O Departamento de Serviços Humanos de Oregon usa o Smartsheet para administrar programas essenciais com monitoramento centralizado e relatórios precisos

O Departamento de Serviços Humanos de Oregon (ODHS) é a principal agência de Oregon que ajuda no bem-estar e na independência dos moradores locais. Como a maior agência do estado, o ODHS determina a elegibilidade das pessoas que solicitam e recebem ajuda. O ODHS oferece seus serviços a mais de um milhão de pessoas por meio de programas voltados a terceira idade e pessoas com deficiência (Aging and People), bem-estar infantil (Child Welfare), deficiências no desenvolvimento (Developmental Disabilities Services), autossuficiência (Self-Sufficiency Programs), reabilitação profissional (Vocational Rehabilitation) e parceria para elegibilidade em Oregon (Oregon Eligibility Partnership).

A tecnologia desempenha um papel fundamental no trabalho diário da agência, e o ODHS queria encontrar uma solução econômica e segura para gerenciar seus programas e simplificar os relatórios. “O custo é importante para qualquer agência governamental, pois os fluxos de financiamento podem ser limitados e o dinheiro nem sempre é garantido”, diz Joey Razzano, administradora de sistemas de desempenho, ODHS. “Além disso, temos que proteger informações de identificação pessoal, que são dados confidenciais e sensíveis sobre indivíduos.”

Joey havia usado o Smartsheet em sua função anterior na Oregon Health Authority e ajudou na adoção da plataforma no ODHS. “Eu sabia que o Smartsheet não era apenas fácil de usar, mas também escalável e flexível”, diz ela. Joey rapidamente se tornou a especialista em Smartsheet da agência, e diferentes equipes dentro do ODHS a procuraram para ajudar a criar soluções Smartsheet. Uma dessas equipes foi a de reabilitação profissional, um programa financiado pelo governo federal que presta serviços a pessoas com deficiência a fim de ajudá-las a encontrar um emprego. A equipe precisava de uma solução que facilitasse o acompanhamento e a coordenação dos serviços com todos os distritos escolares e prestadores de serviços, para fornecer relatórios precisos ao governo federal.  “O programa corria o risco de perder o financiamento federal porque não estávamos oferecendo relatórios corretos”, afirma Joey.

Gerenciamento de processos de reabilitação profissional no Smartsheet

A equipe de reabilitação profissional não tinha recursos de relatórios centralizados e queria aumentar a colaboração para os funcionários. “Somos obrigados a prestar contas aos órgãos estaduais e federais em relação às nossas entidades de gerenciamento de casos, mas isso era um desafio, porque não conseguíamos fazer com que nossos diferentes sistemas se comunicassem”, afirma Joey. A organização também precisava agilizar o gerenciamento de projetos. “Temos pessoas usando diferentes softwares e ferramentas de monitoramento, e elas não conseguiam colaborar de forma eficaz porque trabalhavam em silos”, afirma Joey.

Depois que um prestador de serviços deixou de entregar um relatório, Joey conseguiu ajudar a equipe a criar rapidamente uma solução para gerenciar melhor o programa de reabilitação profissional no Smartsheet. “Quando meu gerente descreveu a funcionalidade de que precisava, eu sabia que o Smartsheet poderia ajudar”, diz ela. Com o Smartsheet, a equipe pode acompanhar, com mais facilidade, as etapas de aprovação com dezenas de distritos escolares em todo o estado, apresentar relatórios de faturamento em tempo real todos os meses e fornecer relatórios precisos para os órgãos federais a cada trimestre. “Acompanhamos cada etapa e mostramos claramente quem precisa de serviços, as respectivas informações e se eles atendem aos requisitos”, afirma Joey. Todo dia, o Smartsheet exporta dados, incluindo os principais números de identificação, de um sistema diferente para garantir o acompanhamento consistente das referências e eliminar a inserção manual de dados. Para dar visibilidade aos coordenadores regionais e distritos escolares, o ODHS também criou vários painéis com uma visão geral das escolas, dos prestadores de serviços e das estatísticas resumidas de cada caso, usando o Dynamic View para mostrar só as informações de faturamento relevantes.

Uma solução intuitiva e fácil de usar para o gerenciamento de casos  

Em pouco tempo, o ODHS criou um sistema abrangente para acompanhar o programa de reabilitação profissional e gerar relatórios sobre ele. “Eu construí a solução de acompanhamento de aprovação do programa de Reabilitação Profissional em duas semanas por causa da intuitividade e facilidade de uso que o Smartsheet oferece”, diz Razzano. Depois que a solução de monitoramento e relatórios foi lançada, Joey viu que ela atendia aos requisitos federais de relatórios, garantindo que o programa continuasse a receber o financiamento necessário. “Na verdade, um órgão federal comentou que sugeriu a outro estado considerar a nossa solução por causa da sua eficácia”, afirma Joey.

O ODHS também se beneficiou da flexibilidade do Smartsheet. “Os requisitos foram mudando enquanto desenvolvíamos a solução, e conseguimos fazer os ajustes necessários ao longo do processo porque o Smartsheet é muito flexível e escalável”, diz Joey. Além disso, os painéis do Smartsheet ajudam o ODHS a centralizar os processos de gerenciamento de casos de cada distrito separadamente. 

“Criamos um local único para cada distrito, então agora há um lugar onde os coordenadores podem acessar referências, reembolsos e outros formulários”, diz Joey. “Muitas vezes, é necessário se dirigir a vários lugares para encontrar formulários e outras informações governamentais. Com o Smartsheet, conseguimos organizar todos os formulários no painel, ou seja, os distritos conseguem localizá-los com mais facilidade e eficiência”, diz Joey.

Capacitar os funcionários a serem mais eficientes

Outros membros da equipe do ODHS têm autonomia para criar suas próprias soluções no Smartsheet, em vez de depender do departamento de serviços de informação da agência. “Antes, precisávamos esperar meses ou até mais para que a equipe de serviços de informação criasse algo para nós”, afirma Joey. “É fácil criar algo que funcione no Smartsheet e também é simples para nossas equipes aprenderem. Em vez de usar quatro ou cinco programas diferentes para fazer algo, podemos fazer tudo o que precisamos em um só lugar no Smartsheet.”

Além disso, o Smartsheet é uma plataforma segura que ajuda o ODHS a proteger melhor as informações de identificação pessoal dos beneficiários dos programas. “Vale salientar o quanto a segurança é importante para nós, que somos de um órgão do governo estadual”, diz Joey. 

“Nós nos preocupamos muito com os registros públicos, e o Departamento de Justiça precisa aprovar os serviços em nuvem que têm um contrato do usuário por clique. Sabemos que podemos atender a esses requisitos com o Smartsheet. O Smartsheet nos garante constantemente a segurança da plataforma para que possamos gerenciar melhor os riscos. Isso nos dá confiança à medida que continuamos expandindo essa tecnologia aqui na ODHS.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.