A Swinburne Edge transforma suas operações com o Smartsheet, simplificando os fluxos de trabalho e aprimorando a colaboração

A Swinburne Edge, parte da Swinburne University of Technology na Austrália, oferece cursos de desenvolvimento profissional, treinamento de força de trabalho e soluções de aprendizado personalizadas para empresas. Anoush Hovivyan, gerente de operações da Swinburne Edge, é responsável pela experiência do cliente. “Somos muito apaixonados pela aprendizagem ao longo da vida. Queremos que nossos alunos continuem desenvolvendo suas habilidades e cresçam em suas funções profissionais”, afirma ela. Para isso, a Swinburne Edge está comprometida com a melhoria contínua de seus processos e promoção de uma cultura de inovação. 

“Acompanhar as últimas tendências e tecnologias é essencial, pois as operações afetam diretamente nossos alunos e clientes”, diz Anoush.

Equipes com potencial de colaboração inexplorado, aproveitando a automação para agilizar processos manuais

Fiel a esse espírito, a Swinburne Edge tinha como objetivo unir suas equipes isoladas. “Em 2019, cada gerente de projeto lidava com seus clientes de forma independente. Quando alguém estava ausente, era difícil para os outros intervirem porque todos usavam abordagens diferentes”, observa Anoush. 

A instituição também precisava simplificar seus processos manuais. “Os coordenadores de programas usavam planilhas simples para acompanhar as atividades no escritório”, acrescenta ela. Com o número cada vez maior de funcionários trabalhando remotamente, manter todos informados por e-mail tornou-se cada vez mais desafiador.

Anoush já tinha usado o Smartsheet em outro emprego, então ela sugeriu incorporá-lo para automatizar os processos, garantir a escalabilidade e melhorar os fluxos de trabalho. Além de se concentrar nos resultados, ela tem como objetivo garantir o engajamento total da equipe. 

Como líder, Anoush entendeu a importância de envolver toda a equipe no processo de implementação para resolver preocupações e incentivar a adoção. No início, alguns funcionários ficaram inseguros de usar uma solução desconhecida. Por exemplo, eles não sabiam se as notificações automatizadas seriam entregues de forma confiável e estavam receosos de confiar em processos que não podiam ver.

Execução de teste

Para facilitar a adoção do novo sistema pela equipe, a Swinburne Edge passou a usar o Smartsheet aos poucos, começando com um projeto para gerenciar o calendário anual da equipe de funcionários temporários. Antes, a equipe acompanhava o status de cerca de 4 mil workshops por ano com planilhas de todo tipo, desde o faturamento até os cronogramas. Reconciliar os dados no final do ano era um desafio.

Com o Smartsheet, Anoush automatizou todo o processo. Após quatro meses trabalhando no projeto, a equipe viu o valor dos lembretes e painéis automáticos. Essa mudança mostrou como o Smartsheet pode aumentar a eficiência. A equipe da Edge começou a criar suas próprias planilhas e a aproveitar o potencial do Smartsheet. “Os membros da equipe que estavam inicialmente hesitantes agora se tornaram defensores entusiasmados, frequentemente perguntando como podem aproveitar ainda mais isso em suas funções.”

Criação de soluções personalizadas

Depois do teste bem-sucedido, a Swinburne Edge implementou o Smartsheet em todas as operações, automatizando vários processos. Com o apoio da parceira Atturra, a equipe desenvolveu painéis em que os clientes podem ver o progresso de aprendizado dos funcionários em tempo real. Enquanto isso, os alunos podem solicitar informações por meio de formulários do Smartsheet e receber respostas mais rápidas.

O Smartsheet também tornou as informações mais acessíveis. “A visibilidade em tempo real foi a conquista mais surpreendente”, compartilha Hovivyan. “Os painéis e relatórios apresentam atualizações sobre os status e as cargas de trabalho dos projetos. Essa transparência tem sido crucial para nossa equipe e nossos clientes, tornando todos mais responsáveis e informados.”

Uma equipe mais colaborativa e responsiva

Com tudo centralizado, a Swinburne Edge alcançou sua meta inicial: Colaboração melhorada em toda a equipe de projeto. “Melhoramos a colaboração com o Smartsheet. Todo mundo está compartilhando recursos e trabalhando como uma unidade coesa. Ao tornar tudo mais transparente, o Smartsheet ajudou a unificar a equipe”, acrescenta Anoush.

Essa visibilidade também melhorou a comunicação, não só dentro da equipe, mas também com clientes e alunos. “Quando os alunos pedem para estendermos o prazo das tarefas, conseguimos responder em até 24 horas graças à automação do Smartsheet, diminuindo o estresse e a pressão”, explica Anoush.

Inovação que economiza tempo

Com mais transparência, a equipe e os clientes da Swinburne Edge também economizam horas valiosas. 

"Com painéis em tempo real, os clientes acessam informações atualizadas de forma independente, reduzindo a necessidade de reuniões frequentes. Além disso, os e-mails automatizados substituem a comunicação manual, simplificando o fluxo de trabalho. A automação eliminou inúmeras tarefas manuais, economizando aproximadamente 40% do nosso tempo em uma única área. As tarefas que antes exigiam dois coordenadores agora exigem apenas 1,2. Assim, a equipe pode se dedicar a iniciativas estratégicas e ao crescimento profissional”, conta Anoush.

Para Anoush, a jornada de adoção do Smartsheet foi o exemplo perfeito do compromisso da Swinburne Edge com a inovação. “O Smartsheet tem sido transformador. A adoção da tecnologia mais recente nos permitiu oferecer benefícios significativos tanto para nossos alunos quanto para a organização”, observa ela. “Tem sido um privilégio testemunhar o quanto alcançamos usando o Smartsheet.”

Melhoria contínua

Olhando para trás, Anoush acredita que tanto a Smartsheet quanto a Atturra foram fundamentais para fazer da transição um sucesso. “Ambas forneceram suporte excepcional, ajudando-nos a implementar o Smartsheet de maneira mais sólida na Swinburne Edge. A equipe é receptiva, está sempre disponível e oferece treinamentos personalizados de acordo com as nossas necessidades”, observa Anoush.

Com a ajuda de seus parceiros, a Swinburne Edge está levando o Smartsheet a outro patamar. A instituição de ensino começou recentemente a usar oDynamic View e o Data Shuttle para fornecer informações oportunas e contextuais, permitindo que os funcionários docentes e não docentes vejam informações relevantes para eles. “O Dynamic View tem o potencial de aumentar significativamente a transparência e a organização, permitindo que nossa força de trabalho contingente monitore suas atribuições em tempo real”, afirma Anoush. “A Edge também está considerando o uso de WorkApps e ferramentas de inteligência artificial (IA). Nosso trabalho com a Swinburne demonstra ainda mais o valor que o Smartsheet cria em toda a organização. A Atturra e o Smartsheet capacitaram a Anoush e sua equipe para entregar trabalhos de alto valor e em menos tempo.

Crescimento constante

Quanto mais a Swinburne Edge cresce, mais ela conta com a flexibilidade e a escalabilidade que o Smartsheet oferece. “À medida que expandimos, precisamos de um sistema que escale conosco. A capacidade de adaptação do Smartsheet simplifica a integração e garante que o gerenciamento de projetos seja ininterrupto”, acrescenta Anoush.

Como uma pessoa que gosta de liderar pelo exemplo, Anoush fica emocionada ao ver que o Smartsheet está ganhando força em toda a universidade. 

“Estamos demonstrando os benefícios do Smartsheet para outras equipes, capacitando-as a desenvolver suas próprias soluções. À medida que a adoção aumenta, acredito que melhorará a colaboração entre departamentos, alinhando-se com a visão de Swinburne para uma abordagem mais unificada”.