Johnson & Johnson agiliza significativamente a revisão de conteúdo com o Smartsheet

Nos últimos 130 anos, a Johnson & Johnson apresentou ideias, produtos e serviços inovadores para melhorar a saúde e o bem-estar das pessoas. Como uma empresa de saúde diversificada, ela é especializada em tudo, desde dispositivos médicos até produtos farmacêuticos e medicamentos de venda livre. Com mais de 134.000 funcionários em 265 empresas em 60 países, o objetivo da Johnson & Johnson é impactar positivamente a saúde humana por meio da inovação. 

Cada parte do conteúdo educacional que a Johnson & Johnson cria para consumidores ou médicos precisa passar por um rigoroso processo de revisão jurídica, regulatória e médica regido pela Food and Drugs Administration dos Estados Unidos da América. Colleen Hulshof, especialista em conformidade editorial de aprendizagem e desenvolvimento global da Johnson & Johnson Surgical Vision, é a pessoa responsável por gerenciar o processo de revisão. 

Quando Hulshof assumiu o cargo, ela foi encarregada de identificar e gerenciar os obstáculos no processo de revisão e cumprir os prazos da empresa.

“Eu precisava de um mecanismo de rastreamento do meu trabalho”, afirma Hulshof. “Eu queria analisar facilmente o tempo necessário para cada etapa do processo de revisão e ver o motivo de qualquer atraso.” 

Criação de um ponto de venda único

Há seis meses, Hulshof decidiu adotar o Smartsheet para acompanhar o processo de revisão de conteúdo. “Conheci o Smartsheet quando outro colega o usou para gerenciamento de projetos”, comenta ela. “Achei a ferramenta muito interessante e a chamei de ‘planilha bombada’, pois ela tem muito mais recursos. Encontrei tudo lá: informações, comentários e anexos. Logo me inscrevi na conferência de clientes ENGAGE 2022, onde aprendi a utilizar o Smartsheet para ser mais eficiente.” 

Hulshof começou coletando informações sobre o conteúdo educacional dos autores e carregando todos os detalhes no Smartsheet, do público-alvo aos produtos identificados e a história por trás deles. A partir daí, Hulshof pôde acompanhar facilmente as datas de vencimento de cada seção do processo de revisão, enviando notas para os respectivos revisores médicos, jurídicos e regulatórios caso houvesse algum atraso. Para garantir que todos se mantivessem informados, todos os especialistas no assunto receberam notificações automáticas para cada etapa do processo de revisão. 

Visibilidade e controle

O resultado foi uma planilha holística em que Hulshof pôde ter clareza sobre o andamento de cada etapa do processo de revisão e acelerar o processo, se necessário.

“Uma das melhores coisas do Smartsheet é que você pode realmente ter visibilidade de quem está fazendo o quê e trabalhar para chegar a uma solução”, diz. “Gosto do fato de ser um local único, uma única fonte de confiável. E a automação é definitivamente minha parte favorita do processo, pois me permite economizar tempo.”

Com mais clareza e controle sobre o processo de revisão, a Johnson & Johnson acabou com os atrasos.

“O Smartsheet me ajuda a evitar crises e a acelerar o processo de revisão”, afirma Hulshof. “Antes, precisávamos de 72 dias para concluir tudo, mas agora levamos apenas 32 dias, em média.”

Por exemplo, a revisão inicial agora leva 4 dias a menos e a revisão e o reenvio de materiais são concluídos 30 dias mais rapidamente. 

Dando o exemplo

Com o aumento da eficiência, a equipe de Hulshof também conquistou a confiança e o respeito de outros departamentos. “Recebi muitos prêmios internos, sendo quatro ou cinco só nos últimos seis meses”, declara Hulshof. “Todo mundo em nossa organização está muito satisfeito com o fato de o conteúdo ser revisado com mais eficiência.” 

No futuro, a Johnson & Johnson divulgará os insights obtidos com a solução para toda a organização. “O Smartsheet me permite ter um acompanhamento mais detalhado de quaisquer obstáculos e desafios”, diz Hulshof. “Queremos apresentar nossas descobertas a outras partes interessadas, como os fornecedores e coordenadores. Todo mundo tem interesse nesse processo de revisão complexo e deve ter clareza sobre o que funciona ou não. Eu sempre elogio o Smartsheet e incentivo todo mundo a aderir a ele, porque a ferramenta os levará aonde precisam chegar.”