A Tech Systems gerencia todo o ciclo de vida dos projetos de forma simplificada com o Smartsheet

Com sede em Buford, Geórgia, a Tech Systems Inc. (TSi) vem deixando sua marca como principal integradora de sistemas de segurança desde sua criação em 1987. Especializada na fusão perfeita de subsistemas, a empresa se destaca nas áreas de planejamento, projeto, implementação e manutenção de soluções de segurança abrangentes. Comprometida em aumentar os padrões do setor no que diz respeito a desempenho e confiabilidade, a empresa atende uma clientela diversificada, nacional e internacionalmente. 

Com processos complexos de integração de segurança, a TSi precisava de fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos de alto nível.

“Nosso desafio era que todo mundo usava muitas planilhas, e havia cinco ou seis versões diferentes do mesmo documento”, lembra Joseph Goetschel, gerente de aplicativos de TI da TSi. “Precisávamos de um jeito melhor, e foi aí que o Smartsheet entrou em cena.”

Como encontraram a solução perfeita

Joseph começou a se familiarizar com os recursos do Smartsheet. Na Smartsheet University, ele conseguiu caminhos de aprendizado exclusivos e teve acesso ilimitado a um treinamento presencial ou virtual orientado por instrutor. “O treinamento pode ensinar até certo ponto, então também mergulhei fundo na comunidade do Smartsheet”, explica ele. “Queria me conectar com pessoas que pensam da mesma forma e que lidam com problemas reais.”

Depois de entender bem o ambiente do Smartsheet, Joseph começou a configurar vários processos para agilizar o gerenciamento de projetos. “Comecei aos poucos. Primeiro, criei uma solução para solicitar e aprovar folgas remuneradas”, diz ele. Para garantir a melhor experiência para a equipe, ele aproveitou tudo, do WorkApps e do Dynamic View aos painéis regulares, dando à equipe a visibilidade necessária sobre o status das solicitações e um jeito fácil de fazer alterações. “Era o que todos os nossos funcionários e gerentes precisavam, então foi fácil convencer as pessoas”, diz Joseph.

Patamar elevado com ferramentas mais avançadas

Depois que a equipe teve uma ideia do que o Smartsheet pode oferecer, Joseph apresentou o Smartsheet Control Center, uma ferramenta para gerenciar todo o ciclo de vida dos projetos e processos. “Sabemos que cada projeto precisa de um plano”, compartilha ele.

“O Control Center oferece a visibilidade de que gerentes e líderes precisam para garantir que tudo seja feito de forma correta e eficiente. Agora, contamos com diferentes relatórios dinâmicos criados por meio do Control Center, o que nos ajudou a estabelecer uma estrutura mais organizada.”

A empresa também conta com o Smartsheet para criar várias verificações e balanços, eliminando erros ao longo de cada projeto. “Por exemplo, nossa integração com o NetSuite exige estimativas precisas de datas de conclusão e andamento nos relatórios de pedidos em aberto dos projetos. Se alguém tentar alterar a data no NetSuite, ela será revertida para a data que aparece no Smartsheet.” Isso garante que o projeto seja conduzido com todas as pessoas envolvidas atualizadas.

Todos os recursos de treinamento reunidos

Hoje, toda a equipe da TSi conta com o Smartsheet. Para Joseph, o segredo para a adoção bem-sucedida foi o programa de embaixadores do Smartsheet, que tem como objetivo apoiar a equipe e informar os principais benefícios da solução. “Precisávamos de um local central onde todo mundo pudesse acessar os recursos sobre como utilizar o Smartsheet”, lembra ele. “E queríamos que todos os funcionários tivessem o suporte e a orientação de que precisavam. Por isso, desenvolvemos um portal de recursos no Smartsheet.” 

Com um painel simples, a TSi oferece acesso fácil a treinamentos personalizados, incluindo casos de uso específicos relevantes para as equipes. Um hub exibe os recursos disponíveis, como os aplicativos móveis e para desktop. “Como a maior parte da nossa equipe é remota, os funcionários podem facilmente acessar o portal por telefone, fazer perguntas rápidas e buscar a orientação de que precisam sobre como realizar tarefas ou desenvolver soluções”, acrescenta Joseph. “O ser humano é naturalmente resistente à mudança. Mas, quando ele entende os atalhos ou as funcionalidades que não conhecia, começa a dar valor.”

Um diagrama vale mais que mil e-mails

O passo seguinte foi integrar os gerentes executivos. “O que funcionou para nós foi um diagrama simples. Criei um diagrama de raia com cores ilustrando nossas tarefas atuais, identificando processos manuais e como diferentes processos estavam interligados”, compartilha Joseph. “Basicamente, era um mapa de processos que também mostrava o quanto a automação aumentaria a eficácia. Com essa representação visual, os executivos logo demonstraram o apoio.”

Joseph ainda dá um último conselho para quem está só começando a usar o Smartsheet.

“Trabalhe em estreita colaboração com a liderança para ajustar os processos, de forma que não haja alternativa a não ser usar o sistema. Quer tirar uma folga? Então você precisa usar o Smartsheet. Quer acessar relatórios precisos de pedidos em aberto? Basta fazer o planejamento claro dos projetos. Essa é a minha recomendação para uma adoção bem-sucedida.”

A história foi adaptada da sessão ENGAGE 2023 de Joseph. Assista a toda a sessão aqui.