Os Jogos Olímpicos Especiais dos EUA de 2022 usam o Smartsheet para gerenciar facilmente centenas de eventos para milhares de atletas e treinadores

A cada quatro anos, milhares de atletas se reúnem para competir nas modalidades de natação, corrida, golfe e outros esportes durante os Jogos Olímpicos Especiais dos EUA. A Special Olympics, a maior organização esportiva do mundo para crianças e adultos com deficiência intelectual, oferece treinamento e atividades o ano todo para 5 milhões de participantes em 172 países. Os Jogos Especiais dos EUA deste ano, realizados em Orlando, Flórida, contarão com mais de 5.500 atletas e treinadores de todos os 50 estados e do Caribe, competindo em centenas de eventos em 11 locais.

A tecnologia desempenha um papel central no sucesso dos Jogos Especiais dos EUA, liderados pelo Smartsheet. A organização usa o Smartsheet para gerenciar os horários dos participantes e voluntários e dar aos atletas, treinadores e espectadores uma melhor visibilidade de todos os eventos. “Seremos os Jogos Especiais dos EUA tecnologicamente mais avançados de todos os tempos, e o trabalho que fazemos no Smartsheet está nos ajudando a contatar todos os grupos constituintes para melhor capacitar os negócios”, diz Lonnie Snyder, diretor de informações da 2022 Special Olympics USA Games.

A 2022 Special Olympics USA Games nem sempre teve uma maneira eficiente de gerenciar cronogramas e eventos. “Nunca tivemos um manual ou guia de planejamento. Empreiteiros e consultores tinham suas próprias ferramentas, como e-mail e planilhas, sem uma maneira coesa de rastrear tudo”, diz Snyder. “Para gerenciar adequadamente um evento tão grande, era crucial que começássemos a organizar nosso trabalho para que todos pudessem estar alinhados e seguir na mesma direção.”

Aumentando a visibilidade do evento com portais e painéis no Smartsheet

Snyder incentivou a organização a adotar o Smartsheet como forma de aumentar a eficiência e a visibilidade. “Eu já havia usado o Smartsheet antes e sabia que era uma ferramenta inovadora e fácil de adotar”, diz ele. “Vi como o Smartsheet pode simplificar o gerenciamento de projetos e reformular a forma como colaboramos e encontramos informações em um local central.”

A 2022 Special Olympics USA Games iniciou sua jornada no Smartsheet criando planos de projeto para mais de 70 projetos internos. “A lista de projetos tornou-se um mapa, onde as pessoas podiam simplesmente clicar em um projeto e encontrar links para áreas de trabalho individuais com informações mais detalhadas para cada líder de equipe”, diz Snyder. “Ela rapidamente se tornou nosso hub para tudo.” A organização criou um portal público para Chefes de Delegação (HODs), responsáveis por cada uma das 64 delegações presentes nos jogos. “Cada HOD precisa visualizar os próximos marcos, prazos, webinars e informações de contato”, diz Snyder. “Agora, essas informações estão todas em um só lugar no Smartsheet.”

A 2022 Special Olympics USA Games também criou painéis de operações no Smartsheet para fornecer aos líderes organizacionais resumos detalhados de cronogramas, entregas de equipamentos, acomodações, tecnologia, transporte e coordenação de voluntários. O líder de cada esporte usa o aplicativo móvel do Smartsheet para visualizar rapidamente as informações de que precisa. “Seja um painel operacional de um esporte específico ou um painel do diretor de operações do local, todos os nossos líderes podem acessar dados em tempo real no Smartsheet para fazer seu trabalho com mais eficiência e otimizar o planejamento dos jogos”, diz Snyder. A organização conta com fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet para receber alertas e notificações quando os dados do projeto ou do calendário são enviados por meio de cada portal ou painel.

Além disso, a 2022 Special Olympics USA Games usa o DataMesh, uma ferramenta da Smartsheet que mapeia dados entre planilhas e relatórios grandes para fornecer às equipes internas e fornecedores externos uma maneira fácil de rastrear detalhes específicos do evento. “Temos uma lista complexa de equipamentos importantes e um processo de coleta de requisitos, e o DataMesh simplifica tudo para que possamos ver facilmente tudo o que é necessário para um determinado local ou evento”, diz Snyder. “Agora, temos uma lista suspensa de coisas para escolher, incluindo móveis ou tipos de equipamentos, suprimentos médicos ou outras categorias. Quando chega a hora da aquisição, um fornecedor vê apenas os equipamentos ou suprimentos pelos quais é responsável, sem se preocupar em tocar nos dados de origem.”

Uma maneira mais fácil de gerenciar um evento complexo de 7 dias

Usando o Smartsheet, os Jogos Olímpicos Especiais dos EUA de 2022 fornecem às pessoas os detalhes atualizados do evento em seus dispositivos móveis, ajudando a simplificar o gerenciamento de uma competição complexa que dura uma semana. “O Smartsheet nos oferece um local central que todos podem consultar para obter os detalhes mais recentes do projeto ou do evento e nos ajuda a resolver rapidamente quaisquer problemas que surjam”, diz Snyder. “Quando surge algo, não são mais necessários muitos telefonemas ou e-mails para encontrar a pessoa certa. Encontrar essa pessoa requer apenas uma rápida olhada em um painel no Smartsheet.”  Agora, em vez de vasculhar dezenas de e-mails, os chefes de delegação podem contar com os fluxos de trabalho do Smartsheet para alertá-los sobre alterações ou atualizações de agendamento.

O Smartsheet também permite que a organização responda rapidamente às solicitações da liderança. “Com o Smartsheet, quando o CEO faz uma pergunta difícil, você pode obter a resposta em segundos”, diz Snyder. Por exemplo, os dados orçamentários são constantemente atualizados e disponibilizados por meio de painéis orçamentários especiais. “Como as informações estão em um espaço de trabalho central, qualquer pessoa pode ver qual orçamento foi aprovado a qualquer momento”, diz Snyder. “Isso nos ajuda a evitar surpresas durante as reuniões.”

Economia de custos estimada em mais de US$ 200.000

A 2022 Special Olympics USA Games está reduzindo os custos devido à eficiência possibilitada pelo Smartsheet. “Sem o portal do chefe da delegação no Smartsheet, precisaríamos de pelo menos mais três funcionários em tempo integral para gerenciar todos os dados e solicitações que chegam todos os dias”, diz Snyder. “Não precisar contratar mais pessoas permite economizar US$ 200.000 por ano.”

A organização também economiza tempo ajudando as pessoas a encontrar mais rapidamente as informações de que precisam. “Recebemos até 10 solicitações por semana de equipes, fornecedores ou famílias pedindo a programação atualizada ou informações sobre eventos. Em meu cargo anterior, encontrar respostas para essas solicitações às vezes levava até uma semana. Agora, podemos encontrar todas as informações que as pessoas precisam em menos de algumas horas”, diz Snyder.

Uma ferramenta simplificada para rastreamento de eventos 

Como o Smartsheet é uma solução de código simples, os membros da equipe da 2022 Special Olympics USA Game gastaram pouco tempo para adotá-lo e aproveitar seus recursos. “Independentemente do tipo de computador ou sistema operacional, as pessoas acharam muito fácil de usar”, diz Snyder. “Mesmo algo como criar um formulário da web e arrastar campos é fácil de fazer logo depois de aprender o processo. Tivemos pessoas aqui que se tornaram usuários avançados em poucas semanas, usando fórmulas avançadas, campos de resumo e outros recursos logo após a adoção do Smartsheet.”

Além disso, a 2022 Special Olympics USA Games integrou o Smartsheet com seu novo aplicativo móvel de engajamento de torcedores, que oferece aos atletas e torcedores uma maneira de criar e visualizar programações de jogos, encontrar localizações e distâncias, procurar outros atletas e treinadores e enviar mensagens de encorajamento. “Queríamos dar aos fãs e atletas uma experiência VIP, e é isso que estamos oferecendo com o aplicativo de engajamento de fãs”, diz Snyder. “Garantimos que o Smartsheet seja nossa única fonte da verdade para nossas programações de eventos, e isso também atualiza automaticamente o aplicativo.”

Uma transição suave para os Jogos de 2026

A 2022 Special Olympics USA Games está aproveitando a adoção do Smartsheet para fazer uma transição suave para os Jogos dos EUA de 2026 em Minnesota. Snyder atuará como Diretor de Tecnologia e Informação durante os jogos. “Planejamos simplesmente fazer a transição da conta para que a próxima equipe de liderança tenha tudo o que precisa no Smartsheet para ter sucesso nos Jogos de 2026”, diz Snyder. “Eles não terão que fazer programação complexa ou usar outro sistema de gerenciamento de conteúdo. Eles só precisam atualizar planilhas no Smartsheet e fornecer dados em tempo real para as pessoas. Provamos que o Smartsheet pode lidar com qualquer coisa que apresentarmos a ele. É como um canivete suíço: não há nada que você não possa fazer com ele.”

Para mais informações sobre essa história, consulte nosso estudo de caso.