A EAH Housing ajuda mais pessoas a encontrar moradias acessíveis, aumentando a escalabilidade e a colaboração com o Smartsheet

Os custos altíssimos dos imóveis atualmente significam que comprar ou alugar uma casa não é uma opção realista para muitas pessoas. A EAH Housing quer mudar isso. Uma das maiores organizações sem fins lucrativos de desenvolvimento e gerenciamento de moradias no oeste dos Estados Unidos, a EAH Housing ajuda pessoas a encontrar moradias acessíveis em algumas das regiões mais caras dos Estados Unidos. A organização administra mais de 230 propriedades para famílias de baixa renda, idosos e pessoas com deficiências e necessidades especiais na Califórnia e no Havaí. A EAH Housing também oferece liderança local, regional e nacional na luta por moradias.

Como a demanda por moradias econômicas aumentou nos últimos anos, a EAH Housing teve um crescimento significativo. “Planejamos construir mais unidades nos próximos cinco anos do que nos últimos 25 anos”, diz Clarice Veloso-Lugo, diretora de comunicações da EAH Housing. Para apoiar essa meta estratégica, a organização usa o software Smartsheet para gerenciar todos os projetos de desenvolvimento e gerenciamento e ajudar as equipes de desenvolvimento imobiliário e de gerenciamento de propriedades a colaborar.

“Precisamos de tecnologia para apoiar nossas operações à medida que adicionamos novas propriedades e desenvolvemos projetos”, afirma Veloso-Lugo. “É por isso que o Smartsheet é tão importante para nós. Ele nos ajuda a escalonar e atingir nossos objetivos.”

A escalabilidade e a colaboração não eram nada fáceis antes de a organização começar a usar o Smartsheet. Por exemplo, o departamento de desenvolvimento da EAH Housing tinha uma ferramenta de gerenciamento de projetos com recursos limitados. “Com o software anterior, tínhamos várias cópias de documentos importantes em diferentes departamentos e não havia uma maneira adequada de atualizá-los ou gerenciá-los”, explica Alla Suzdaltsev, diretora de projetos especiais da EAH Housing. “Todos os dados vinham de planilhas diferentes, e nada era padronizado. Não tínhamos visibilidade e não era possível rastrear informações de forma eficiente. Com frequência, era difícil para nós cumprir os prazos dos projetos, o que às vezes significava a perda de financiamento ou de licenças de construção. Precisávamos de uma maneira melhor de manter os projetos em andamento e dentro do cronograma.” 

A colaboração entre as equipes de desenvolvimento imobiliário e de gerenciamento de propriedades também foi um desafio. “Quando a equipe de desenvolvimento terminava um projeto, havia uma divergência com o departamento de gerenciamento de propriedades porque eles não tinham acesso aos dados mais recentes de uma propriedade”, relata Suzdaltsev. “Apesar de estarmos na mesma empresa, às vezes parecia que éramos duas empresas diferentes.”

Acompanhamento de projetos e orçamentos com o Smartsheet 

Embora a EAH Housing tenha adotado o Smartsheet inicialmente para ajudar os gerentes a controlar os orçamentos, não demorou muito para que a equipe de desenvolvimento imobiliário percebesse o valor da ferramenta. “No primeiro ano, percebemos que seria uma ferramenta excelente e flexível para o nosso departamento”, comenta Suzdaltsev. O departamento rapidamente elaborou uma lista de verificação usando o Smartsheet Control Center para exibir as principais datas de início do projeto, marcos e lembretes. Quando o departamento conclui a lista de verificação, uma notificação é enviada à equipe de gerenciamento da propriedade, de recursos humanos, de contabilidade e a outros departamentos para receber feedback.

A EAH Housing usa o Smartsheet Control Center para gerar painéis de resumo com instantâneos de projetos gerais e tarefas individuais do proprietário do projeto. A organização também usa modelos do Smartsheet Control Center para criar listas de verificação de projetos preenchidas com cronogramas, orçamentos e outros dados.

A EAH Housing conta com o gerador de documentos do Smartsheet para criar documentos personalizados com os dados do projeto. Ela também usa o Bridge do Smartsheet para inserir os dados do projeto em uma lista suspensa atualizada com os nomes das propriedades e as informações de contato mais recentes. A EAH Housing também usa o Smartsheet Data Shuttle para integrar diferentes sistemas, incluindo um sistema de informações de gerenciamento de propriedades contendo relatórios. Além disso, a EAH Housing usa o Smartsheet Dynamic View para compartilhar dados de projetos com gerentes de projetos específicos.

A organização usa a automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para automatizar os processos de relatório de incidentes que antes eram manuais, ajudando a EAH Housing a evitar multas regulamentares ao relatar incidentes no local de trabalho com mais rapidez. “Precisamos manter registros precisos e atualizados dos relatórios de incidentes, e o Smartsheet nos oferece um local centralizado para tudo”, conta Suzdaltsev. “Não precisamos ir a outros lugares para encontrar os dados de que precisamos.” A EAH Housing também usa a automação do fluxo de trabalho para enviar alertas aos gerentes de projeto sobre os principais prazos.

“É essencial fornecer informações com base nas datas de vencimento mais recentes do projeto”, relata Suzdaltsev. “Os lembretes automatizados nos ajudam a evitar a perda de prazos, que são essenciais para a declaração de imposto de renda, por exemplo.”

Além disso, a equipe de gerenciamento de propriedades usa o aplicativo móvel Smartsheet para carregar fotos das propriedades no Smartsheet durante as inspeções anuais das propriedades.

Total transparência e visibilidade 

A EAH Housing aumentou sua visibilidade em todos os projetos de desenvolvimento e gerenciamento de propriedades usando o Smartsheet. Em vez de ter dificuldade para encontrar dados de projeto atualizados em várias ferramentas de projeto, a organização pode ter uma visão em tempo real do status de todos os projetos atuais e planejados. “O Smartsheet nos dá total visibilidade e transparência em relação ao gerenciamento de projetos, algo que não acontecia com nossas ferramentas anteriores”, conta Suzdaltsev. “Agora, todo mundo consegue ver em que ponto estamos em qualquer momento durante um projeto. Portanto, não há mais falta de clareza. Por exemplo, nossas reuniões semanais são mais simples porque os gerentes de projeto só precisam olhar o painel para ver se há alguma informação faltando. Graças ao Smartsheet, não preciso ter 20 pessoas no departamento de desenvolvimento. Precisamos de apenas dois funcionários para dar suporte à infraestrutura de construção de novas propriedades.”

Com maior visibilidade do projeto, a EAH Housing consegue manter os projetos em andamento rapidamente e antecipar possíveis obstáculos. “Agora somos mais proativos em relação a problemas no projeto porque o Smartsheet alerta os supervisores quando algo parece estar fora do cronograma”, explica Suzdaltsev. “Nossas equipes de gerenciamento conseguem intervir com bastante antecedência para trabalhar com as equipes de gerenciamento de riscos, recursos humanos ou seguradoras e garantir que todas as informações sejam atualizadas antes de uma unidade entrar em operação.”

Relatórios criados em minutos em vez de horas 

No passado, o administrador do departamento de desenvolvimento da EAH Housing dependia de processos manuais para criar relatórios resumidos de projetos. “Nosso administrador passava de quatro a seis horas por semana reunindo dados de resumo do projeto de todos os gerentes de projeto”, diz Suzdaltsev. “Agora, com os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet, o administrador pode obter todas essas informações imediatamente, com um simples clique.” Da mesma forma, o administrador da equipe de gerenciamento de propriedades gastava até três horas por dia para atualizar as informações de contato das propriedades. Agora, essa pessoa pode fazer atualizações ou alterações em menos de dois minutos.

A organização também gasta menos tempo gerenciando serviços públicos pagos por associações de propriedades.

“Costumava levar dias para reunir todas as informações em nossa ferramenta de gerenciamento de propriedades. Além disso, não havia prestação de contas”, afirma Suzdaltsev. “Algumas vezes não sabíamos se tínhamos arrecadado dinheiro ou não. Atualmente, quando recebemos o pagamento por uma propriedade, nós o processamos e o carregamos no Smartsheet imediatamente e isso atualiza automaticamente as informações em nosso software de gerenciamento de propriedades.”

A organização também usa seu processo de faturamento simplificado para propriedades de moradia estudantil. “Tínhamos um funcionário que gerenciava esse processo, mas realocamos esse recurso, o que nos permite economizar US$ 60.000 por ano”, comenta Suzdaltsev.

Com o uso do Smartsheet, a EAH Housing aumentou a colaboração entre os departamentos. Assim, os gerentes podem visualizar claramente a evolução dos projetos, desde o desenvolvimento até o gerenciamento da propriedade. “O Smartsheet nos ajudou a eliminar os silos de comunicação e a unir diferentes equipes”, explica Suzdaltsev. “Isso reforça ainda mais nossa capacidade de escala para podermos atingir nossa meta de construir mais imóveis e ajudar mais pessoas.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.