A California State University acompanha de perto os projetos de TI e ajuda os funcionários a voltar ao escritório de forma segura com o Smartsheet

A CSU é a maior universidade pública dos EUA, com mais de 450 mil alunos matriculados em 23 campi em todo o estado. A instituição oferece mais de 4 mil cursos de graduação que ajudam os alunos a se tornarem líderes na força de trabalho em mudança.

Como várias instituições públicas de ensino superior, a CSU está fazendo de tudo para fortalecer seu ambiente de TI devido a restrições orçamentárias. “A equipe de TI se comunica por e-mails, videochamadas, chats e outras ferramentas. Falta coesão, e sempre estamos procurando uma plataforma única para oferecer serviços melhores em todos os campi”, diz Karen Malone, analista de operações de TI do gabinete do reitor da universidade.

A equipe de TI da CSU usava e-mails e arquivos compartilhados para acompanhar tudo, desde os projetos de TI até os orçamentos e as solicitações de viagem. Por isso, era difícil e demorado encontrar as informações necessárias. “Dependíamos muito de e-mails para receber atualizações sobre o status dos projetos. Perdia muito tempo procurando arquivos e trocando de plataforma para encontrar as informações”, diz Malone. Esse método complicava, sem necessidade, as tarefas e os processos, como as revisões salariais.

“Para uma revisão salarial comum, os gerentes e a equipe de recursos humanos trocavam documentos para falar sobre a justificativa do aumento salarial, o que levava um tempo. O próprio processo de envio de informações para as revisões salariais também era complexo. Às vezes, as pessoas preenchiam o formulário errado porque não estava claro qual documento precisavam usar”, diz Malone.

Além disso, como os funcionários da CSU foram obrigados a voltar para os escritórios da universidade após vários anos trabalhando remotamente, a equipe de TI precisou organizar tudo no campus. “Tivemos dois meses para ajudar 240 funcionários a voltarem para um escritório vazio, então foi preciso providenciar a entrega de móveis, computadores, infraestrutura de TI e cadeiras em pouco tempo”, diz Malone.

A equipe de TI precisava de uma ferramenta única para agilizar os projetos e processos, além de melhorar a comunicação. Foi aí que Malone e sua equipe descobriram o Smartsheet. “O Smartsheet é a ferramenta que mais usamos para acompanhar os projetos e nos comunicar. Começamos a usá-lo aqui, na equipe administrativa e depois no departamento de TI, no de recursos humanos e até mesmo no de orçamento do CEO”, diz Malone.

Do gerenciamento de pequenos projetos de TI à implementação de iniciativas estratégicas de grande escala 

Depois de usar o Smartsheet para gerenciar alguns projetos menores de TI, Malone sabia que poderia usar a plataforma para agilizar outros processos e iniciativas maiores, como o RTO. “Sabia que os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet facilitariam tudo e me ajudariam a economizar tempo”, diz ela.

Malone recebeu a aprovação da gerência e criou uma solução de gerenciamento de projetos para a iniciativa de RTO no Smartsheet. A equipe usou planilhas para acompanhar o cronograma de todas as estações de trabalho, cubículos, laptops e outros equipamentos que precisavam de configuração. Como várias pessoas estavam preocupadas com a volta ao escritório, a equipe conseguiu criar visões gerais do mapa de assentos e compartilhá-las com todos os funcionários usando o Dynamic View. Assim, eles poderiam ver o local dos cubículos e se preparar com antecedência.

Além de usar o Smartsheet para gerenciar a iniciativa de RTO, a equipe de TI criou uma solução padronizada de revisão salarial para simplificar todo o processo. A solução usa fluxos de trabalho automatizados para ajudar os gerentes a responderem às perguntas da equipe de recursos humanos de forma fácil. “Antes, quando a equipe de recursos humanos tinha dúvidas, trocávamos vários e-mails com a gerência para saber a justificativa das revisões e, às vezes, as revisões se perdiam. Agora, a equipe participa de todo o processo, o que facilita o acesso às justificativas e a aprovação das revisões”, diz Malone.

A equipe de TI da CSU criou um painel para facilitar a localização de informações, acompanhar e relatar todos os projetos e processos, bem como melhorar a comunicação interna. 

“Criei um painel de administração de TI que funciona como uma central de gerenciamento dos processos do escritório. Agora, quando estou em uma reunião, não preciso mais ficar procurando os dados, basta consultar o painel para ver as informações mais recentes”, diz Malone.

Ajudamos 240 funcionários a voltar ao escritório e reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas

Usando o Smartsheet para gerenciar toda a iniciativa de RTO, a equipe de TI da CSU conseguiu cumprir o cronograma de dois meses para a volta ao escritório sem grandes problemas. “Todos os 240 funcionários conseguiram voltar a trabalhar presencialmente na data prevista, porque, com o Smartsheet, é mais fácil gerenciar todo o processo, desde a criação das plantas baixas até o pedido e a entrega dos equipamentos. Economizamos pelo menos 30 horas por mês, que teríamos gastado em tarefas do dia a dia, como encomendar laptops, acompanhar cartões de estacionamento e distribuir as chaves do escritório para as pessoas certas”, diz Malone.

Essa solução aumentou a eficiência, e Malone estima que o departamento de TI da CSU conseguiu evitar a contratação de mais dois funcionários em tempo integral para ajudar a gerenciar as tarefas extras. 

“A carga de trabalho da equipe aumentou, mas, com o Smartsheet, temos mais tempo livre, então conseguimos dar conta das tarefas”, diz Malone.

Maior satisfação e retenção de funcionários

Usando o Smartsheet para automatizar o processo de revisão salarial, a CSU ajudou os gerentes a aprovarem quase todas as solicitações de revisão. 

“Antes, só de 10% a 15% dos funcionários que enviavam solicitações de revisão salarial tinham o pedido atendido. Agora que usamos o Smartsheet, o processo melhorou e todo mundo sabe as etapas necessárias, fazendo esse número subir para 75% a 80%, ou seja, o dinheiro voltará para o bolso dos funcionários”, diz Malone.

Aumento do uso do Smartsheet graças à facilidade na adoção

Malone usou sua experiência no Smartsheet para virar mobilizer e incentivar o uso da ferramenta internamente, organizando uma série de Smartsheet Days de sucesso e apresentações trimestrais para treinar novos funcionários. “Com os Smartsheet Days, o número de licenças foi de 550 para mais de 800”, diz Malone. Malone também lançou um painel de notícias do Smartsheet que os funcionários podem acessar para preencher um formulário caso precisem de ajuda para usar os recursos da ferramenta. Os funcionários recebem uma notificação automática por e-mail quando preenchem o documento e ganham acesso a um calendário para agendar reuniões com Malone e sua equipe. “Começamos a usar o Smartsheet em um projeto bem pequeno, e o uso da ferramenta cresceu muito rápido em vários departamentos da universidade, o que é incrível. 

O Smartsheet também transformou minha carreira profissional. É por causa dele que hoje tenho o meu cargo e o meu salário. Ele facilitou muito meu trabalho no departamento de TI. Agora posso dedicar meu tempo aos objetivos estratégicos da universidade, como oferecer aos alunos treinamentos sobre as tecnologias emergentes, incluindo a inteligência artificial, e fazer mais sem estourar o orçamento”, diz Malone.

Para saber mais sobre a história, leia nosso estudo de caso.