A Clear Digital usa o Smartsheet para aumentar a confiança do cliente ao integrar o monitoramento do site e dos projetos digitais

A Clear Digital é uma agência criativa digital de serviço completo que fornece serviços de marketing, publicidade e experiências de marca para empresas B2B e outros clientes. Especializada em web design, desenvolvimento de site personalizado, design UX/UI, integração de tecnologia, estratégia de marca, mensagem da marca e serviços de identidade visual, com uma taxa de retenção de clientes de 90%, a Clear Digital oferece experiências de marca impactantes e significativas por meio de uma metodologia cujo propósito é entregar resultados.

A Clear Digital foi lançada há 26 anos, e a empresa conta com o Smartsheet para monitorar projetos há quase 10 anos. 

“Crescemos muito em 26 anos, e com esse crescimento veio a compreensão de que é preciso ter as ferramentas certas para ter sucesso”, diz Annie Raygoza, diretora de atendimento ao cliente da Clear Digital. “O Smartsheet nos torna mais eficientes e nos ajuda a mostrar aos nossos clientes que estamos mantendo os projetos no caminho certo.”

“A Clear Digital já enfrentou desafios com uma abordagem fragmentada de gerenciamento de projetos, contando com uma mistura de e-mails e planilhas para monitorar o progresso. Cada equipe tinha seu próprio sistema, levando a inconsistências e ineficiências”, diz Raygoza. “Se os processos não são consistentes, então nossos clientes não estão tendo a mesma experiência. Precisamos oferecer aos nossos clientes uma experiência integrada, e parte disso é ter consistência em ferramentas e processos.”

Automatizar e centralizar o gerenciamento de projetos com o Smartsheet 

Após escolher o Smartsheet, a Clear Digital começou a usar a ferramenta para monitorar tudo, de grandes projetos de desenvolvimento de site personalizados até pequenos projetos de vídeo. A empresa usa modelos do Smartsheet Control Center para criar novos projetos e gerenciá-los do início ao fim. A Clear Digital também usa o Smartsheet para gerenciar orçamentos e marketing para conferências e outros eventos, além de reuniões e eventos internos.

As equipes criativas da Clear Digital usam o Smartsheet para monitorar os principais marcos e prazos do projeto. “O Smartsheet nos ajuda a entender quais são nossas responsabilidades, assim nossas equipes criativas sabem que não podem começar algo até que o marco anterior seja atingido”, diz Raygoza. Além disso, os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet notificam os líderes criativos e gerentes de projeto sobre prazos e próximas etapas. “A última coisa que queremos é que um cliente se pergunte por que um projeto está atrasado”, diz Raygoza. “Precisamos nos manter atualizados sobre os prazos, e os fluxos de trabalho automatizados nos ajudam a fazer isso.”

Raygoza e outros funcionários da equipe de atendimento ao cliente também usam os painéis do Smartsheet para ter exibições instantâneas dos projetos em andamento, determinando rapidamente se correm o risco de perderem os principais prazos e se ações corretivas precisam ser tomadas. “Os painéis nos dão uma maneira rápida de ver onde cada projeto está durante nossas reuniões semanais e se precisamos resolver algum sinal de alerta”, diz Raygoza.

Como manter mais de 20 projetos no caminho certo todos os dias

O Smartsheet ajuda a Clear Digital a simplificar o gerenciamento de mais de 20 projetos ao mesmo tempo, fornecendo uma ferramenta consolidada para equipes de atendimento ao cliente, marketing, desenvolvimento e criação. “Os projetos têm muitas partes móveis, incluindo tarefas de design, desenvolvimento, descoberta, redação, vídeo e estratégia”, diz Raygoza. “Manter todas as equipes alinhadas e cientes dos prazos é essencial, pois as tarefas são interdependentes. O Smartsheet reúne tudo em um só lugar, o que nos dá visibilidade em tempo real do progresso do projeto e garante que nada passe despercebido. Essa transparência não apenas mantém nossa equipe no caminho certo, mas também gera credibilidade para nossos clientes, pois eles podem ver exatamente como as coisas estão e se sentem confiantes de que seus projetos estão avançando sem problemas.”

Por ter uma exibição em tempo real de cada projeto, a Clear Digital pode ser mais proativa. 

“O gerenciamento eficaz de projetos tem a ver com evitar contratempos antes que eles virem problemas. O Smartsheet nos ajuda a fazer isso sinalizando possíveis riscos com antecedência, seja uma resposta atrasada ou uma tarefa incompleta”, diz Raygoza. “Isso possibilita a comunicação proativa com nossos clientes e o delineamento de um plano de ação claro se algo estiver em risco de ser esquecido.”

Garantir que os clientes continuem voltando 

Ao usar o Smartsheet, a Clear Digital tem visibilidade total dos marcos do projeto, dos recursos e dos principais contatos. “Temos visibilidade de todos os projetos de ponta a ponta com o Smartsheet”, diz Raygoza. “Isso cria a consistência necessária em ferramentas e processos para garantir a prestação de contas aos nossos clientes.” Por exemplo, durante reuniões semanais com clientes, os gerentes de projeto da Clear Digital podem compartilhar prazos e atualizações no Smartsheet para mostrar o status mais recente ou quaisquer obstáculos ou problemas que possam impedir a conclusão de um projeto no prazo. Além disso, os clientes podem interagir com o Smartsheet para exibir atualizações de status ou painéis. “Com o Smartsheet, sabemos como as coisas estão a qualquer momento, assim como nossos clientes”, diz Raygoza. “Nada deve ser uma surpresa quando se trata da atualização de projeto, e o Smartsheet garante que evitemos surpresas, fornecendo informações em tempo real.”

Além disso, a empresa tem dados de projeto mais precisos e atualizados, o que aumenta a confiança do cliente. “Dados mais precisos geram mais confiança para nossos clientes, isso é muito importante para a retenção”, diz Raygoza. “Precisamos garantir que nossos clientes continuem voltando para nós. Nossa taxa de retenção de clientes é de 90%, e esse número provavelmente seria muito menor sem uma ferramenta como o Smartsheet. Neste setor, manter os clientes satisfeitos pode ser um desafio. O Smartsheet resolve esse problema.”

Ter processos simplificados de gerenciamento de projetos e comunicação com o cliente também é fundamental, porque todos os projetos da Clear Digital têm horas faturáveis e são altamente dependentes de marcos. “Economizar tempo e cumprir prazos é muito importante com uma abordagem faturável, porque não queremos ultrapassar o orçamento de nossos clientes e manchar o forte relacionamento que temos com eles”, diz Raygoza.

Ajudar os gerentes de projeto a serem até 50% mais eficientes 

Com melhor visibilidade e uma ferramenta consolidada para gerenciar projetos, a Clear Digital gasta menos tempo inserindo dados manualmente e mais tempo trabalhando diretamente com os clientes. 

“Somos, pelo menos, 40% a 50% mais eficientes com o Smartsheet, porque ele nos ajuda a automatizar muito a programação e movimentação dos nossos projetos, um trabalho diário que antes era manual”, diz Raygoza. “Como resultado, podemos ser mais estratégicos com nossas contas e dar mais atenção aos clientes em vez de estarmos tão focados nos detalhes do projeto.”

Com mais tempo disponível, os gerentes de projetos da Clear Digital podem assumir mais projetos e trabalhar no desenvolvimento de novas contas. “O Smartsheet cresceu conosco ao longo dos anos, então agora também podemos gerenciar projetos maiores e mais complexos com orçamentos maiores”, diz Raygoza. 

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.