A NOAA economiza 3 semanas por mês fazendo a automação do monitoramento de aquisições, contratos e orçamentos com o Smartsheet Gov

A Administração Nacional Oceânica e Atmosférica (NOAA, na sigla eem inglês) é uma agência federal científica e reguladora responsável pela previsão de tempestades severas, monitoramento do clima e gerenciamento da pesca. Com sede no Departamento de comércio dos EUA, a NOAA gerencia seis escritórios: National Environmental Satellite, Data and Information Service, National Marine Fisheries Service, National Ocean Service, National Weather Service, Office of Marine & Aviation Operations e Office of Oceanic and Atmospheric Research.  

O OCAO da NOAA desempenha um papel essencial no suporte da agência e de seus escritórios, oferecendo serviços essenciais, como aquisição e gerenciamento de propriedades, bem como a previsão orçamentária. O OCAO conta com o Smartsheet Gov para monitorar projetos, fazer a colaboração entre os departamentos e gerenciar aquisições de instalações e contratos executivos.

"Nós contamos com os painéis e fluxos de trabalho do Smartsheet para simplificar processos e projetos e fazer o gerenciamento de forma mais eficiente", diz Patrick Holt, líder do programa de tecnologia e dados do OCAO na NOAA.

Anteriormente, Holt e a sua equipe usavam diversas ferramentas diferentes de software para gerenciar projetos, orçamentos e contratos. "Nós usávamos calendários, e-mails, bate-papos e outras ferramentas para tentar monitorar tudo e não estava dando muito certo", diz Holt. "Por exemplo, para orçamentos e aquisições, frequentemente ficávamos perdidos em relação ao andamento do processo. Também tínhamos departamentos divididos, com processos distintos, então era difícil passar os projetos de uma equipe para a próxima, porque não tínhamos certeza de quem estava trabalhando com o que. O gerenciamento de projetos, no geral, era muito ineficiente."

Colaboração com a M2 Strategy para gerenciar tarefas críticas no Smartsheet Gov

Holt descobriu o Smartsheet Gov após conversar com um colega sobre os benefícios do software. "O Smartsheet parecia fazer muitas coisas que não conseguíamos fazer com as soluções de gerenciamento de projetos que usávamos e também parecia permitir uma colaboração muito maior, porque é totalmente on-line", explica Holt. 

Logo após a adoção do Smartsheet Gov, a M2 Strategy (M2), empresa de tecnologia parceira de longa data, se envolveu no processo com o OCAO. A M2, uma firma de consultoria de gerenciamento e tecnologia com foco na modernização de clientes federais, trabalhou com a equipe de aquisição do OCAO para usar formulários e painéis do Smartsheet Gov para simplificar a forma como o escritório gerencia aquisições e contratos. O OCAO monitora todas as aquisições e contratos relacionados no Smartsheet Gov enquanto as equipes de orçamento oferecem atualizações durante o processo. Todos os projetos e contratos de aquisição estão integrados ao sistema de contratação do escritório.

O OCAO conta com o Smartsheet Control Center para gerenciar o processo orçamentário desde a entrada até a aprovação e a equipe de conformidade ambiental e de segurança do escritório confia no Control Center para gerenciar auditorias de segurança em mais de 400 locais. "Executar auditorias de segurança é um processo manual muito repetitivo", diz Holt. "Usando o Smartsheet Gov, nós conseguimos fazer diversas auditorias, muitas vezes, usando o mesmo modelo." 

O OCAO usa a automação do fluxo de trabalho do Smartsheet Gov para tarefas de gerenciamento de frotas, como gerenciar a grande frota de veículos usados por todos os escritórios da NOAA. Além disso, o OCAO usa o Data Shuttle da Smartsheet para carregar dados de aquisições e de contratos de mais de 50 fontes de dados diferentes para o Smartsheet Gov a cada duas semanas. Com esses dados, a M2 ajudou a criar painéis de criação de relatórios para os gerentes executivos no OCAO. Por meio dos painéis, os gerentes conseguem ver o status em tempo real dos projetos, contratos e orçamentos das aquisições.

Uma visão em tempo real do status do projeto, contrato e orçamento

Usando o Smartsheet Gov, Holt e a sua equipe têm visibilidade em tempo real do status de todas as aquisições, contratos e orçamentos. "Podemos simplesmente olhar no Smartsheet Gov para ver o que está sendo proposto, aprovado ou rejeitado", diz ele. "Em relação a orçamentos, eu posso ver rapidamente onde cada nota foi gasta em qualquer escritório da NOAA. O Smartsheet Gov nos oferece o tipo de visibilidade e transparência que não tínhamos anteriormente."

Da mesma forma, os gerentes executivos conseguem ver informações atualizadas dos contratos e orçamentos para todos os projetos de aquisição atuais e futuros.

"Nossos executivos nem sempre têm tempo de conversar com um gerente de projetos para ter uma atualização", diz Holt. "Os painéis do Smartsheet Gov oferecem a eles a oportunidade de verificar rapidamente o que está acontecendo com qualquer um dos nossos projetos."

A visibilidade também ajuda o OCAO a planejar de forma mais efetiva para o futuro, porque os líderes podem ver contratos importantes e identificar proativamente os problemas que talvez precisem ser abordados. "Em vez de olhar para vários formulários de aquisição separados, os executivos podem ter uma visão de alto nível dos primeiros 25 contratos de cada categoria", diz Holt.

Processos simplificados economizam 3 semanas por mês 

O Smartsheet Gov ajudou o OCAO a simplificar os processos de gerenciamento de aquisições, contratos e frotas, eliminando o tempo gasto para reunir e analisar manualmente informações de fontes diferentes. "Nós não gastamos mais tempo coletando dados, porque o Smartsheet Gov exibe todos os dados em um só lugar para qualquer pessoa ver", diz Holt. Como exemplo, o OCAO simplificou os processos de monitoramento de obrigações não entregues, que mostra o orçamento restante para determinados projetos. "Esse processo costumava levar até 12 dias, porque o encarregado precisava falar com diversas outras pessoas para descobrir onde o dinheiro havia sido gasto. Agora, esses dados são exibidos automaticamente no Smartsheet Gov", diz Holt. "Isso nos faz economizar facilmente três semanas de trabalho todo mês." Além disso, as equipes de auditoria de segurança no campo e gerenciamento de frota do escritório podem visualizar e analisar dados do projeto e do contrato em tempo real, em vez de gastar semanas reunindo essas informações.

Ao economizar tempo eliminando processos manuais, o OCAO se concentra mais na análise de dados e é mais eficiente de forma geral.

"Algumas das nossas equipes perderam funcionários nos últimos anos, mas por causa do Smartsheet Gov não precisamos substituir esses trabalhadores", diz Holt. "O Smartsheet Gov elimina as divisões que costumávamos ter e torna toda a nossa organização muito mais eficiente".