Welocalize centraliza e organiza dados, facilitando a colaboração assíncrona

Hoje, mais do que nunca, espera-se que as empresas compreendam as diferenças culturais, linguísticas e contextuais do público-alvo relevante e garantam que o conteúdo criado esteja em sintonia com os costumes e as expectativas locais. É aí que entram a localização e a campeã de longa data nesse setor, a Welocalize. A Welocalize usa tecnologias de IA de última geração, como mecanismos de tradução automática, grandes modelos de linguagem e processamento de linguagem natural a fim de automatizar traduções para seus clientes globais em escala. Essas tecnologias, combinadas com fluxos de trabalho configuráveis e uma extensa rede de mais de 250.000 linguistas em mais de 250 idiomas, permite que a Welocalize transforme o conteúdo global dos clientes com a finalidade de gerar mais engajamento do público. “Ao localizar conteúdo global de forma rápida e eficiente para nossos clientes, em qualquer idioma desejado, nós os ajudamos a aumentar o engajamento do público, o que gera melhores resultados nos negócios”, afirma Laura Speltz, diretora de serviços ao cliente da Welocalize.

Uma rede complexa de equipes e projetos globais

Com uma equipe distribuída por todos os fusos horários, a Welocalize precisa de soluções abrangentes para colaboração e gerenciamento de projetos. “Precisamos gerenciar um alto volume de atividades, agendas e projetos todos os dias”, explica Laura. “Estamos sempre procurando maneiras de automatizar tarefas para que possamos dar às nossas equipes a capacidade de trabalhar com mais rapidez e eficiência e eliminar o erro humano. Isso nos permite escalar mais rapidamente.”

Em 2022, a Welocalize se tornou a principal fornecedora de serviços de localização e idiomas (LSP) para a Smartsheet. 

“Nossos gerentes de projeto querem entender bem os clientes com os quais trabalhamos, inclusive seus produtos e serviços. Em apoio a essa filosofia de negócios, decidimos testar o produto nós mesmos”, afirma Laura.

Centralizar, automatizar e organizar informações

Os gerentes de projeto da empresa começaram a usar o Smartsheet para monitorar tudo, desde cronogramas de projetos até o engajamento do cliente. Um WorkApp compartilhado reúne planilhas, relatórios, tarefas atribuídas, dados financeiros e métricas de desempenho de uma conta específica. O Dynamic View, os widgets personalizados e os painéis ajudam a organizar as principais informações. “Em vez de ficar trocando mensagens por e-mail, os membros da equipe podem visualizar as atualizações de cada projeto em tempo real”, explica Alejandro De Luca, gerente sênior de projetos da Welocalize.

A Welocalize automatiza o maior número possível de etapas para economizar tempo. Em vez de configurar os projetos manualmente, a Welocalize faz isso automaticamente no Smartsheet, e essas informações ficam visíveis para todos. Se um dos lados tiver alguma dúvida, poderá usar o painel de conversas do Smartsheet para fazer perguntas. “Configurar um projeto é uma das tarefas mais demoradas. Então, ao automatizar esse processo, temos mais tempo para dedicar a trabalhos mais importantes”, explica Amanda Rivera, gerente sênior de projetos da Welocalize. “Antes, precisávamos preparar e enviar arquivos por e-mail várias vezes. Levávamos cerca de um dia para iniciar um projeto. Agora, fazemos isso em algumas horas. Removemos muitos e-mails do processo graças ao Smartsheet.”

Mais visibilidade e colaboração mais fácil

Agora que as informações estão centralizadas e bem organizadas, os gerentes de projeto da Welocalize têm melhor visibilidade sobre todas as fases de um projeto. 

“Costuma ser difícil visualizar agendas de projetos complexos. O Smartsheet tem elementos visuais excelentes para nos ajudar a conferir dependências e marcos”, afirma Laura. “Conseguimos supervisionar com mais facilidade todas as etapas e pessoas responsáveis. Isso permite que cada gerente de projeto economize uma hora por dia.”

Essa visibilidade adicional também facilita a colaboração. Sendo uma equipe global, os funcionários da Welocalize geralmente trabalham de forma assíncrona. 

“Quando termino meu dia de trabalho, alguém, em um fuso horário diferente, pode continuar de onde parei”, explica Amanda. “A pessoa não precisa procurar as informações nem ficar fazendo perguntas, pois tudo está registrado em um só lugar.” 

Os membros da equipe geralmente visualizam o histórico de versões para saberem das novidades. Cada tarefa tem um proprietário atribuído, o nível de urgência, o status de progresso e a data de criação, facilitando a triagem. “Ao contrário de uma planilha comum com uma visão clássica, podemos fazer muito no Smartsheet: conversar, organizar e atualizar tarefas e ter mais clareza”, acrescenta Amanda.

Encontrar novas maneiras de facilitar a vida

Atualmente, a Welocalize está explorando novos fluxos de trabalho que podem ser migrados para o Smartsheet. “Poderíamos deixar nosso trabalho mais eficiente e visível se movêssemos todas as nossas planilhas para um rastreador principal com diferentes exibições, agendas e projetos”, diz Alejandro.

Laura espera que mais funcionários da Welocalize adotem o Smartsheet. “Com frequência recebo solicitações de licenças de membros da equipe”, diz Laura. “Tenho certeza de que cresceremos não apenas no número de usuários, mas também no de funções que aproveitamos. Sempre faremos a mesma pergunta: de que outra forma posso deixar a vida mais fácil para mim e para o resto da equipe?”