Como a McGraw Hill evoluiu para ensinar aos alunos nos locais em que eles aprendem

Os estudantes universitários de hoje evoluíram com a internet e esperam encontrar uma experiência educacional digital, com materiais de cursos, tarefas e tutoriais fáceis de acessar por meio de qualquer dispositivo. A Publisher McGraw Hill, líder na ciência do aprendizado, está atendendo a essas expectativas com a Connect™, uma plataforma on-line de gerenciamento de tarefas e aprendizado que permite aos alunos aprender com mais eficiência e eficácia.

“A McGraw Hill é uma empresa de 130 anos; tradicionalmente, o modelo de negócios de publicação é focado em recursos impressos, como livros didáticos”, afirma Megan Gates, consultora de Gerenciamento de Eventos da McGraw Hill. “Mas a maneira como aprendemos mudou; a maneira como ensinamos também mudou, especialmente no ensino superior. Atualmente, os alunos chegam com mais afinidade com as ferramentas e tecnologias digitais. Por isso, precisamos fornecer soluções e serviços consistentes com a maneira como eles aprendem”.

A Connect™ apresenta tarefas e avaliações baseadas na Web, ferramentas de classificação automatizada, livros eletrônicos e tecnologias adaptáveis de aprendizado que criam experiências de aprendizado personalizadas para os alunos. Para promover a plataforma e ajudar instrutores que não são nativos digitais a dominar a tecnologia, Gates e sua equipe organizam eventos de simpósios. Esses eventos reúnem usuários novos e experientes da Connect™ para workshops práticos, grupos focais e sessões de feedback de produtos. Para fazer isso de maneira efetiva, Gates precisava de uma ferramenta que ajudasse sua equipe de eventos de quatro pessoas a organizar 120 eventos por ano espalhados por todo o território dos EUA. O Smartsheet os ajuda a gerenciar todos os detalhes, desde convites e reservas de viagens até o acompanhamento dos comentários e das conversões dos participantes - mesmo quando estão em trânsito.

“Como uma empresa de ciência da aprendizado, precisamos usar soluções que nos permitam avançar tecnologicamente”, diz Gates. “Temos que automatizar processos para sermos mais rápidos e permanecermos competitivos no mercado”.

“Super rápido e fácil”

Os simpósios somente para convidados da McGraw Hill permitem que os educadores discutam os desafios que enfrentam e compartilhem ideias para melhorar o aprendizado dos alunos. Os participantes também podem explorar novas técnicas e tecnologias de ensino, incluindo o aprendizado adaptável e baseado em jogos. Muitos dos eventos são adaptados a disciplinas acadêmicas específicas - como matemática, comunicação ou biologia - fornecendo recursos e ferramentas específicos para cada disciplina que os educadores podem integrar imediatamente em suas salas de aula.

O Smartsheet simplifica o processo de organização de simpósios, tornando mais fácil para Gates e sua equipe gerenciar dezenas de eventos em andamento a qualquer momento. Quando os participantes se inscrevem em um simpósio por meio de uma plataforma de gerenciamento de eventos de terceiros, suas informações de registro são importadas para uma planilha de eventos, fornecendo alertas automatizados em tempo real quando todas as vagas de determinado evento são preenchidas ou quando os participantes enviam projetos ou questionários prévios, antes do início de um workshop. O parceiro de viagem da equipe, American Express, fornece opções de passagens aéreas ou ferroviárias em uma planilha compartilhada para cada simpósio, permitindo que Gates e sua equipe escolham e aprovem as reservas de viagem sem ficarem soterrados em e-mails. Os painéis mostram o desempenho em relação ao orçamento geral, bem como o acompanhamento de despesas de cada evento.

Durante um simpósio, Gates e sua equipe podem acessar a planilha de eventos do Smartsheet em um dispositivo móvel, em vez de transportar fichários impressos pesados ​​para acompanhar as agendas e a logística do evento, como faziam no passado. Em um evento recente, Gates estava organizando os participantes para viajar a um restaurante e percebeu que um dos participantes estava ausente; ela conseguiu ligar para o celular dele diretamente das informações de contato visualizadas no aplicativo móvel do Smartsheet para confirmar se ele iria pular o jantar, sem atrasar o resto dos participantes e nem deixar ninguém acidentalmente para trás.

“Quando você tem 200 pessoas sob seus cuidados, é preciso ser capaz de acessar rapidamente as informações de contato”, diz Gates. “O que eu mais amo no Smartsheet é que posso simplesmente abrir o aplicativo e pesquisar pelo nome que desejo, independentemente do número de planilhas existentes - mesmo que eu tenha mais de cem planilhas para uma centena de eventos diferentes, eu sei que vou encontrar o que preciso. É super fácil e rápido”.

Tomando melhores decisões

Quando Gates e sua equipe estavam analisando soluções tecnológicas para gerenciar simpósios, eles sabiam que precisavam das funcionalidades de uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos, mas com as facilidades que só uma planilha pode proporcionar. A medição de dados foi crucial; além de monitorar o orçamento, a equipe precisa avaliar os programas com medidas quantificáveis, como o progresso em relação a prazos, o número de leads de clientes capturados, as taxas de conversão e muito mais.

“A única maneira de tomar decisões fundamentadas é com dados”, diz Gates. “Os dados nos conta uma história de várias maneiras. Eles informam sobre nossos orçamentos, quantos eventos podemos organizar, quantos educadores nós impactamos, onde eles se encontram na jornada do cliente e, por fim, o retorno do investimento. Portanto, ser capaz de extrair dados de várias planilhas diferentes e colocá-los em um gráfico ou um painel simples que pode ser usado pelos departamentos de vendas, finanças, pelas equipes de produtos e por nossos executivos é algo sensacional. O Smartsheet nos permite tomar decisões mais bem fundamentadas - não apenas sobre as operações internas, mas também sobre o desenvolvimento de produtos”.

Com o Smartsheet, a equipe de eventos pode usar a classificação vermelho/amarelo/verde para sinalizar rapidamente as áreas problemáticas. As categorias de gastos podem ser divididas e representadas visualmente por meio de painéis que mostram aos executivos uma visão instantânea do desempenho atual e do retorno do investimento, sem a necessidade de etapas adicionais para analisar os números. Como as informações são armazenadas em um local centralizado, os usuários podem obter relatórios atualizados que mostram o status atual, para que possam tomar decisões fundamentadas sobre o gerenciamento de gastos para o restante do ano e o planejamento de eventos para o ano seguinte.

“Ser capaz de visualizar os dados atualizados todos os dias me dá uma visão melhor do ponto em que estamos para o preenchimento de todos os nossos eventos, o que é muito importante”, diz Gates. “Caso contrário, vamos apenas jogar dinheiro fora. Isso me torna uma líder melhor, pois consigo ver os resultados todos os dias e alimentar o processo instantaneamente”.

O Smartsheet ajuda Gates e sua equipe a manterem suas tarefas dentro do prazo, respeitando o orçamento e com total transparência para os tomadores de decisão de toda a empresa. Ele também facilita a vida de todos eles enquanto viajam pelo país.

“Essa é uma equipe que viaja muito; eles precisam se sentir preparados para ingressar em um evento”, diz Gates.“E o Smartsheet definitivamente nos ajuda a manter tudo organizado. Ele também me ajuda a gerenciar prazos e acompanhar cronogramas e orçamentos. Ele me ajuda a manter todos no caminho certo e quando todos estamos no caminho, juntos alcançamos o sucesso”.

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