A FOX Sports garante transmissões de eventos sem falhas com o Smartsheet

A FOX Sports, divisão de programação esportiva da Fox Corporation, transmite conteúdo esportivo digital, de televisão e de rádio que atinge um público de mais de 100 milhões de pessoas em um único fim de semana. A empresa transmite eventos esportivos de ligas populares, como a National Football League, a Major League Baseball, a National Basketball Association, a NASCAR e o futebol e basquete da NCAA.

A equipe de gerenciamento de projetos da empresa é responsável por ajudar diferentes divisões da FOX Sports a projetar e construir a infraestrutura de transmissão, incluindo palcos, programas diários, remodelagem de áreas de trabalho, edição de seções de conteúdo, destaques, Copa do Mundo da FIFA e salas de controle de áudio/vídeo para cobertura de eventos ao vivo, a fim de apoiar o armazenamento de conteúdo digital. “Se as equipes do projeto precisam de um drone ou uma câmera para filmar um jogo, de equipamentos e sistemas para unidades de transmissão de mídia atrás dos estádios ou de um sinal de televisão ao vivo em vários estádios, ajudamos a garantir que tudo esteja preparado e configurado corretamente para a equipe de operações antes de cada evento”, diz Jessica Nguyen, diretora de gerenciamento de projetos da FOX Sports. Sempre que quiserem, os gerentes de projetos podem acompanhar um portfólio com mais de 40 projetos de logística do início ao fim usando o Smartsheet. 

“O Smartsheet centraliza todas as informações dos nossos projetos para que possamos acompanhá-los sem dificuldades e entregá-los dentro do prazo e do orçamento, de modo que tudo esteja pronto na hora do jogo”, afirma Jessica.

Consolidação de aplicativos

A FOX Sports inicialmente contava com várias ferramentas para obter, rastrear e apresentar as informações dos projetos. Não havia uma maneira fácil de extrair dados em diferentes plataformas, incluindo Microsoft Project, Microsoft SharePoint, Microsoft Excel, Atlassian Jira e Confluence. “Para gerenciar nossos projetos, tudo era muito trabalhoso e demorado, e os custos com as licenças eram altos. Eu já tinha visto dificuldades semelhantes nas empresas onde trabalhei”, diz Jessica. “Normalmente, precisávamos enviar e-mails a várias equipes para obter as informações mais recentes dos projetos, então era difícil saber as agendas exatas, pois dependíamos das respostas com os dados corretos. Não tínhamos uma forma unificada de obter uma visão geral das informações do projeto, incluindo cronogramas, orçamentos, status e problemas e tarefas em aberto.”

Negócios centralizados 

Jessica descobriu o Smartsheet depois que o novo vice-presidente sênior da equipe de sistemas e tecnologia pediu que ela encontrasse uma solução integrada de gerenciamento de projetos, pois ele não gostava das soluções que estavam sendo usadas por outras equipes na FOX. “Foi surpreendente quando vi tudo o que Smartsheet podia fazer”, diz ela. Jessica e sua equipe desenvolveram modelos no Smartsheet Control Center para automatizar a criação e o gerenciamento de dados dos projetos, como documentos de escopo, cronogramas, orçamentos, orçamento de lista de materiais, listas de equipamentos, registros de design, registros de RAID e links da central de documentação. “É muito fácil copiar os modelos de um projeto para o outro e ajustar as informações conforme necessário”, diz Jessica. “Como o Smartsheet não requer muito conhecimento técnico, começamos a usá-lo bem rápido.”

Além de gerenciar projetos do início ao fim, a FOX Sports usa o Smartsheet para o planejamento de capital, um processo anual de aprovação de orçamentos para novos projetos por ano fiscal pela corporação. Como parte desse processo, a organização usa o Smartsheet Dynamic View para clientes internos adicionarem solicitações de projetos. “O Smartsheet nos ajuda a otimizar o planejamento de capital, assim é mais fácil apresentar planos orçamentários para a equipe de finanças corporativas a cada ano”, diz Jessica. A FOX Sports também integrou o Smartsheet ao ServiceNow para acompanhar o inventário de hardware e ao Coupa para automatizar as compras de produtos. Além disso, a FOX Sports acompanha contratos de serviço para hardware e software no Smartsheet e usa essa plataforma a fim de gerenciar o processo de contratação de trabalhadores temporários para auxiliarem em projetos de produção nos Estados Unidos, que é realizado pela equipe do setor de atribuições. “Também estamos trabalhando na integração com o Workday”, diz Jessica. “Isso faria nossos gerentes de projetos economizarem muitas horas, pois hoje eles precisam reconciliar manualmente e com precisão cada fatura entre as listas de equipamentos do Smartsheet e os pagamentos reais no sistema financeiro corporativo.”

Os gerentes de projetos e as equipes de liderança da FOX Sports usam painéis para obter exibições instantâneas de cada projeto. “Qualquer pessoa pode acessar um painel no Smartsheet para ver o status atual de determinado projeto, com informações atualizadas sobre cronograma, orçamento e pedidos de equipamentos”, diz Jessica. “A alta gerência pode ver todos os dados e itens de ação de um projeto em um painel, o que os ajuda a tomar decisões mais bem fundamentadas.”

Acompanhamento de portfólio facilitado

Hoje, a Fox Sports usa o Smartsheet para consolidar dados de portfólio entre os projetos de Los Angeles e Charlotte, na Carolina do Norte, bem como para gerar visibilidade até o nível do projeto vinculando dados entre mais de 60 projetos. “Implementamos recentemente a mesma solução para a Big Ten Network (BTN) em Chicago, o que levou apenas algumas semanas. Eles têm 18 projetos no portfólio neste ano fiscal”, afirma Jessica. A agregação automatizada de dados e os painéis centralizados facilitam o monitoramento da integridade do portfólio. “Com todos os projetos em uma só solução e a possibilidade de vinculá-los, podemos publicar eventuais painéis e/ou relatórios de acordo com as necessidades de cada equipe”, diz Jessica. “O Smartsheet é uma ferramenta robusta para as nossas necessidades. Ele é simples de aprender, fácil de usar e pode ser implementado em semanas.”

Simplificação do acompanhamento do orçamento e economia de dinheiro

Com o Smartsheet, a FOX Sports centralizou os dados dos projetos. “Antes, não tínhamos como vincular todos os nossos projetos. Agora, no Smartsheet, basta clicar em um ícone que podemos ver todas as informações relacionadas a um projeto individual ou a todos os projetos de uma só vez”, afirma Jessica. Como resultado, os gerentes de projetos e a alta gerência podem ver resumos dos orçamentos dos projetos em todas as etapas do fluxo de trabalho. 

“No Smartsheet, podemos identificar com facilidade cada centavo que gastamos, incluindo em hardware, software, serviços profissionais, cabos, mão de obra na instalação de sistemas e assim por diante”, diz Jessica. “Podemos ver o quanto nos comprometemos com um projeto, qual foi o custo estimado e o orçamento real que ainda temos para usar. Isso nos ajuda a economizar dinheiro em algumas áreas, pois agora podemos acompanhar nossos orçamentos com mais precisão.”

Economia de tempo ao eliminar o trabalho manual 

Aproveitando os fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet, os gerentes de projetos da FOX Sports eliminaram o trabalho demorado de troca de mensagens constantes com os departamentos internos. 

“Não precisamos enviar e-mails nem realizar nosso trabalho manualmente agora, pois o Smartsheet automatiza tudo e envia notificações para as pessoas certas. Assim, somos muito mais eficientes e economizamos bastante tempo”, diz Jessica. “Recentemente, o processo de pedidos foi totalmente automatizado. Isso faz nossa equipe economizar um tempo considerável em tarefas administrativas.”

A FOX Sports continua explorando a adoção de recursos adicionais do Smartsheet para aumentar a eficiência. “Não sei como concluiríamos nossos projetos se não tivéssemos o Smartsheet”, diz Jessica. “Essa ferramenta tem diversos recursos e simplifica o gerenciamento de todos os projetos em que trabalhamos diariamente.”
 

Para ver mais informações sobre essa história, consulte nosso estudo de caso.