A George Washington University School of Nursing usa o Smartsheet para otimizar o desenvolvimento de cursos

A George Washington University School of Nursing, localizada em Ashburn, Virgínia, é uma das melhores escolas de enfermagem do país, oferecendo programas educacionais inovadores liderados por professores de primeira linha, apoiados pela mais recente tecnologia em cuidados de saúde.  Fundada em 2010, a escola oferece programas de bacharelado, mestrado, doutorado e certificação, ajudando os estudantes de enfermagem a terem sucesso na prestação de cuidados de saúde humanitário e de alta qualidade. A escola tem mais de 60 membros no corpo docente e cerca de 800 alunos.

Nos bastidores, uma equipe de gerentes de projeto do departamento de aprendizagem online e tecnologia instrucional fica encarregada de gerenciar projetos em toda a escola, incluindo o desenvolvimento de cursos, o planejamento estratégico e o fornecimento de recursos para apoiar professores, funcionários e alunos. O Smartsheet está no centro de tudo. 

“O Smartsheet basicamente administra nossa escola”, afirma Miro Liwosz, reitor assistente de Aprendizagem Online e Tecnologia Instrucional na George Washington University School of Nursing. “Ele nos oferece uma estrutura robusta que permite que nosso escritório de design instrucional gerencie projetos e ajude nossa equipe e corpo docente a garantir a preparação do curso.”

Há muitos anos, Liwosz e sua equipe dependiam de diferentes software de planilhas e ferramentas de gerenciamento de projetos digitais, mas nenhum deles atendia às crescentes necessidades do departamento. “O gerenciamento de projetos não era centralizado nem coordenado, tudo era um pouco caótico. Havia muitas trocas de e-mails para tentar obter informações atualizadas”, diz Liwosz. Por exemplo, o cronograma de cursos, a integração de novos professores e funcionários e a revisão de programas de estudo eram processos separados que exigiam um esforço manual significativo para atualizar e monitorar. O departamento de aprendizagem online e tecnologia instrucional também precisava de um método confiável para relatar as métricas de preparação do curso para as partes interessadas.

Encontrar ferramentas melhores tornou-se especialmente importante quando a escola desenvolveu um novo plano estratégico. “Precisávamos de uma maneira melhor de mapear nosso trabalho conforme as prioridades estratégicas da escola surgiam”, diz Liwosz.

Gerenciamento centralizado do desenvolvimento do curso, dos cronogramas e das métricas de avaliação no Smartsheet 

Após considerar vários sistemas de gerenciamento de projetos, Liwosz escolheu o Smartsheet. “Eu pude iniciar um teste gratuito e me identifiquei imediatamente com a ferramenta”, diz ele. “Ela me permitiu criar facilmente informações históricas para cada projeto e monitorá-las do início ao fim. Também nos deu recursos colaborativos que nunca vimos antes para conectar todos nós em um único espaço em toda a escola.”

A School of Nursing usa o Smartsheet para gerenciar centralmente mais de 160 cursos por ano. Cada curso é apresentado em uma exibição de alto nível do gerenciamento de projetos e em uma exibição detalhada no Smartsheet, com informações em tempo real, como cronogramas de cursos, instrutores, listas de verificação e pedidos de livros didáticos, que ficam acessíveis à equipe interna e ao corpo docente. Cada curso também recebe um designer instrucional interno para ajudar no desenvolvimento e monitorar marcos e feedback.

A escola usa a automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para manter contato com a equipe e o corpo docente, enviando automaticamente notificações de marcos e prazos de cursos para a equipe e o corpo docente e para automatizar o processo de revisão de programas de estudos da escola, que inclui um sistema de aprovação de cursos para educadores e reitores de programas. Além disso, a escola usa o Smartsheet para gerenciar as principais medidas de avaliação no final de um curso. Cada membro do corpo docente envia uma avaliação do curso no Smartsheet, com as informações encaminhadas automaticamente aos reitores do programa e mensuradas em relação aos resultados do programa da escola. Além disso, o Smartsheet ajuda a escola a simplificar as revisões dos programas de estudo, identificar livros didáticos e se conectar à biblioteca para encomendar livros.

A escola usa o Data Shuttle para carregar automaticamente os dados de coordenação do curso do sistema interno de planejamento de recursos empresariais (ERP) Banner para o Smartsheet. Ao conectar o Banner ao Smartsheet, a escola pode mapear cursos e créditos, visualizar as métricas de matrícula atuais e criar cronogramas de cursos imediatamente com dados em tempo real que chegam do Banner todos os dias.  

Mapeamento de cursos para objetivos e resultados 

Usando o Smartsheet, a school of Nursing otimiza a coordenação do curso e o gerenciamento de projetos, ao mesmo tempo em que mapeia cada projeto para as metas e iniciativas da escola. Especificamente, o departamento de aprendizagem online e tecnologia instrucional usa planilhas e relatórios para identificar quais cursos atendem aos objetivos de aprendizagem e quais cursos se desviam deles. 

“Com nosso sistema de mapeamento e ajuste para monitorar o credenciamento no Smartsheet, podemos ver facilmente se um curso não está mapeado para um objetivo, para que possamos determinar se precisamos reprojetar o currículo”, diz Liwosz.

A escola também começou a usar o Smartsheet com a inteligência artificial (IA) para partes do processo de planejamento estratégico. Em uma recente reunião de planejamento estratégico da equipe e do corpo docente, a escola criou perguntas para chegar a metas específicas, registrou as respostas no Smartsheet e, em seguida, usou a OpenAI para gerar possíveis estratégias. “Ao final da reunião, tínhamos uma lista de possíveis estratégias no Smartsheet e as usamos para começar a desenvolver um plano estratégico com quatro metas principais”, diz Liwosz. A equipe monitora o progresso rumo às metas em um único painel de planejamento estratégico do Smartsheet, ajudando a ser mais proativa no apoio a iniciativas em andamento.

Melhor visibilidade com painéis para alunos, professores e funcionários

A School of Nursing usa painéis no Smartsheet para dar aos alunos, professores e funcionários acesso fácil a importantes recursos, projetos e cursos. Por exemplo, um painel do hub de recursos do Smartsheet oferece aos alunos um local para visualizar eventos, informações sobre o curso e recursos tecnológicos. “O hub de recursos e o painel são importantes para ajudar nossos alunos a organizarem seus dias e sua experiência acadêmica em geral”, diz Liwosz. “Sites são mais estáticos, portanto, os painéis são uma forma muito mais dinâmica de disponibilizar os recursos de que os alunos precisam.” Um painel semelhante para o corpo docente disponibiliza recursos instrucionais, como a avaliação do curso, para permitir um ensino mais eficaz. A automação do fluxo de trabalho também ajuda a escola a monitorar as solicitações de folga remunerada (PTO) do corpo docente. Quando um membro do corpo docente insere uma solicitação no Smartsheet, ela é automaticamente enviada a um supervisor e é aprovada ou recusada. Liwosz também usa o Smartsheet para gerenciar facilmente contratos de propriedade intelectual no desenvolvimento de cursos com fornecedores.

A escola também conta com o Smartsheet para gerenciar a integração do corpo docente e da equipe, com um painel que exibe uma lista de requisitos, como computadores, recursos educacionais e escritórios para cada novo funcionário.

Economia de tempo com a digitalização e automação de processos essenciais

A School of Nursing eliminou o trabalho manual para os principais processos de negócios. “Eliminamos muito esforço manual dos processos de revisão de programas de estudos, mapeamento de credenciamento e gerenciamento de contratos usando o Smartsheet, e isso poupa muito tempo administrativo”, diz Liwosz. “O Smartsheet automatiza a revisão e a aprovação de programas de estudo para que eu não precise mais enviar e-mails e coletar assinaturas para aprovação de vários departamentos. O Smartsheet me economiza várias horas por semana ao simplificar esse processo.”

O Smartsheet oferece à escola a infraestrutura necessária para ser bem-sucedida, organizando o gerenciamento de projetos e garantindo que a escola possa ser ampliada e continuar a aprimorar os principais fluxos de trabalho e processos. O Smartsheet também proporciona à escola um melhor controle com governança para gerenciar a privacidade e a segurança e garantir a conformidade com políticas e procedimentos. Como resultado, a School of Nursing pode se concentrar mais em sua missão de treinar enfermeiros para oferecer cuidados de saúde humanitários e de alta qualidade. 

“O Smartsheet me ajudou a melhorar minhas habilidades e capacidade de entender como as pessoas aprendem, se organizam e trabalham”, diz Liwosz. “Ele também se tornou uma ferramenta essencial para ajudar nosso corpo docente a se concentrar em oferecer aos nossos alunos a melhor educação possível.”
 

Para ver mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.