Wizards of the Coast enfim encontra um treinamento útil e relevante para seus funcionários

“Em todos os projetos, nossa missão é inspirar uma admiração contínua pelos jogos”, lê-se no site da Wizards of the Coast, uma premiada editora americana de jogos. Na metade da década de 1990, a empresa iniciou e popularizou o gênero de jogos de cartas colecionáveis com o Magic: The Gathering. Ele é semelhante ao Dungeons & Dragons, um jogo de RPG que uniu comunidades em todo o mundo. A cada novo jogo, a Wizards of the Coast tem como objetivo inspirar a criatividade, a imaginação, a paixão e as amizades.

Investimento na qualificação

Assim como os magos, os gerentes de projeto da Wizards of the Coast são mestres em transformar o caos em ordem, e a empresa usou o Smartsheet para isso nos últimos quatro anos. Onze equipes utilizam o Smartsheet Control Center para gerenciar seus projetos, inclusive para alinhar várias agendas de produção. “Um projeto pode levar muitos anos, e precisamos ter uma fonte confiável devido à nossa agenda dinâmica”, explica Chizu Hieida, produtora técnica na Wizards of the Coast. A empresa também conta com o Smartsheet para gerenciar recursos, alocar e monitorar tarefas e automatizar ações, como bloquear dias de folga no calendário.

Porém, quando as pessoas encontram obstáculos, muitas vezes correm para Hieida, a mestra em Smartsheet da empresa. “Temos mais de 200 usuários licenciados, e não tenho tempo para ajudar todo mundo a criar soluções baseadas no Smartsheet”, explica.

Por sorte, Hieida sabe de outra coisa que pode ajudar. 

“O Smartsheet vem com um excelente recurso: a Smartsheet University. É uma ferramenta de aprendizado incrível, e espero que todo mundo consiga usá-la para acessar seus poderes mágicos.”

Hieida decidiu incentivar o aprendizado. 

“Esta era a minha visão: se nossos funcionários tiverem mais experiência com o Smartsheet, poderão criar suas próprias soluções. Assim, eu terei mais tempo para orientar, e a produtividade geral da equipe aumentará muito”, acrescenta.

Criação de uma experiência gratificante

A partir daí, nasceu o programa de recompensas do Smartsheet. Criado com base nos recursos da Smartsheet University, o programa ajudou os funcionários a subirem de nível com pontos de experiência no Smartsheet. Os usuários começaram com os principais recursos do Smartsheet e depois passaram para as fórmulas, com as quais puderam aprofundar seus conhecimentos básicos. “Assim, eles sabiam exatamente qual caminho seguir e conseguiram entender melhor o Smartsheet”, acrescenta Hieida. A cada etapa, os participantes recebiam produtos promocionais do Smartsheet.

Como esses produtos não foram suficientes, Hieida apresentou mais recompensas. “Nossa equipe de produtos ajudou com as recompensas da Wizards of the Coast que acompanhavam os itens do Smartsheet. Também notei que algumas pessoas se sentiam mais motivadas ao ganhar selos do LinkedIn, então também destacamos esse benefício”, diz Hieida.

Porém, nem tudo foi fácil. Um dos departamentos da empresa não gostou muito do programa de recompensas, mas logo Hieida chegou a um acordo com a equipe. “Sugeri que alinhassem o programa a uma das metas da empresa, que é o desenvolvimento pessoal. Com isso, as pessoas aceitaram a ideia”, explica ela.

Aplicação do conhecimento

Como os funcionários estavam ansiosos para aprender, Hieida queria ter certeza de que as conquistas seriam aplicadas ao trabalho diário. “Comecei a atribuir tarefas após cada sessão”, continua Hieida. “Ninguém gostava do termo 'lição de casa', então comecei a chamar de tarefas de 'seminário'. Em troca, eles receberam mais recompensas”. Além de incentivar o crescimento individual, esse sistema criou um senso de comunidade na empresa, visto que os usuários aprendiam uns com os outros.

Para criar pontos de inspiração, eles compartilharam as conquistas nas redes sociais e nos canais de comunicação. “Quando um dos usuários terminava de desenvolver o aplicativo principal, comemorávamos a conquista no MS Teams e pedíamos a todo mundo que o parabenizasse”, explica Hieida. “Sugeri que compartilhasse uma foto divertida, talvez vestido com uma fantasia, já que aqui na Wizards of the Coast adoramos fantasias. As pessoas poderiam engajar com a publicação deixando uma curtida ou um coração e parabenizando”.

Realização pessoal de aprendizes engajados

Hoje, os funcionários da Wizards of the Coast se sentem prontos para resolver problemas de maneira independente. “Foi revolucionário para a equipe. Eles têm as ferramentas para desenvolver o que quiserem e podem criar suas próprias soluções”, observa Hieida. 

“O Smartsheet economizou muitas horas para nossa equipe. Como temos uma fonte confiável, cometemos menos erros, o que pode aumentar a produtividade. Assim, eu mesma posso automatizar muitas tarefas, ver meu progresso de imediato e me manter organizada.”

Não por acaso, agora Hieida é uma mobilizadora do Smartsheet e tem acesso a recursos e suporte exclusivos que a ajudam a promover o Smartsheet na sua organização. “Para mim, é muito vantajoso participar do programa de mobilização”, conclui. “Posso ter conversas importantes, trocar ideias e acessar todos os modelos necessários. Queria ter entrado antes; foi um divisor de águas”.

Esta história foi adaptada da sessão de Hieida no ENGAGE 2023: “Driving change: Real world success stories from Smartsheet Mobilizers”. Assista à sessão completa aqui.