A Albany State University simplifica o gerenciamento de projetos de TI com o Smartsheet, impulsionando a eficiência operacional e possibilitando uma melhor experiência do aluno

A Albany State University, localizada em Albany, na Geórgia, é uma universidade pública historicamente negra que atende a mais de 6.500 alunos. Fundada em 1903, a universidade oferece uma ampla gama de programas de certificação, curso técnico, bacharelado e pós-graduação.

O escritório de gerenciamento de projetos para serviços de tecnologia da informação (TI) da universidade é responsável por gerenciar os principais projetos de tecnologia que auxiliam alunos, professores e funções administrativas. Isso inclui supervisionar integrações de software, atualizações de infraestrutura digital e compra de dispositivos eletrônicos (EDP).

Anteriormente, as aprovações de EDP para novos notebooks, computadores e outros dispositivos dependiam de processos manuais e baseados em papel. Acompanhar essas solicitações era demorado, exigindo um esforço administrativo significativo para acompanhar as aprovações e monitorar o progresso. “Precisávamos de uma abordagem digital estruturada para agilizar o processo de aprovação e melhorar o acompanhamento de projetos”, diz Malinda Barron, analista de gerenciamento de projetos de TI II, escritório de gerenciamento de projetos para serviços de tecnologia da informação, Albany State University.

Além da EDP, o acompanhamento de projetos de TI foi fragmentado em diferentes sistemas, limitando a visibilidade e a coordenação no campus. “Antes do Smartsheet, tínhamos que lidar com várias ferramentas de gerenciamento de projetos, o que tornava difícil manter a consistência entre os projetos”, diz Barron.

Gerenciamento de projetos e processos importantes no Smartsheet

O escritório de gerenciamento de projetos adotou o Smartsheet para consolidar o acompanhamento de projetos de TI depois de ver o sucesso da ferramenta em outros departamentos da universidade. “Inicialmente, criamos um modelo do Smartsheet para um plano de projeto e funcionou muito bem. Ele continuou crescendo a partir daí”, diz Barron. O escritório então expandiu o uso do Smartsheet para gerenciar o processo de EDP, acompanhar a compra de hardware e software desde a aprovação e financiamento até o faturamento e a implementação.

Desde a integração do Smartsheet em 2018, o escritório de gerenciamento de projetos da universidade gerenciou aproximadamente 138 projetos, desde atualizações de infraestrutura em larga escala até iniciativas menores de melhoria de processos. A cada ano, a equipe supervisiona de 15 a 20 projetos importantes, incluindo aprimoramentos de tecnologia, atualizações de segurança e implementações de software empresarial. 

“O Smartsheet nos ajuda a monitorar todos os nossos projetos e garantir que eles sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento”, diz Barron.

Com o Smartsheet, o PMO ganha visibilidade em tempo real do status de todos os projetos de TI em uma plataforma centralizada. “Com os painéis do Smartsheet, podemos ver claramente cada fase de um projeto, do planejamento à conclusão”, diz Barron. “Também temos painéis que mostram quais departamentos estão mais engajados com nosso escritório, para que possamos identificar onde melhorar a comunicação.”

Melhoria dos processos em todo o campus

Antes do Smartsheet, o processo de compra de dispositivos eletrônicos normalmente levava 30 dias completos do início ao fim. Com o Smartsheet, a equipe reduziu o tempo de aprovação em mais de 60%. 

“Em vez de levar um mês para concluir o processo de EDP, podemos concluir em 8 a 10 dias no Smartsheet”, diz Barron. 

Com fluxos de trabalho automatizados, o Smartsheet ajuda a reduzir o esforço administrativo e garante maior responsabilidade com as partes interessadas. “Não precisamos mais nos preocupar com a perda de formulários. O Smartsheet facilita o acompanhamento do processo de compra, e os solicitantes podem acompanhar o progresso da aprovação em tempo real.”

Ao gerenciar o portfólio de projetos de TI no Smartsheet, o PMO aumentou significativamente a produtividade, melhorou a eficiência e a colaboração em todo o campus. “O Smartsheet transformou nossos processos com os modelos padronizados, assim não temos que começar do zero a cada novo projeto”, diz Barron. “Seja com painéis de alto nível ou notificações automatizadas que mantêm os projetos no caminho certo, o Smartsheet possibilitou mais organização e atualização em todos os nossos projetos. Ele nos ajudou a melhorar os processos em todo o campus e estamos animados para ver aonde isso nos levará no futuro.”

Uma experiência melhor para alunos e professores

Como Barron e sua equipe têm processos mais rápidos e eficientes com o Smartsheet, eles podem dedicar mais tempo no auxílio a professores e alunos na Albany State. “O Smartsheet acelera nossos processos para que possamos nos concentrar no que mais importa: os alunos”, diz Barron. 

“Uma de nossas missões é ajudar a oferecer aos alunos a melhor educação, e precisamos de processos suaves e contínuos para que isso aconteça. O Smartsheet nos possibilita colaborar mais e gastar mais tempo tomando decisões estratégicas que afetam alunos e professores.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.