A Caravel melhora a equipe e o gerenciamento de projetos otimizando a alocação de recursos no Smartsheet

A Caravel, BPM Technology Solutions, parte do grupo de serviços de tecnologia da empresa de contabilidade BPM LLP, ajuda as empresas a implementar soluções de software de contabilidade ao mesmo tempo que fornece serviços de consultoria e suporte de ponta a ponta. Os mais de 1.300 funcionários da empresa trabalham em quatro centros de entrega globais para ajudar os clientes a implementar o NetSuite, o Salesforce e outras tecnologias.

A Caravel está focada em acelerar o crescimento dos negócios e precisava encontrar melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para apoiar essa meta. “Queremos continuar crescendo e escalando em todos os níveis, seja por meio de nossas ofertas de serviços, novos produtos, desenvolvimento de TI ou inovação”, diz Tai Valenzuela, diretora administrativa sênior de entrega e operações da Caravel. Atingir as metas de crescimento e escalabilidade era desafiador, porque a abordagem da empresa combinava o uso de software de produtividade e gerenciamento de projetos, o que dificultava o gerenciamento de recursos. “Determinar a alocação de recursos em projetos não era fácil porque não tínhamos as ferramentas corretas para garantir a entrega consistente para nossos clientes”, diz Evan Jackson, diretor sênior de PMO da Caravel. “Era bastante complicado garantir as pessoas certas para o trabalho.”

A empresa também queria dar aos líderes seniores melhor visibilidade sobre os projetos de implementação. “Nossos recursos de relatórios eram muito limitados, então era complicado compartilhar o andamento dos projetos”, afirma Tai. “Usávamos planilhas básicas para relatar os projetos. No geral, estávamos limitados em nossa capacidade de escala e crescimento.”

Acompanhamento de implementações e gerenciamento de recursos com o Smartsheet  

Para agilizar o gerenciamento de projetos de implementação, a Caravel adotou o Smartsheet para uso interno e externo e externo. A Caravel usa os painéis de projeto do Smartsheet para gerenciar a implementação de cada cliente, conferindo aos consultores e clientes um local central para visualizar o status e os relatórios do projeto.

Quando a implementação de um novo cliente começa, os gerentes de projeto da Caravel clicam em um botão para acessar um blueprint contendo planilhas com informações sobre o projeto, plano, itens de ação, riscos, mudanças, listas de verificação e data de ativação. “Usamos o blueprint e os painéis interna e externamente todos os dias”, diz Tai. “À medida que concluímos cada tarefa de implementação, a expectativa é que estejamos atualizando as planilhas relevantes para mostrar o progresso quanto à implementação e manter tudo no caminho certo.”  

A Caravel também usa o Resource Management by Smartsheet, uma solução de planejamento de portfólio de recursos e projetos, para identificar os recursos necessários para cada projeto e gerenciar a capacidade a fim de garantir a melhor alocação. “Para cada projeto, temos um projeto correspondente no Resource Management, que dividimos por tarefa”, diz Evan. “Nossos consultores e gerentes de projeto usam essa estratégia para inserir as horas do projeto e para analisar cronogramas a fim de evitar conflitos, ajustar recursos, linhas do tempo ou horas, se necessário.”

Os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet ajudam a Caravel a gerenciar itens de ação e enviar lembretes sobre prazos às partes interessadas dos projetos. A empresa usa o Smartsheet para gerenciar até 175 projetos de implementação por vez. “Também acompanhamos os serviços de suporte contínuos no Smartsheet, para que o número de projetos possa crescer ainda mais”, diz Evan.

Distribuição de projetos mais rápida com a otimização da alocação de recursos  

Ao usar o Resource Management, a Caravel pode garantir que os projetos de implementação sempre tenham recursos adequados. “Com o Resource Management by Smartsheet, temos uma ferramenta para revisar a alocação de recursos da nossa equipe a fim de entender onde podemos estar com excesso ou falta de pessoal e se precisamos fazer treinamento cruzado ou outros ajustes”, diz Evan. “Isso nos ajudou a reduzir nosso prazo para alocar novos projetos em cerca de quatro semanas, o que, em última análise, leva a mais trabalho, receita e clientes mais satisfeitos.” Usando o Resource Management, a Caravel aumentou a utilização do projeto em 25% por meio de uma melhor compreensão da disponibilidade de pessoal. 

A empresa também usa a ferramenta para prever os possíveis obstáculos dos projetos com mais eficácia. “Às vezes, fica evidente em um projeto que teremos um desafio se uma data mudar, e sabemos que nossa entrada em produção ficará em risco”, diz Evan. 

“O Resource Management nos ajuda a planejar esses desafios porque os dados de alocação de recursos são muito claros e visíveis para todos no projeto.” 

Além disso, a Caravel melhorou seus recursos de contratação com o Resource Management. “Ao analisar nossas previsões e as horas esperadas do projeto, entendemos em quais cargos podemos estar com falta de pessoal, ou se há funções específicas, como um consultor júnior, consultor sênior ou gerente de projeto, em vez de um desenvolvedor”, diz Evan.

Mais tempo para personalização de projetos e atendimento ao cliente  

A Caravel aumentou sua eficiência geral usando o Smartsheet, que ajuda os gerentes de projeto a dedicar menos tempo ao trabalho manual e mais tempo para melhorar os projetos. 

“O Smartsheet economiza um pouco do tempo dos nossos gerentes de projeto no front-end para que eles possam se concentrar na personalização de projetos em vez de começar do zero”, diz Tai. “Com o Smartsheet, economizamos até 1.400 horas por semana no total, que é o tempo que podemos dedicar ao atendimento aos clientes e à inclusão de mais pessoas nos projetos”, diz Tai.

A empresa também pode continuar oferecendo atendimento de qualidade aos clientes e assumir mais trabalhos, porque, com o Smartsheet, a produtividade dos gerentes de projetos é maior. “Como estamos crescendo com o Smartsheet, podemos alocar cada vez mais recursos para os projetos sem perder a capacidade de oferecer serviços completos, graças à automação e ao aumento da eficiência”, diz Evan. “O Smartsheet nos permite fazer mais com menos e aproveitar ao máximo nossos recursos.”

Acelerando o crescimento da receita e do número de funcionários

A Caravel cresceu muito rápido desde a adoção do Smartsheet. Em cinco anos, desde a implementação da plataforma, o número de funcionários cresceu em 500%, e houve um aumento de 20% nas margens brutas. “O Smartsheet definitivamente nos deu a oportunidade de escalar e crescer, tanto em receita quanto em tamanho geral da equipe”, diz Tai.

 “Com o Smartsheet, podemos criar pacotes baseados em modelos para agilizar as implementações para nossos clientes, e isso também nos ajudou a fechar negócios com mais facilidade porque nossos vendedores podem usar demonstrações de painéis, por exemplo, como parte do plano de projeto que compartilham com novos clientes.”

A empresa quer crescer junto com o Smartsheet. “Fazemos parte do Programa Early Adopter do Smartsheet, por isso temos visibilidade de novos recursos e melhorias na tecnologia”, diz Jackson. “É muito animador ter acesso aos próximos lançamentos.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.