A ADP adota o Smartsheet para promover a inovação

A Automatic Data Processing, Inc. (ADP) é uma fornecedora global de soluções de gestão de capital humano hospedadas na nuvem que integram recursos humanos, folha de pagamento, talentos, horários, impostos e administração de benefícios. 

Para apoiar a meta estratégica da empresa de oferecer aos clientes internos e externos a melhor experiência possível, a ADP utiliza o Smartsheet para gerenciar centenas de projetos e fornecer aos gerentes e aos líderes seniores uma ampla visibilidade do status de cada projeto. “Somos muito focados no cliente e queremos garantir que os membros da nossa equipe tenham as ferramentas certas para oferecer as melhores soluções aos nossos clientes”, diz Alex Berman, gerente sênior de operações comerciais da ADP. 

“Estamos sempre buscando formas de atender melhor os clientes, otimizando os esforços de nossos associados e capacitando-os a maximizar seu tempo e recursos. O Smartsheet nos ajuda a atingir essa meta.” A ADP também usa o Smartsheet para impulsionar a colaboração. “Somos uma organização complexa com muitas funções diferentes”, diz Anabela Sarti, vice-presidente de operações comerciais globais da ADP.  “Vencemos como uma organização, não como uma equipe individual, portanto, a colaboração é essencial para nosso sucesso.”

Antes de adotar o Smartsheet em seus grupos, as equipes de serviços de contas nacionais e de vendas e marketing da ADP usavam uma combinação de e-mail, software de planilhas e várias ferramentas de gerenciamento de projetos para monitorar os projetos. “Isso criava um ambiente fragmentado que dificultava a colaboração na empresa”, diz Berman. Da mesma forma, a equipe de operações comerciais da ADP usava diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos e de troca de mensagens para se comunicar sobre projetos e marcos importantes. “Podemos gerenciar eventos de clientes, implementar novas ferramentas ou lançar novos produtos no mercado. Todas essas coisas são diferentes e exigem um suporte diferente. Isso gera uma complexidade para nossa equipe”, afirma Sarti. “Tornou-se cada vez mais importante termos uma solução flexível, que fosse uma única fonte confiável e personalizável para atender às necessidades de cada projeto.” 

Monitoramento de centenas de projetos com o Smartsheet

Depois de avaliar diferentes plataformas de gerenciamento de projetos, a equipe de gerenciamento de projetos da ADP decidiu usar o Smartsheet. “O Smartsheet nos permitiu fazer tudo o que queríamos com a velocidade e a personalização necessárias”, diz Sarti. “Ele não é uma solução única para todas as situações. Mas, pode ser adaptado para atender a todas as nossas necessidades.”

Todos os dias, os gerentes de projetos das contas nacionais da ADP e as equipes de operações comerciais globais monitoram centenas de projetos por meio de modelos criados no Smartsheet Control Center. Cada projeto tem cronogramas de informações, prazos e proprietários de projetos em tempo real. “Cada vez que um projeto é iniciado, um gerente de projetos recebe acesso a um kit de ferramentas com uma série de planilhas, relatórios e painéis que permitem personalizar a experiência para o projeto”, diz Sarti. A equipe de contas nacionais da empresa usa o Control Center e o Microsoft Power Automate for Smartsheet, que permitem a criação de fluxos de trabalho automatizados entre o Smartsheet e outros aplicativos. “Usamos o Control Center para todos os projetos”, diz Berman. “Nós temos mais de 200 projetos ativos e todos têm um kit de ferramentas. O Power Automate nos ajuda a personalizar a experiência no Smartsheet de forma automática, com base na equipe em que você está.” O ADP usa a automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para acionar automaticamente alertas para lembrar os gerentes de projeto sobre marcos e apresentar o status atualizado de cada projeto.

Além disso, a ADP usa o Smartsheet para fornecer painéis e relatórios de projetos a clientes e executivos internos. A equipe de contas nacionais, por exemplo, cria painéis que podem ser acessados por um link rápido enviado automaticamente aos gerentes e líderes de projetos. “Agora, em vez de navegar por várias planilhas e e-mails para encontrar as informações, os funcionários têm tudo de que precisam sobre o projeto em tempo real, incluindo recursos, orçamentos e possíveis obstáculos ou escalonamentos”, diz Berman.

Sarti e sua equipe também usam o Smartsheet Control Center para criar e fornecer diferentes painéis que extraem dados de projetos em tempo real de cada kit de ferramentas. Sarti fornece painéis atualizados para equipes de projeto e executivos. “Com os painéis, as pessoas conseguem visualizar os dados relevantes para elas, sem precisar acessar todos os dados subjacentes e detalhes do projeto que podem não ser tão importantes”, diz Sarti. “Como as informações são atualizadas automaticamente no Smartsheet, nós não temos mais o trabalho manual de coletar informações de várias fontes de dados e criar apresentações de projetos e atualizações para executivos.”

Impulsionar a colaboração entre funcionários

Com o Smartsheet, a ADP padronizou e centralizou os dados de gerenciamento de projetos nas equipes de contas nacionais e de operações comerciais globais. Ao consolidar as informações, a ADP consegue facilitar a colaboração em toda a organização. “O Smartsheet ajuda nosso grupo a inovar, porque nos oferece uma única plataforma em vez de várias”, diz Berman. “Nós precisávamos de uma maneira de alinhar todos os funcionários na mesma página e na mesma direção, preservando sempre a singularidade de cada contato com o cliente. O Smartsheet nos oferece isso.”

O Smartsheet também proporciona mais flexibilidade, o que permite que cada equipe forneça um melhor suporte aos clientes. 

“Adoro tudo o que podemos fazer com o Smartsheet”, diz Sarti. “Ele permite que sejamos criativos para personalizar a experiência de cada projeto específico por meio de painéis, relatórios e planilhas. Agora, conseguimos proporcionar com facilidade exatamente o que o cliente precisa em tempo real.”

Melhor visibilidade do projeto e acesso a dados em tempo real  

Os painéis e relatórios disponíveis para gerentes de projetos e executivos proporcionam à ADP uma maior visibilidade do status de centenas de projetos. “Com o Smartsheet, podemos consolidar todas as nossas iniciativas e projetos além de aprimorar o escopo de tudo para que nada passe despercebido”, afirma Sarti. “Por exemplo, podemos ver se um projeto está atrasado, ou podemos conversar sobre riscos e como mitigá-los com base em dados reais. Com isso, é mais fácil nos concentrarmos nas coisas certas.” Com os relatórios em tempo real, os líderes podem ver os detalhes atuais de cada projeto. “Antes, nós extraíamos dados de diferentes ferramentas e as informações poderiam rapidamente ficar desatualizadas após a publicação”, diz Sarti. “Agora, quando nossos líderes de negócio clicam em um relatório ou um painel, eles sabem que estão com os dados mais recentes.”

Mais tempo para assumir projetos adicionais 

Como o Smartsheet ajudou a reduzir a quantidade de esforço manual necessário para obter detalhes e relatórios do projeto, as equipes da ADP gastam menos tempo fornecendo atualizações do projeto aos líderes. 

“Todos os nossos gerentes de projeto estão relatando que têm menos trabalho manual e uma melhor experiência geral por causa dos painéis e relatórios do Smartsheet”, diz Berman. “Além disso, os gerentes de projeto não precisam mais gastar de 2 a 3 horas por semana criando apresentações. Essas horas podem ser usadas em esforços mais estratégicos.”

Ao passar menos tempo criando relatórios e gerenciando projetos, os gerentes de projetos da ADP têm uma maior produtividade e podem se concentrar em trabalhos de alto valor. “Como não precisamos mais fazer tarefas manuais, nossos gerentes de projeto assumiram um projeto adicional”, diz Sarti.  Da mesma forma, Berman e sua equipe podem oferecer suporte a mais iniciativas. “Podemos oferecer suporte a mais usuários em toda a organização por causa do Smartsheet”, diz ele. “O que estamos fazendo afeta diretamente a experiência do cliente, então é extremamente benéfico.”

Para ter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.