A Prefeitura de Minneapolis acelera a acessibilidade digital e o trabalho administrativo ao processar licenças para eventos com o Smartsheet

Minneapolis é uma cidade do Estado de Minnesota, EUA com mais de 425.000 habitantes e em crescimento, localizada ao longo do rio Mississippi. A cidade faz parte das Cidades Gêmeas, uma extensa área metropolitana com 3,69 milhões de pessoas.

Todos os anos, a Prefeitura de Minneapolis organiza milhares de concertos, festas, eventos religiosos, demonstrações e outros eventos ao ar livre. Cada evento ao ar livre requer uma licença de utilização sonora, a fim de cumprir a lei estadual que limita o ruído entre 7h e 22h. Por muitos anos, a Prefeitura usou um método manual e detalhado para processar cada formulário. A equipe da Prefeitura recebia os formulários para licenças em PDF ou impressos, ambos entregues pelos clientes. Depois, inseriam as informações de forma manual no Enterprise Land Management System (ELMS, Sistema de Gestão de Terras Empresariais). A equipe precisava ligar para cada cliente para definir o método de pagamento, ou para solicitar informações ausentes. Dessa forma, demorava muito para conseguir todas as informações necessárias. "O processo inteiro era ineficiente", diz Scott Gehrig, analista de dados e processos de negócios da Prefeitura de Minneapolis. "Muitas vezes, os clientes não atendiam, então tínhamos que perder um tempo ligando de volta. Além disso, muitas solicitações não eram claras. A descrição do evento informava apenas o horário em que a utilização sonora aconteceria, sem informar qual equipamento seria usado."

A Prefeitura também enfrentava desafios nas licenças de eventos com comércio de alimentos. "Esse processo também era manual. Recebíamos as licenças, inseríamos as informações em outro aplicativo e, antes do evento, enviávamos por e-mail as informações relevantes aos inspetores de saúde", diz Gehrig. "A cada seis meses, processávamos pilhas enormes de solicitações de licenças, todas para eventos com comércio de alimentos. Ficou claro que era preciso automatizar o processamento de licenças."

Processamento de licenças simplificado com o Smartsheet

Gehrig conheceu o Smartsheet quando trabalhava em um departamento diferente da Prefeitura. Depois, decidiu usar a ferramenta para processar as licenças de eventos ao ar livre com utilização sonora e comércio de alimentos na cidade. "O Smartsheet é ótimo para centralizar e agilizar projetos e processos. Então, eu soube que era a solução certa", diz ele.

A Prefeitura usa o Smartsheet para monitorar todas as solicitações de licenças de eventos com utilização sonora e comércio de alimentos. 

"Adicionamos os formulários de solicitação de licenças [Smartsheet] ao nosso site. Agora, nossos clientes podem preencher as informações. Os dados fluem automaticamente para o Smartsheet", explica Gehrig. "Não precisamos mais enviar ou receber e-mails e solicitações de forma manual." 

A Prefeitura usa o Smartsheet Document Builder para gerar automaticamente as licenças usando dados de PDFs, do Smartsheet e do DocuSign, o qual contém as informações de cartão de crédito e assinaturas digitais de clientes. O Document Builder cria um documento sempre que clientes solicitam uma licença no site. 

"O Smartsheet Document Builder foi um divisor de águas, pois automatizou todo o processo. Não precisamos mais contatar as pessoas para processar os pagamentos em cartão de crédito, a fim de cobrar as taxas das licenças", diz Gehrig.

Os fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet alertam a equipe da Prefeitura quando uma nova solicitação é enviada. Da mesma forma, notificam as delegacias de polícia uma semana antes de eventos ao ar livre, para que a Prefeitura não precise enviar e-mails sobre o evento. A Prefeitura usa o aplicativo Smartsheet Calendar App para visualizar facilmente todos os eventos ao ar livre com utilização sonora e comércio de alimentos, os quais precisam ser inspecionados pela Secretaria de Saúde. Os inspetores podem assinar os formulários de inspeção e as autorizações digitalmente, com os dados inseridos automaticamente no Smartsheet.

Além disso, a Prefeitura de Minneapolis usa os painéis do Smartsheet para visualizar o status de todas as solicitações e licenças de utilização sonora. A Prefeitura também usa painéis para ver informações atualizadas do contrato. Assim, as equipes de liderança podem monitorar os orçamentos municipais destinados aos eventos com atenção.

Processamento automatizado de 400–500 licenças por ano

Usando o Smartsheet, a Prefeitura de Minneapolis automatizou totalmente o processo para receber e aprovar licenças. Em um ano, uma equipe de quatro pessoas pode processar cerca de 400 a 500 licenças de utilização sonora, bem como 400 licenças para eventos com comércio de alimentos, tudo de forma fácil. "Existem duas formas de solicitar licenças para eventos com comércio de alimentos: solicitar uma licença para o evento, a qual resultará em um documento de 12 páginas; ou solicitar uma licença de curto prazo, que terá 11 páginas. Eventos ao ar livre com comércio de alimentos, às vezes, podem exigir mais de 50 licenças de curto prazo para diferentes comerciantes. Logo, tínhamos que processar muitas folhas de papel. Agora, tudo isso é feito eletronicamente no Smartsheet."

Gehrig e sua equipe também processam os contratos dos eventos automaticamente no Smartsheet, eliminando o trabalho (antes manual) de atualizar contratos em diferentes planilhas. "Estamos gerenciando mais de US$ 150 milhões em contratos ativos no Smartsheet", diz Gehrig. "Agora, é muito mais fácil monitorar cada contrato."

Processamento de solicitações 50% mais rápido

Com a automação do Smartsheet, a Prefeitura de Minneapolis não precisa mais inserir dados de PDFs ou e-mails no seu aplicativo ELMS. "Aceleramos em 50% o processamento de uma solicitação ao fazer tudo no Smartsheet", diz Gehrig. Como a automação simplificou a revisão, todas as licenças para eventos ao ar livre com utilização sonora são aprovadas antes da data do evento. "Não há mais solicitações sem licenças pela demora do processamento. Agora, entregamos tudo no prazo", diz Gehrig. A Prefeitura também usa as Solicitações de atualização do Smartsheet para solicitar atualizações automaticamente quando a equipe atribui uma tarefa. "Antes, precisávamos enviar um e-mail a alguém para solicitar a atualização de uma entrada. As Solicitações de atualização do Smartsheet automatizaram essa tarefa, poupando nosso tempo."

A Prefeitura consegue poupar ainda mais tempo com as ferramentas de inteligência artificial (IA) do Smartsheet, as quais Gehrig está usando para gerar fórmulas e textos. 

"Com as ferramentas de IA do Smartsheet, foi fácil criar fórmulas em planilhas para demarcar os prazos de cada projeto", diz Gehrig. "Usando o recurso de texto, posso dizer rapidamente o que preciso para gerar textos. Realmente, a ferramenta poupa muito tempo."

Conformidade facilitada com a legislação de acessibilidade 

Ao usar o Smartsheet para gerenciar o processo de licenças, a Prefeitura de Minneapolis pode cumprir mais facilmente a legislação federal de acessibilidade digital aprovada recentemente, a qual determina que os governos estaduais e locais tornem os sites e aplicativos móveis acessíveis para pessoas com deficiência. "Vamos cumprir a legislação quando ela se tornar lei, pois o Smartsheet já facilitou a inserção de informações sobre eventos em nosso site para todas as pessoas. O formulário é criado diretamente na página."

Em breve, a Prefeitura espera que outros departamentos usem o Smartsheet para automatizar os processos manuais de licenciamento. "O Smartsheet realmente transformou a maneira como fazemos as coisas", diz Gehrig. "Estamos animados em usar a ferramenta para otimizar outras áreas."

Para saber mais informações sobre essa história, consulte nosso estudo de caso.