A Colliers impulsiona automação e fornece melhores dados aos corretores de imóveis com a integração do Smartsheet e do HubSpot

Investidores em imóveis, proprietários de imóveis, locatários e promotores imobiliários dependem da Colliers International para consultoria especializada e assistência na localização e aquisição de imóveis no mundo todo. Com uma equipe crescente de corretores e consultores imobiliários, a Colliers oferece uma série de serviços imobiliários comerciais, como experiência em mercados de capital, serviços corporativos e gestão imobiliária. 

Nos últimos anos, o departamento de marketing da Colliers tem usado o software do Smartsheet para tudo, desde o gerenciamento de projetos até serviços de clientes ou agendamento de eventos. “O Smartsheet tem nos ajudado a aglutinar tudo para oferecer uma única fonte de verdade para todos os dados de clientes e de marketing”, conta Crissy Nolen, diretora de marketing, Colliers International. “Além do marketing, estamos começando a usá-lo para agilizar processos de pesquisa, operações e finanças.”

Para Nolen e sua equipe, é essencial fornecer aos clientes dados precisos e atualizados do mercado imobiliário o mais rápido possível. “Em períodos econômicos de incerteza, os investidores querem fazer investimentos mais inteligentes”, conta Nolen. “Por isso, é essencial fornecermos os principais dados sobre o que o mercado está fazendo em determinado momento.” Fornecer os dados mais atualizados era desafiador, pois a Colliers usava um sistema de gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM) datado. “Tínhamos seis planilhas diferentes para gerenciar todos os nossos dados, o que era ineficiente e consumia muito tempo”, afirma Nolen. “Cada planilha era mantida por funcionários diferentes, que tinha que atualizar manualmente nossas listas de imóveis e clientes. Frequentemente, tínhamos dados desatualizados.”

A Colliers também precisava de uma maneira para determinar quando as divulgações dos imóveis estavam prestes a expirar. “Não tínhamos como automatizar lembretes e enviá-los aos nossos corretores. Nós fazíamos isso com nosso sistema de CRM e ele demandava muita importação e exportação de informações”, relata Nolen. “Se os corretores não estiverem conseguindo renovar seus contratos de publicidade, podem perder comissões ou podemos potencialmente ser processados por comercializar um imóvel pelo qual não temos contrato de publicidade.”

Aprimoramento da velocidade e da exatidão dos dados

A Colliers descobriu que o Smartsheet pode solucionar seus desafios de precisão e automação dos dados. “Eu tinha avaliado algumas soluções de gerenciamento de tarefas e elas não tinham os recursos de lembrete de datas e gerenciamento de banco de dados de que precisávamos”, conta Nolen. Enquanto participava de uma conferência da Colliers, Nolen descobriu que a equipe de desenvolvimento de negócios da empresa estava gerenciando projetos no Smartsheet. “Então eu o utilizei e percebi que atenderia às nossas necessidades”, afirma Nolen.

A Colliers utiliza o Smartsheet como seu principal diretório de dados, tendo em um único lugar todas as informações de contato dos clientes e dados de divulgação de imóveis atualizados. A empresa usa o Smartsheet para produzir vários painéis com interface para o cliente para os proprietários de imóveis e futuros compradores, com informações como mapas, divulgação de imóveis concorrentes e dados do mercado detalhados. Além disso, a Colliers usa o Smartsheet para gerenciar atividades de marketing, como campanhas por e-mail, relatórios de clientes e agendamento de eventos.

Para atender seus requisitos de lembretes de expiração de divulgação, a Colliers usa fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet a fim de enviar lembretes semanais aos corretores detalhando dados de divulgação expirados. A equipe de marketing da organização também usa o aplicativo móvel do Smartsheet para acessar os dados do Smartsheet em tempo real no celular e em outros dispositivos móveis. 

Para agilizar ainda mais seus dados de marketing, a Colliers usa tecnologia de sincronização de dados para integrar dados entre o software de CRM HubSpot e o Smartsheet. A tecnologia sincroniza automaticamente informações de clientes e contas entre duas plataformas em tempo real. “Nossas atualizações são sincronizadas à medida que acontecem, portanto, não precisamos inserir dados manualmente em lugar nenhum. Se atualizamos algo no HubSpot, este faz a mesma alteração automaticamente no Smartsheet”, afirma Nolen. A Colliers também usa o Smartsheet Calendar App para gerenciar e-mails de campanhas de marketing.

Recentemente, a Colliers adotou o Smartsheet Advance, uma oferta do Smartsheet com recursos premium. Com o Smartsheet Advance, a Colliers está utilizando o Data Shuttle para fazer upload de dados de e-mails do HubSpot para o Smartsheet. A organização também usa o Smartsheet DataMesh, um aplicativo que mapeia dados do Smartsheet entre planilhas grandes e relatórios para uma melhor consistência. “Com o DataMesh, os coordenadores de atendimento ao cliente apenas selecionam um corretor e o dado faz a correspondência automática com informações de contato atualizadas. Elimina a necessidade de sempre digitar esses dados manualmente”, conta Nolen.

Dados mais precisos com a integração do HubSpot e Smartsheet 

Ao integrar o Smartsheet e o HubSpot, a equipe de marketing da Colliers pode atualizar todas as listas de contatos e e-mails automaticamente e ao mesmo tempo, sem precisar manter os dados individualmente em cada plataforma. “A sincronização de dados era muito intuitiva porque as duas plataformas se conversam naturalmente por meio dos fluxos de trabalho do Smartsheet que configuramos”, afirma Nolen. “Só precisávamos fazer login nas duas soluções e elas se conectavam imediatamente. Agora, não temos mais que atualizar dados de contatos ou divulgação nos dois lugares.” Como resultado dessa integração, a Colliers aumentou a precisão dos dados que fornece aos clientes.

“Antes, quando tínhamos que importar novos dados ou atualizar informações, eu tinha que passar várias horas auditando os dados tanto no Smartsheet quanto no HubSpot”, conta Nolen. “Agora, as atualizações acontecem imediatamente e tenho confiança de que os dados estão atualizados e sem erros.”

A Colliers também aprimorou seus processos de cadastro de eventos com a integração entre o HubSpot e o Smartsheet. Para um recente evento de corretores, a equipe de Nolen criou uma página inicial no HubSpot onde os participantes preenchiam um formulário de cadastro. Esses dados eram atualizados automaticamente no Smartsheet, deixando as informações de agendamentos mais precisas nas duas soluções.

Com dados mais precisos, a Colliers pode entregar seus relatórios de mercado com maior frequência aos investidores e corretores. “Antes, só fazíamos os relatórios uma vez por mês porque tínhamos que extrair manualmente todos os dados de seis fontes diferentes e, até então, esses dados estavam desatualizados”, afirma Nolen.

“Agora, devido à integração do HubSpot e do Smartsheet, podemos elaborar um relatório em alguns minutos, e não em 30 minutos, e podemos publicá-lo imediatamente nos painéis do Smartsheet.”

Lembretes automatizados para corretores de imóveis 

A Colliers está usando o Smartsheet para enviar notificações automatizadas aos corretores para lembrá-los, momentos antes, que as divulgações de imóveis estão prestes a expirar.

“Lembrar as pessoas automaticamente sobre expiração das divulgações nos tornou melhores corretores porque estamos ajudando nossos clientes a garantirem que não estão perdendo comissões”, afirma Nolen. “Isso significa que estamos deixando nossos clientes felizes e não perdendo negócios. Nós enxergamos a criação de painéis no Smartsheet como uma prática recomendada e queremos fazer isso para todos os nossos clientes.”

A Colliers também está usando os painéis de marketing do Smartsheet para monitorar redes sociais, acessos ao site e visualizações de vídeos, o que ajuda a empresa a ser mais proativa nas campanhas de marketing. “Com o Smartsheet, podemos analisar os dados e ver facilmente se uma determinada campanha de marketing teve melhor desempenho do que outra”, afirma Nolen. “Com essa informação, podemos ajustar nossa estratégia de marketing conforme necessário.” Por exemplo, quando a Collliers realizou seu evento de tendências anuais de forma virtual durante a pandemia, em 2021, a empresa observou um grande pico de impressões nas redes sociais. “Com base nisso, fizemos uma gravação ao vivo do evento de fato e otimizamos nossa estratégia de campanhas para uma versão pública on-line”, conta Nolen.

Economia de custo a partir de aumento da eficiência

O Smartsheet ajuda a Colliers a trabalhar com mais eficiência, o que, no fim das contas, ajuda a empresa a economizar por não precisar contratar recursos adicionais. “Um dos pontos de venda do Smartsheet Advance foi a contenção de custos”, afirma Nolen. “Nós prevemos que economizaremos US$ 90.000 anualmente por não precisar contratar corretores adicionais à medida que crescemos.” A Colliers também planeja expandir seu uso do Smartsheet Control Center para recursos avançados de gerenciamento de projetos. “Com o Smartsheet, conseguimos concluir projetos mais rápido do que antes, com dados mais precisos”, afirma Nolen. “O Smartsheet faz todos nós parecermos estrelas do rock.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.