O Urban Institute impulsiona a eficiência e promove a sinergia no local de trabalho com o Smartsheet

Fundado em 1968, o Urban Institute, com sede em Washington, DC, é uma organização de pesquisa de política econômica e social sem fins lucrativos e apartidária que fornece dados e evidências para ajudar a promover a ascensão da mobilidade e da equidade. Uma fonte confiável para agentes transformadores que buscam fortalecer a tomada de decisões, criar crescimento econômico inclusivo e melhorar o bem-estar de famílias e comunidades, as áreas de pesquisa da Urban incluem tópicos como educação, saúde e assistência médica, raça e equidade e habitação.

Como uma organização que emprega aproximadamente 600 funcionários em tempo integral em cargos que vão desde pesquisa, desenvolvimento e tecnologia até políticas, contratos e comunicações, o Urban Institute enfrentou processos internos e tarefas de gerenciamento de projetos demorados. Joe Busch, diretor associado de Digital Workplace, viu-se procurando maneiras de simplificar os fluxos de trabalho. “Muito tempo foi gasto apenas para atualização”, lembra ele. 

“Participei de um dia de demonstração do Smartsheet em Washington, DC, e fiquei surpreso ao ver a variedade de pessoas que queriam incorporar o Smartsheet em seus negócios, de donos de restaurantes a operadores de pequenas lojas e gerentes de projetos”, diz Busch.

“Primeiro, tratei o Smartsheet como o Excel, mas ao explorar suas possibilidades, comecei a ver como nossos processos poderiam ser transformados com os fluxos de trabalho eficazes e a experiência intuitiva de usuário que ele oferecia.”

Logo, o Urban Institute disponibilizou o Smartsheet para todos os funcionários, que o usam para gerenciamento de projetos, pesquisas, automação de conformidade e muito mais.

540 horas da equipe foram economizadas com a integração centralizada  

Uma das melhorias mais significativas no Urban Institute desde o Smartsheet tem sido um processo de integração mais tranquilo. “Antes do Smartsheet, a integração era minha maior dor de cabeça”, diz Busch. “Depois de uma semana de férias, como membro da central de atendimento, eu voltava para uma caixa de entrada cheia de centenas de e-mails e tinha que passar por todos eles na esperança de capturar todos aqueles sobre novas contratações, um processo que estava propenso a apresentar falhas e informações perdidas. Os e-mails de novas contratações vinham de várias pessoas em diferentes pontos do processo. Não tínhamos visibilidade sobre quem tinha acesso a diferentes canais ou quem precisava de equipamentos, e as coisas muitas vezes ficavam para trás.”  

Usando o Smartsheet, Busch criou uma plataforma para automatizar, centralizar e simplificar esse processo. A cada nova contratação, o RH insere todas as informações necessárias por meio de um único formulário do Smartsheet. Isso permite que Busch notifique todos os envolvidos por meio de fluxos de trabalho automatizados. “Com o clique de um botão, o gerente da área é notificado sobre sua nova contratação e inicia o processo para identificar as necessidades de equipamentos e software, o que nos ajuda a ter tudo pronto com antecedência”, explica Busch. “Dependendo do tipo da nova contratação – seja um funcionário que retorna ou um colega, por exemplo – posso escolher entre seis modelos, enviar um e-mail de boas-vindas ao nosso novo membro da equipe e apresentá-lo ao seu agente técnico e supervisor.”

Esse também é o momento em que os novos contratados recebem informações de login e senhas. “Antes, enviávamos a mesma senha para cada novo usuário”, lembra Busch. “O Smartsheet permite que incorporemos senhas exclusivas geradas pelo usuário, o que fortaleceu nossa segurança.” 

Enquanto isso, o agente de tecnologia que foi designado para a nova contratação também receberá uma notificação sobre cada nova contratação que será configurada. E a pessoa encarregada da orientação sabe a quem enviar convites para a orientação tecnológica do primeiro dia. Um fluxo de trabalho envia um e-mail para as novas contratações após a orientação, com links para a intranet do Urban sobre os tópicos discutidos em sua orientação para mais contextualização.

O uso do Smartsheet na integração no Urban Institute simplificou o papel da tecnologia no processo. “A economia de tempo é considerável”, destaca Busch. “Muitas das etapas são iniciadas apenas pelas informações enviadas no formulário de integração. Economizamos de duas a quatro horas para cada pessoa que integramos. Para colocar isso em perspectiva, com nossas 180 novas contratações nos últimos 12 meses, economizamos aproximadamente 540 horas da equipe, e agora não temos nenhuma nova contratação que não se sentia preparada já no primeiro dia. Com todas as informações acessíveis, nossos agentes de tecnologia são mais capazes de preparar o equipamento correto e fornecer o software necessário, levando a menos erros e a novas contratações mais satisfeitas”.

Melhoria contínua

Usando um formulário de fluxo de trabalho, feito no Smartsheet, o Urban Institute também pode identificar áreas para melhoria. “O Smartsheet envia uma breve pesquisa a todos os novos contratados após as duas primeiras semanas a bordo. Ele pergunta sobre a experiência do primeiro dia e solicita feedback”, acrescenta Busch. 

Com o tempo, as respostas obtidas na pesquisa resultaram na modificação das sessões de orientação. Anteriormente, as sessões individuais, entre um agente de tecnologia e um novo funcionário, eram realizadas no primeiro dia. Mas as pesquisas indicaram que os novos contratados as acharam longas e desinteressantes. “Instituímos uma sessão em grupo para todos os novos contratados. Isso incentiva uma maior interação e é mais produtivo, pois só precisamos de um agente para passar 30 minutos com um grupo inteiro, em vez de um agente para cada novo contratado”, diz Busch.  

Uma equipe mais produtiva e realizada

Os novos fluxos de trabalho que Busch criou usando Smartsheet foram muito bem recebidos. “Com exibições dinâmicas, cada equipe do Urban Institute pode se concentrar nas informações que considera mais relevantes, e temos as equipes de RH, instalações e tecnologia trabalhando juntas sem problemas”, observa Busch.

“A equipe de RH gosta muito! Eles podem inserir informações diretamente no formulário do Smartsheet com uma seleção suspensa simples em vez de digitar tudo manualmente. Técnicos e engenheiros da central de atendimento também podem encontrar informações sobre novos contratados facilmente, comunicar-se com eles e oferecer suporte no processo de autenticação e configuração.”

A equipe de instalações, responsável por tarefas importantes, como criar cartões de acesso de segurança para novos funcionários e atribuir espaços no escritório, também achou o processo eficaz e fácil de monitorar. Busch diz: “Eles podem monitorar todas as tarefas em um sistema, o Smartsheet”.

A equipe também usa um formulário do Smartsheet para tratar do envio de equipamentos para novos funcionários. “O formulário inclui todas as informações necessárias para confirmar o conteúdo de cada remessa e fornecer informações de monitoramento aos novos contratados”, explica Busch. Além disso, o sistema tem sido útil no gerenciamento de envios de devolução para funcionários que estão saindo da empresa, agilizando ainda mais as operações do instituto. Este formulário foi tão bem-sucedido que a equipe de instalações agora o usa para todos os pacotes UPS e FedEx em toda a empresa.

Olhando para o futuro, o Instituto Urbano planeja ampliar o uso do Smartsheet para processos de desligamento. Com mais de 1.300 pessoas já integradas usando o Smartsheet, Busch também pretende aproveitar mais os relatórios e painéis no futuro. “Nosso relacionamento com Smartsheet se tornou muito importante”, conclui Busch. “Adoramos porque é tranquilo e fácil.”