Homecare Homebase aumenta a visibilidade de campanhas e a eficiência do marketing com a Plataforma Smartsheet

A Homecare Homebase atende às necessidades tecnológicas do crescente setor de cuidados domiciliares e paliativos desde 1999. Com uma plataforma abrangente e uma variedade de serviços, a empresa elimina a carga administrativa e operacional, fornece visibilidade sobre as principais métricas e dá aos prestadores de cuidados domiciliares mais tempo para se concentrar nos pacientes. 

Acesso fácil e em tempo real a todos os ativos e diretrizes de criação 

A equipe de marketing da Homecare Homebase interage com seus clientes por meio de diversos eventos e campanhas que mostram o que a empresa tem a oferecer e como seus serviços ajudam a melhorar os resultados dos pacientes. A equipe buscava uma solução que melhorasse o acesso às informações e facilitasse o gerenciamento de tarefas.

Com tanto conteúdo criativo e educacional circulando, as pessoas da Homecare Homebase precisavam de um jeito fácil e confiável de encontrar o que queriam. Dessa forma, a equipe de marketing moveu e categorizou todos os seus ativos e diretrizes no Brandfolder by Smartsheet. “Agora, temos um manual de marca baseado na Web com um URL ativo no Brandfolder by Smartsheet”, diz Sara Cook, diretora de operações de marca e marketing da Homecare Homebase. Há um portal interno da marca que os funcionários podem acessar, além de uma versão externa em que as coleções públicas podem ser acessadas por qualquer pessoa de fora da empresa. Ambos contêm as informações e os ativos mais recentes disponíveis.

“O Brandfolder by Smartsheet se tornou nossa única fonte confiável. Podemos pesquisar nossos ativos com palavras-chave, o que o torna muito fácil de usar. Também enviamos atualizações automáticas por e-mail para os proprietários para garantir que tudo esteja atualizado”, diz Cook.

Então, sempre que houver uma nova versão de um logotipo ou ativo, a equipe de marketing pode simplesmente substituí-lo e qualquer pessoa que clicar no link ativo verá imediatamente as novas informações. “Antes, muitos funcionários baixavam o PDF dos nossos Padrões de marca, deixavam o arquivo no computador, mas nunca mais voltavam para ver se havia uma nova versão. Agora, eles podem simplesmente acessar o Guia de padrões de marca on-line e seguir suas diretrizes”, diz Cook. Ao armazenar os ativos e as diretrizes de marca mais recentes no Brandfolder by Smartsheet, a Homecare Homebase garante que nenhuma atualização seja ignorada. 

Fluxo de trabalho simplificado e visibilidade para solicitantes 

Quando funcionários não encontram o que querem no Brandfolder by Smartsheet e precisam que algo novo seja criado, podem usar um formulário de entrada de solicitações preparado pela equipe de marketing. “Eu não queria fazer com que as pessoas ficassem respondendo milhares de perguntas para fazer uma solicitação. Então, nós usamos a lógica condicional em nossa planilha de entrada de marketing para acionar perguntas de acompanhamento relevantes para determinadas respostas”, diz Cook. “Por exemplo, o formulário não tem as mesmas perguntas quando a solicitação é para a produção de um estudo de caso ou para uma ida a uma feira de negócios.” 

Também foi criado um portal que tem exibições dinâmicas para que quem fez solicitações de marketing veja o progresso delas. Com as exibições dinâmicas, administradores e usuários veem coisas diferentes. Assim, as pessoas recebem um painel resumido com todas as solicitações. Quem fizer uma solicitação verá apenas as colunas necessárias, como nome, título do projeto, a quem ele foi atribuído ou a data de conclusão estimada. Essas pessoas também podem entrar em contato rapidamente para fazer uma pergunta sobre um determinado projeto.

Com muitos eventos no calendário, bem como diferentes planilhas e relatórios sobre projetos de marketing, a equipe queria oferecer uma visão geral do que ela estava fazendo para todos os membros. Para isso, Cook criou dois WorkApps principais: um para operações de marketing e outro para orçamento.

“Agora, encontrar rapidamente informações relevantes está muito claro e fácil para qualquer pessoa. Os WorkApps podem ser acessados em dispositivos móveis, o que mantém a equipe atualizada em qualquer lugar”, compartilha ela. 

Processos simplificados para entregar valor mais rapidamente 

Como a maioria das equipes de marketing, a da Homecare Homebase precisa lidar com muitos projetos e solicitações diferentes a todo momento, o que costumava ser difícil de monitorar. “Antes, as pessoas iam a um departamento ou enviavam um e-mail ou uma mensagem privada com sua solicitação. Nós realmente precisávamos de um processo melhor que garantisse que nada fosse perdido e que permitisse a atribuição adequada dos projetos, bem como o acompanhamento até a conclusão”, relembra Cook. “Eu queria usar o Smartsheet para manter todos os eventos, as tarefas, as solicitações e os ativos organizados.” 

Com o WorkApps, a equipe pode agrupar páginas, planilhas e painéis por assunto. “Foi um divisor de águas para nós”, afirma ela. Depois que uma solicitação for atribuída e a equipe quiser agir, ela poderá monitorar tudo nas planilhas do projeto no Smartsheet. 

Para Cook, um dos principais benefícios do WorkApps é que ele mantém tudo em uma janela que pode ser editada. “Antes, eu não conseguia ver todos os projetos em um só lugar e tinha que procurar as planilhas de origem das edições, o que adicionava muitas etapas até que fosse possível atualizar o status de um projeto. Mas, com o WorkApps, nosso conjunto de páginas fica do lado esquerdo da tela. Eu posso clicar em um grupo para abri-lo na mesma janela, onde posso editar, fazer alterações e visualizar a planilha inteira em um só lugar. É muito mais rápido.”

Graças ao processo simplificado de entrada e solicitação de marketing, a equipe de marketing também se tornou mais eficiente no processamento de solicitações. As solicitações são atribuídas automaticamente à pessoa apropriada com base no tipo de resultado necessário, e as informações preenchidas no formulário vão diretamente para a planilha de marketing para que a equipe possa responder. “Essas automações facilitaram muito a nossa vida”, conta Cook.

Por fim, quando um projeto é concluído, o ativo final é carregado do Smartsheet diretamente para o Brandfolder by Smartsheet. “No anexo do Smartsheet, basta selecionar uma opção que diz 'carregar no Brandfolder by Smartsheet' e, então, escolher em qual coleção colocá-lo, as tags que ele terá. Ele será enviado imediatamente para o Brandfolder”, explica Cook. “A integração é perfeita.”

Com novos fluxos de trabalho automatizados, painéis e exibições, a Homecare Homebase trouxe mais transparência, propriedade e produtividade para a equipe.

“O Smartsheet realmente ajuda nossa equipe de marketing a garantir que nenhuma solicitação fique para trás e a agregar valor a outros departamentos com mais rapidez e precisão, beneficiando os cuidadores e pacientes”, conclui Cook.