Autodesk usa o Smartsheet para agilizar o gerenciamento de projetos e financeiro e permitir a colaboração global

A Autodesk está mudando a forma como o mundo é concebido e realizado. A tecnologia da empresa abrange desde arquitetura, engenharia, construção, design de produtos, fabricação, mídia e entretenimento, ajudando pessoas inovadoras de todos os lugares a resolver grandes e pequenos desafios. Desde edifícios mais sustentáveis e produtos mais inteligentes até sucessos de bilheteria hipnotizantes, o software da Autodesk ajuda os clientes a projetarem e fabricarem um mundo melhor para todos.
A equipe de operações jurídicas da Autodesk utiliza o Smartsheet para automatizar gerenciamento de projetos, monitorar previsões e usa o Smartsheet Calendar App para fornecer visibilidade dos treinamentos e eventos ao departamento Jurídico.

“Temos maior visibilidade de projetos e previsões com o Smartsheet”, afirma Joyce Levy, diretora de operações jurídicas da Autodesk. “Também temos um único local para nossos dados, o que aumenta a precisão dos dados e a colaboração.”

O objetivo da equipe de operações jurídicas é ajudar a organização Jurídica da Autodesk a maximizar seu impacto ao deixar os serviços jurídicos mais eficientes e escaláveis por meio de experiência em melhoria de processos e tecnologia. “Nós tentamos simplificar tudo para nossa equipe, com novas tecnologias inovadoras e migração de processos manuais para automatizados”, conta Levy. “Antes de implementar a tecnologia Smartsheet, havia muita atualização de projetos manual, o que resultava em inconsistências. Também gostamos do recurso de painel por suas atualizações de status instantâneas e agora substituímos nossas atualizações de projetos semanais, anteriormente enviadas por e-mail.” “Além disso, nossa equipe jurídica de vendas diretas usava o SharePoint para atualizar manualmente dados de status de acordos e negociações. Esse método resultou em ainda mais equívocos, pois os advogados tinham que se lembrar de monitorar dados manualmente além de lidar com suas agendas hiperlotadas”, afirma Tamara Cook, gerente de projetos da equipe de operações jurídicas da Autodesk.

A colaboração era outro desafio. A Autodesk é uma empresa global, tendo funcionários trabalhando em diferentes países e fusos horários. “Como somos uma grande empresa internacional, temos interesse em soluções que ajudem a aumentar a colaboração remota e a conexão”, esclarece Cook. “Nos últimos dois anos, especialmente, estivemos comprometidos em trabalhar com mais eficiência e de forma assíncrona em ambientes virtuais.”

Usando o Smartsheet para agilizar projetos, gerenciamento financeiro e eventos

Para sanar seus desafios, a equipe de operações jurídicas da Autodesk começou a usar o Smartsheet para acompanhar melhor os projetos. Inicialmente, os projetos do Jurídico eram planejados e executados em contexto, sem um processo formalizado, acompanhados em contexto por recursos de projetos individuais e relatados manualmente. “Precisávamos de um processo padronizado para entrada e execução de projetos, uma ferramenta centralizada de acompanhamento de projetos e mais consistência”, afirma Levy. A equipe de operações jurídicas conquistou isso ao criar uma metodologia de gerenciamento de projetos no Smartsheet, aproveitando modelos e ferramentas de monitoramento automatizado. A equipe também criou um painel que contém links de autoatendimento e permite que as partes interessada vejam o status de cada projeto. Esse recurso substituiu as atualizações manuais do e-mail de atualização semanal. “Agora, temos um centro de operações jurídicas, com todas as informações em um só lugar”, afirma Cook. “Se um membro da equipe estiver fora e eu precisar executar o projeto para ele, posso apenas acessar a área de trabalho de operações jurídicas no Smartsheet e começar a trabalhar nela imediatamente.”

A equipe de operações jurídicas também usou o Smartsheet para criar um novo processo de gerenciamento financeiro, que automatiza e atualiza dados acumulados e de previsão de fornecedores jurídicos externos. “Esse era um processo manual, em que os advogados enviavam e-mails a escritórios de advocacia para obter dados de previsão”, afirma Levy. “Agora, os advogados podem consultar os dados de previsão e fazer alterações, que vão imediatamente para nosso painel centralizado. Todo o processo é automatizado.”

A equipe de Levy também usou o Smartsheet for Salesforce Connector para integrar dados de vendas da Salesforce, solução de gerenciamento do relacionamento com cliente (CRM), para o Smartsheet. Como consequência, a equipe jurídica pode facilmente ver dados de oportunidades de vendas atualizados e qual parceiro jurídico está trabalhando em uma negociação específica. “Agora, em vez de lembrar manualmente os ocupados advogados para inserirem e atualizarem esses dados, a equipe jurídica comercial pode confiar que está vendo nossos dados de negociações do Salesforce e adicionar dados jurídicos específicos que relatam internamente”, conta Cook. 

A equipe de operações jurídicas também usa o Smartsheet WorkApps para criar rapidamente aplicativos usando fontes externas e está aproveitando a integração do Smartsheet com o Microsoft Teams e o SharePoint para melhorar a colaboração em geral. A Autodesk utiliza o Smartsheet Calendar App para gerenciar e compartilhar calendários de eventos para diferentes equipes jurídicas, bem como a Exibição dinâmica do Smartsheet, para permitir que a equipe jurídica comercial da Autodesk Ásia-Pacífico monitore e atualize negociações de vendas.

Dados mais precisos e melhor tomada de decisões

Anteriormente, ao usar o Smartsheet para automatizar processos manuais, a Autodesk pode apresentar uma única fonte de verdade de dados para os negócios. “O Smartsheet é uma solução de planilha elevada a um alto patamar, com todos os tipos de recursos e detalhes que nossas operações jurídicas usam para automatizar fluxos de trabalho e facilitar a solicitação de atualizações e recebimento de lembretes. Com as automações integradas do Smartsheet, nossos dados jurídicos são atualizados automaticamente, o que aumenta a precisão dos dados”, afirma Cook. 

“Em razão das automações que criamos utilizando o Smartsheet, temos melhor desempenho ao elaborar casos de negócios e planejar nosso próximo ano estratégico com base nos dados que temos agora”, afirma Levy. “Com o Smartsheet, posso tomar melhores decisões geradas por dados e ver de onde posso retirar investimento ou onde preciso investir. Antes, não tínhamos dados que possibilitassem isso.”

Melhor colaboração entre equipes globais

Antes de implementar o Smartsheet, a equipe de operações jurídicas não tinha uma percepção de projetos específicos e das tarefas de suporte em que os membros da equipe estavam trabalhando. Ao usar o Smartsheet, a equipe não só melhorou seu mecanismo de acompanhamento, mas também aprimorou o atendimento ao cliente para colegas do mundo todo. Por exemplo, um membro da equipe jurídica localizado na Singapura pode preencher um formulário de solicitação de entrada no Smartsheet, o qual é recebido por qualquer membro da equipe de suporte de operações jurídicas global. “Qualquer pessoa da equipe pode receber a solicitação, então os clientes não esperam pela resposta”, conta Levy. “Isso é simples no Smartsheet, porque temos todas as solicitações em um só lugar e podemos selecionar de forma central e encaminhar a solicitação para a pessoa certa do suporte.”

A equipe de operações jurídicas também começou a oferecer compartilhamento de conhecimento do Smartsheet para outros departamentos da Autodesk, além de dicas de tecnologia semanais sobre recursos do Smartsheet e como usá-los no departamento Jurídico. “Quanto mais eu uso o Smartsheet, mais eu percebo o quanto podemos fazer com ele”, surpreende-se Cook. “Sempre que me deparo com um desafio de automação, recebo suporte do Smartsheet para resolver o problema.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.