências e tempos lentos de aceleração de projetos, com gerentes de projetos muitas vezes lutando para configurar processos enquanto os projetos já estavam em andamento. Os gerentes de projeto também tinham visibilidade limitada do projeto, e os clientes não tinham uma única fonte confiável para status, riscos e resultados do programa.

Para atender melhor seus clientes, a Infosys reconheceu a necessidade de uma plataforma de gerenciamento de trabalho inteligente unificada e escalável que fornecesse consistência, segurança e visibilidade.

Parceria com a Prodactive para criar uma solução de gerenciamento de programas baseada no Smartsheet 

Para impulsionar o desenvolvimento da solução, a Infosys contratou a Prodactive, uma parceira da Smartsheet, para projetar e implementar um PMCC baseado no Smartsheet. O Smartsheet é a plataforma de gerenciamento de trabalho inteligente que une pessoas, dados e IA para acelerar a execução empresarial em uma escala Fortune 500.

A solução foi projetada para padronizar os processos de gerenciamento de programas em toda a força de trabalho global da Infosys, integrar dados de várias ferramentas em uma única plataforma, permitir a implementação rápida de áreas de trabalho de projetos e fornecer painéis e ferramentas de governança. A Prodactive tem sido uma parceira importante na jornada da Infosys com o Smartsheet, fornecendo experiência, modelos e suporte contínuo.

A Infosys usa sua solução de PMCC para gerenciamento de portfólio, usando uma abordagem de modelo para acompanhar projetos ativos e gerenciar o pipeline no Smartsheet. A Infosys aproveitou o modelo de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM) da Prodactive para gerar visibilidade em nível de portfólio. Os projetos gerenciados na solução incluem implementações de ERP em larga escala envolvendo centenas de recursos offshore e onshore, juntamente com clientes e outros parceiros de implementação terceirizados. 

“O Smartsheet fornece a plataforma geral que nos permite implementar todos os nossos recursos de gerenciamento de projetos e dar suporte aos nossos profissionais”, diz Keller. “Exigimos o uso da solução como parte de nosso processo de revisão de negócios e mantemos uma visão geral do portfólio de PPM de cada projeto em uma área de trabalho separada.”

A empresa conta com fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet para agilizar as aprovações e notificações de projetos. “Desenvolvemos um rastreador de aprovação de resultados. Quando um resultado é concluído, ele é copiado para outra planilha onde você pode ter vários níveis de aprovação. Cada etapa de aprovação é enviada por e-mail para o aprovador, que pode aceitá-la ou rejeitá-la, adicionar comentários e, em seguida, enviar. Os clientes adoram esse recurso”, diz Charles Prudente, líder global de PMCC, centro de excelência em gerenciamento de projetos da Infosys. “Ele mostra como as automações e os fluxos de trabalho são poderosos no Smartsheet.”

Além disso, a Infosys usa os painéis do Smartsheet para consolidar marcos, resultados e riscos em uma única exibição interna e para os clientes. 

“Os painéis realmente impressionam os clientes. Em 10 minutos, podemos mostrar a eles como tudo é acessível em tempo real. Isso reforça e inspira confiança em nosso modelo e ferramentas de entrega de programas”, diz Prudente. 

O PMCC da Infosys também aproveita os recursos premium do Smartsheet, incluindo Data Shuttle, Bridge, Dynamic View e Calendar App, para oferecer um ecossistema abrangente de gerenciamento de programas.

Projetos prontos para começar no primeiro dia

Com a abordagem pré-configurada possibilitada por sua solução de PMCC, a Infosys pode impulsionar a velocidade do trabalho iniciando grandes projetos mais rapidamente, reduzindo atrasos e melhorando a confiança do cliente. “A abordagem que adotamos com essa ferramenta é que, se fizermos tudo certo, podemos colocá-la em funcionamento para que esteja pronta para ser usada no primeiro dia do projeto. Os consultores têm seus registros de RAID, seu plano de projeto de alto nível, um rastreador de solicitações de mudança, tudo pronto para começar”, diz Prudente. “Supondo que o cliente não tenha muitos requisitos próprios e esteja disposto a aceitar nossos processos definidos, começamos a operar muito rapidamente. O projeto é executado desde o primeiro dia com muito mais eficiência do que se estivéssemos tentando organizar as coisas e decidir qual ferramenta usar.”

Estimular a consistência em todos os programas e aumentar as taxas de sucesso

Com o PMCC, a Infosys tem uma solução de plataforma única, unificada e padronizada que oferece aos funcionários mais consistência em diferentes programas para que eles possam se concentrar no gerenciamento do trabalho e na entrega de projetos em vez de tentar encontrar os dados necessários em várias ferramentas. Com essa única fonte confiável para projetos, os consultores da Infosys são mais produtivos e eficientes. “Quando entrei na Infosys, havia menos padronização. Era uma questão de acessar meu disco rígido, encontrar uma ou duas opções, conversar com um colega e organizar tudo no início do projeto”, diz Prudente. 

“Com essa abordagem no Smartsheet, estamos padronizando o processo. Nossas equipes têm acesso ao nosso portal de centro de excelência em gerenciamento de projetos (PM CoE), onde elas têm um local único para todos os métodos em relação ao gerenciamento do programa. Se elas trabalharam com nossa ferramenta em um projeto anterior, saberão como usá-la no próximo projeto. Isso está realmente impulsionando a eficiência na maneira como nossas equipes trabalham.”

Ao integrar suas ferramentas de gerenciamento de projetos em uma única solução, a empresa também aumentou a visibilidade. “O PMCC nos oferece não apenas um ecossistema de gerenciamento de programas, mas também uma visão do nosso ciclo de vida de desenvolvimento de sistemas, onde podemos ver testes e desenvolvimento, gerenciamento de qualidade, gerenciamento de requisitos e rastreabilidade”, diz Keller. “Com o Smartsheet, temos mais visibilidade e podemos compartilhar o que está acontecendo em 'tempo real' com as partes interessadas seniores de nossos clientes, incluindo as do 'nível C' em um formato facilmente consumível.”

Como resultado, a Infosys está ganhando uma vantagem competitiva. “Estamos vendo melhores taxas de sucesso e execução de programas em projetos usando a solução do Smartsheet. Os clientes estão escolhendo nossa ferramenta em vez da dos concorrentes, e isso está nos ajudando a criar impulso e credibilidade no mercado”, diz Andrew Brader, sócio-gerente e líder global de excelência em entrega para a prática de plataformas digitais na Infosys Consulting. Além disso, a flexibilidade do Smartsheet ajuda a Infosys a responder melhor às necessidades de seus clientes. 

“O Smartsheet é muito flexível e fácil de personalizar e atualizar, e essa flexibilidade é bem recebida por nossos clientes e nossas equipes, porque você pode fazer praticamente tudo o que é necessário”, diz Prudente. “Isso significa que nossas equipes são altamente responsivas aos requisitos do cliente e podemos atender às suas necessidades rapidamente.”

Inovando com IA 

Enquanto continua sua jornada com o Smartsheet, a Infosys está experimentando a IA para criar recursos inovadores. Prudente explica: “Criamos um grupo de foco para explorar a IA. Foi incrível o que esse grupo fez: desenvolveu widgets e prompts baseados em IA que ampliam os recursos do Smartsheet”, diz Prudente. “Estamos aproveitando esse trabalho para implementar esses recursos em nossos projetos.”

A Infosys planeja continuar seu relacionamento próximo com a Prodactive à medida que avança para o futuro. “O que é fantástico na equipe da Infosys é o nível de inovação. Eles realmente adotaram a ferramenta, perguntando constantemente: 'Como podemos fazer?' e ultrapassando os limites do que é possível”, diz Rich Coles, diretor administrativo e fundador da Prodactive. Brader acrescenta: “O Smartsheet é uma plataforma líder do setor que nos dá a capacidade de desenvolver em vez de criar do zero. Embora estejamos na área de negócios de software, não estamos na área de software de plataforma de gerenciamento do local de trabalho, e sim na área de entregar valor aos nossos clientes. O Smartsheet nos permite fazer isso em escala.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.