O Grupo Foxtel reúne suas marcas na mesma estrutura, aumentando a visibilidade e capacidade de tomada de decisão

Para os australianos que querem relaxar com um bom filme ou acompanhar as notícias, o Grupo Foxtel tem tudo o que é preciso. De canais ao vivo a bibliotecas sob demanda, notícias a esportes em toda a rede Foxtel e marcas de streaming como Kayo, Binge e Flash. Com 4,5 milhões de assinantes, é uma das maiores empresas de mídia da Austrália.

Negócios diferentes, culturas diversas

Mas o Grupo Foxtel nem sempre funcionou como uma entidade unificada. Vários anos atrás, o grupo operava como várias empresas separadas: a Foxtel, Streamotion (produtos de streaming como Kayo, Binge e Flash) e Foxtel Media. Quando a empresa decidiu reunir essas marcas em um único grupo, enfrentou desafios para unificar as operações entre elas. "Enquanto algumas empresas tinham uma cultura bem-estabelecida, outras operavam em um ambiente de produção mais criativo e dinâmico", explica Mike Nicholls, diretor de gerenciamento de portfólio do Grupo Foxtel. "Essas diferentes entidades tinham maneiras e metodologias distintas de trabalho, portanto, fundir suas operações foi bastante desafiador e exigiu muita capacidade de gerenciamento de mudanças." As empresas também tinham estruturas de governança distintas: enquanto algumas tinham financiamento específico para projetos, outras eram baseadas em roteiros contínuos de produtos. Isso gerava tipos distintos de relatórios.

Essas empresas também precisavam usar diferentes tipos de software para gerenciar projetos. "A certa altura, havia 30 ou 40 ferramentas diferentes sendo usadas em toda a organização para gerenciamento de projetos e portfólios. Era difícil coletar informações, monitorar o progresso e gerar relatórios, além de duplicar tarefas e exigir retrabalhos", acrescenta Nicholls.

As complexidades da produção midiática

Devido à alta complexidade de seus projetos, o Grupo Foxtel precisava simplificá-los ao máximo. "O negócio de televisão aberta e produção é muito pesado do ponto de vista tecnológico e logístico", compartilha Nicholls. 

"Imagine ter 45 eventos esportivos em um fim de semana, com equipes viajando para vários lugares. Isso requer muita logística, conectividade e rede." 

Dentro de cada negócio, o Grupo Foxtel também tinha vários departamentos e partes interessadas externas que precisavam trabalhar em conjunto. Nicholls continua: "Temos equipes de marketing, produtos, faturamento, suporte aos clientes, gerenciamento de nossa infraestrutura, etc. Também temos que lidar com muitos parceiros, fornecedores e locais. Isso cria muitas dependências para equipes internas e externas."

Portanto, o Grupo Foxtel teve que agir com cuidado ao selecionar a solução certa para unificar seus negócios e equipes. "Precisávamos fazer a gestão completa dos portfólios e o Smartsheet forneceu uma solução automatizada e baseada em modelos, o que facilitou a entrada de trabalho, a aprovação de financiamento e o monitoramento da entrega do projeto”, lembra Nicholls. O Grupo Foxtel também pode monitorar todas as aprovações, auditorias e alterações com o Smartsheet. Outro requisito importante foi a capacidade de comunicação contínua, geração de relatórios e engajamento das partes interessadas. "Uma das maiores vantagens do Smartsheet é a capacidade de criar painéis extremamente úteis tanto para as partes interessadas do negócio quanto para várias equipes de entrega de projetos. Isso facilita a vida dos executivos, gerentes de projeto e tecnólogos na hora de monitorar diferentes elementos do trabalho em tempo real", diz Nicholls.

Um parceiro solidário e acolhedor

Depois de escolher o Smartsheet como solução para unificar processos e portfólios, o Grupo Foxtel começou a planejar a implementação. O primeiro passo foi entrar em contato com a equipe Smartsheet para obter ajuda. "Queríamos implementar tudo em apenas oito semanas. Atribuímos esse desafio à equipe do Smartsheet. O pessoal respirou fundo, mas concordou. Devido ao trabalho deles, alcançamos a meta", compartilha Nicholls. Em uma série de sprints iterativos, o Grupo Foxtel desenvolveu as principais planilhas e estruturas. 

"Era importante fazer a configuração correta desde o início. Com o suporte e a colaboração da equipe do Smartsheet, o projeto foi um sucesso. Trabalhar junto da equipe Smartsheet para criar a melhor solução ajudará a definir a melhor abordagem para sua empresa."

Em pouco tempo, o Grupo Foxtel já estava usando o Smartsheet para o gerenciamento de projetos e portfólios. Cada unidade de negócios ou portfólio tem seu espaço dedicado. Isso permite que cada grupo gerencie seu programa de forma eficaz. Por exemplo, a equipe de marketing pode colaborar em um único projeto, enquanto o setor de streaming pode ter vários programas para cada serviço que oferece. "Cada portfólio tem seu próprio painel, o que nos permite clicar e mergulhar em cada projeto. O portfólio integra aspectos de governança, como gerenciamento de recursos, aprovações financeiras e monitoramento de investimentos, tudo no mesmo lugar", compartilha Nicholls. As equipes de tecnologia ainda ficam a cargo de gerenciar os projetos no software de gerenciamento de projetos Jira, mas cada tarefa é espelhada no Smartsheet para que a empresa veja todos os detalhes do projeto, do início ao fim.

Chamada para superusuários

Para auxiliar na adoção em toda a linha, o Grupo Foxtel lançou uma iniciativa de gerenciamento de mudanças e definiu uma maneira unificada de trabalho para toda a organização. A empresa também treinou usuários-chave em cada unidade de negócios como "superusuários" que seriam especialistas no Smartsheet e que ajudariam a integrar várias equipes a ele. "Permitimos que os superusuários decidissem como queriam usar a plataforma. Enquanto isso, eles aderiam à nossa metodologia principal, como as avaliações trimestrais de negócios e monitoramento baseado em valor", acrescenta Nicholls. A empresa também ofereceu treinamentos aos funcionários para que usassem a solução de forma eficaz.

A adesão da nova ferramenta por toda a equipe do Grupo Foxtel foi muito fácil. "Todos acharam o Smartsheet uma ótima solução. Em pouco tempo, todos começaram a criar suas exibições ou personalizar as configurações. Em suma, o Smartsheet é muito mais fácil de usar do que nossos sistemas anteriores", observa Nicholls.

Uma plataforma flexível e envolvente

Para Nicholls, um dos maiores benefícios do Smartsheet é sua flexibilidade. As exibições e painéis do Smartsheet podem ser facilmente compartilhados com as equipes relevantes ou até mesmo com usuários externos. Eles também podem ser personalizados para vários usos, como reuniões breves de equipe, revisões trimestrais de portfólio ou comitês diretores. "Além disso, as configurações do Smartsheet podem ser moldadas facilmente. Se, por exemplo, decidirmos dividir nossas equipes de transmissão ou criar uma nova divisão, podemos ajustar facilmente a estrutura do portfólio no Smartsheet", compartilha Nicholls.

Segundo Nicholls, o Smartsheet também fornece informações de uma maneira mais convincente. "Na verdade, aumentamos o envolvimento de nossa equipe devido à maneira como comunicamos os dados", explica ele. 

"Em vez de relatórios chatos, oferecemos roteiros de produtos em tempo real com os quais as pessoas podem se engajar. Tudo é conectado e atualizado em tempo real, além de ser totalmente compartilhável. Não precisamos mais dar uma nova cara às informações para atingir um público específico. Sempre apresentamos tudo de uma maneira atraente. Isso causou um enorme impacto no alinhamento geral e mudou a forma como trabalhamos."

Mais clareza na tomada de decisões

Com informações bem-estruturadas, acessíveis e centralizadas, toda a organização pôde ver os portfólios de forma completa. "Nosso progresso é totalmente visível para nossos executivos", observa Nicholls. "Todos na empresa reconhecem os benefícios de ter tudo em um só lugar. Por exemplo, a equipe financeira pode ver mais claramente como todos os investimentos estão sendo gastos." Essa visibilidade também deu a várias equipes a chance de demonstrar seu valor.

Ter mais transparência também permite que o Grupo Foxtel tome decisões baseadas em dados. "O Smartsheet realmente facilita a tomada de decisões", compartilha Nicholls. Em vez de circular documentos pela empresa, todos já sabem as informações para as reuniões trimestrais. Nicholls acrescenta: "A priorização e o planejamento de recursos são mais eficientes, os quais são nosso foco principal de ação daqui para a frente."

Uma equipe unida e determinada

O Grupo Foxtel alcançou sua maior meta: reunir as equipes. 

"Graças ao Smartsheet, estamos vendo mais engajamento entre várias equipes, como marketing, projetos e produtos", acrescenta Nicholls. "Isso facilita ainda mais a tomada de decisões. Além disso, é muito gratificante ver a união das equipes."

Olhando para o futuro, o Grupo Foxtel planeja continuar se concentrando na automação para encontrar mais áreas de melhoria. "Estamos há apenas um ano em nossa jornada e ainda há muito a fazer, mas tudo está funcionando às mil maravilhas", conclui Nicholls. "O Smartsheet fez a diferença. Estamos empolgados para continuar evoluindo e nos adaptando com ele."