A Operation Smile mobiliza mais de 6 mil voluntários em todo o mundo para oferecer cirurgia e treinamento seguros com o Smartsheet.

Desde 1982, a Operation Smile já atendeu centenas de milhares de pacientes em todo o mundo, realizando cirurgias de fissura labiopalatina e fornecendo cuidados de saúde abrangentes.  Uma das maiores organizações cirúrgicas sem fins lucrativos liderada por voluntários em todo o mundo, a Operation Smile conta com mais de 6 mil voluntários médicos de 67 países para oferecer programas de treinamento e cirurgias confiáveis em todo o mundo, defendendo a importância da cirurgia segura em ambientes com poucos recursos. “Queremos ajudar o maior número possível de pessoas. Nossa meta é melhorar a qualidade da assistência médica por meio de programas cirúrgicos, fornecendo treinamento, educação, suprimentos e equipamentos aos médicos”, diz Sean Riordan, vice-presidente associado de TI da Operation Smile.

Há muitos anos, quando Riordan assumiu o cargo, foi encarregado de liderar a nova fase de transformação digital da organização. A meta era desafiadora, porque a Operation Smile usava muito material impresso, planilhas e e-mails para monitorar orçamentos e cronogramas da equipe em campo. A organização também gerenciava projetos na plataforma de nuvem Monday.com, o que impedia que os funcionários se aprofundassem nos projetos. “Tínhamos múltiplos modelos, e os dados não eram os mais atualizados”, diz ele. “Também tínhamos limitações resultantes do grande volume de dados para orçamentos e planejamento global. Passávamos muito trabalho analisando e dividindo 40 mil linhas de dados em categorias menores para um projeto.”

Com processos manuais e múltiplas ferramentas, a Operation Smile não tinha visibilidade de seus programas em campo. “Nossos programas e o número de voluntários são atualizados com frequência, e não tínhamos uma maneira adequada de ver o que aconteceria com um programa se um dado precisasse ser alterado”, diz Riordan. “Nós tentamos usar capturas de tela para criar relatórios para a equipe de liderança, mas isso não era nem um pouco eficiente.”

A organização tentou resolver os problemas implementando um software para centralizar os dados e oferecer mais consistência e visibilidade. No entanto, qualquer novo software precisaria ser implementado de forma rápida e fácil. “O departamento de TI oferece suporte a funcionários e voluntários em diferentes países todos os dias, não podemos simplesmente parar o que estamos fazendo para implementar uma nova pilha de tecnologia”, diz Riordan. “Precisávamos que a implementação fosse o mais simples possível. Isso era importante também porque membros da equipe de diferentes regiões nem sempre têm a mesma capacidade técnica para aprender algo novo.”

Serviços profissionais da Smartsheet ajudam a criar rapidamente uma ferramenta de gerenciamento de projetos e programas. 

Inicialmente, a Operation Smile adotou o Smartsheet para ajudar a equipe de marketing a gerenciar projetos internos de branding e marketing. Recentemente, a organização decidiu usar o Smartsheet como ferramenta principal de gerenciamento de projetos, substituindo o Monday.com. Para ajudar a projetar e criar a nova ferramenta, a Operation Smile trabalhou com as equipes de serviços profissionais da Smartsheet. 

“O Smartsheet é muito fácil de usar, mas precisávamos entender como poderíamos usar os recursos mais complexos”, diz Riordan. “Os serviços profissionais da Smartsheet foram essenciais para nos ajudar a criar e implementar uma solução rapidamente. Eles assumiram um projeto que pensávamos que levaria um mês e o concluíram em alguns dias. Eles entenderam muito bem o nosso caso de negócio e se mantiveram acessíveis, flexíveis e disponíveis durante toda a interação.”

A Operation Smile também recebeu amplo suporte de treinamento dos serviços profissionais da Smartsheet durante a implementação da solução. “Os serviços profissionais não apenas criaram a solução, mas também integraram nossos usuários finais e treinaram nossas equipes”, diz Riordan. “Isso fez com que nossos usuários se sentissem prontos para usar a solução imediatamente.”

Os serviços profissionais da Smartsheet ajudaram a criar uma lista programática para planejamento e revisão. Os funcionários e voluntários em diferentes países podem acessar uma planilha central do Smartsheet para inserir dados atualizados de programas cirúrgicos e não cirúrgicos, como projetos de nutrição e fonoaudiologia. “Agora, temos dados atualizados sobre o número de voluntários necessários para um programa, bem como uma previsão de quantas pessoas receberão ajuda”, diz Riordan. “Esses dados são atualizados automaticamente todos os dias.”

A Operation Smile usa recursos do Smartsheet como exibições dinâmicas e formatação condicional para monitorar o status dos projetos em programas específicos. A organização usa fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet para monitorar problemas nos projetos individuais. “Se ocorrer algo que atrase as operações do programa e possa afetar a qualidade do atendimento médico ou os nossos voluntários, notificações são enviadas automaticamente para que a pessoa certa possa agir”, diz Riordan.

Ao usar o recurso de semáforo (vermelho, amarelo e verde) para monitorar o status dos projetos no Smartsheet, a Operation Smile consegue destacar rapidamente quaisquer alterações no cronograma de um projeto, como datas ou voluntários necessários. Além disso, a organização usa os painéis do Smartsheet para resumir o status do programa e as atividades planejadas para as equipes de liderança. “Agora, podemos ajudar os líderes a ver se estamos no caminho certo para atingir os marcos, além dos planos que estabelecemos para lidar com desvios”, diz Riordan. “Nós realmente não conseguíamos fazer isso antes.”

Mobilização global eficiente dos voluntários usando dados consistentes e atualizados 

A Operation Smile está usando o Smartsheet para obter e apresentar dados consolidados quase em tempo real aos funcionários e às equipes de liderança todos os dias. 

“Os dados dos nossos programas e projetos são atualizados em alguns minutos, praticamente em tempo real. Com isso, temos acesso a informações atualizadas sobre o que nossos funcionários e voluntários estão fazendo em campo a qualquer momento”, diz Riordan.

Com dados precisos, a Operation Smile pode planejar melhor como distribuir a equipe e os voluntários nos programas de cirurgia e treinamento. “Atuamos em muitos países e precisamos considerar possíveis impactos de saúde, ambientais e até mesmo políticos”, diz Riordan. “Essas questões podem impedir ou atrasar o andamento dos nossos programas. Com o Smartsheet, conseguimos monitorar isso de perto para planejar a maneira mais eficaz de mobilizar nossos voluntários em diferentes países.”

Mais tempo para se concentrar nos programas de cirurgias 

Com o Smartsheet, a Operation Smile gasta menos tempo correndo atrás de métricas de status do projeto, porque esses dados são apresentados em painéis que podem ser acessados por todos e a qualquer momento. “O melhor acesso aos dados do programa reduziu o tempo de reunião das equipes de atividades do programa”, diz Riordan. 

“Toda semana, elas se reúnem para avaliar os programas e garantir que estejam em dia ou decidir o que deve ser feito em caso de problemas. Essa reunião costumava durar no mínimo uma hora. Agora, ela acaba em 30 minutos, porque os relatórios ficam disponíveis no painel. Quando os painéis forem disponibilizados para mais equipes, acredito que nosso processo de planejamento ficará 30% mais rápido.” 

Com mais tempo disponível, as equipes da Operation Smile podem se concentrar em oferecer programas médicos em diferentes países.

Suporte para uma abordagem DevOps em TI

A equipe de TI da organização aproveitou que o Smartsheet é uma solução com pouco código, o que facilita iterar e resolver problemas rapidamente. Isso possibilitou um novo modelo DevOps no departamento de TI, em que a equipe integra desenvolvimento e operações de forma mais ágil. “Anteriormente, fazíamos muitas atividades típicas de TI, como solucionar problemas na central de ajuda”, diz Riordan. “Agora, temos suporte a uma abordagem DevOps, o que nos ajuda a responder às solicitações internas mais rapidamente. Agora, a equipe de TI tem mais visibilidade, e pessoas em toda a organização estão solicitando novos projetos. Com isso, conseguimos apoiar melhor nossa transformação digital.”

A Operation Smile planeja implementar recursos adicionais do Smartsheet, como o Control Center, para agilizar ainda mais o gerenciamento de projetos e programas. “Um dos nossos próximos projetos é desenvolver um monitor de saúde e segurança, que nos ajudará a tomar decisões melhores sobre nossas atividades em regiões com desafios relacionados à saúde”, diz Riordan. “Estamos confiantes de que o Smartsheet é a ferramenta que vai nos conduzir para o futuro.”

Para ver mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.