Grupo ZEISS oferece clareza e velocidade para uma equipe global com o Smartsheet

A história do Grupo ZEISS começou em 1846, quando era uma pequena oficina em Jena, a semente do que viria a ser uma líder global em ótica científica. Hoje, opera em quase 50 países, incluindo 30 locais de produção e 25 centros de desenvolvimento. As ferramentas e tecnologias da empresa são usadas em alguns dos trabalhos mais importantes do mundo: da produção de semicondutores à mobilidade eletrônica, da pesquisa vencedora do Prêmio Nobel a tratamentos médicos que mudam vidas e da oftalmologia à produção cinematográfica premiada.

“A empresa foi fundada com a promessa de ver o mundo com mais clareza e precisão, seja um microscópio em um laboratório ou uma lente em uma câmera. Essa promessa ainda nos impulsiona hoje, e não é só em nossos produtos. Aplicamos o mesmo princípio para possibilitar o trabalho inteligente”, conta Jarkko Niittumaa, chefe de gerenciamento de portfólios e projetos de RH do Grupo ZEISS.

Ferramentas, equipes e processos isolados

Com equipes distribuídas em todo o mundo e operações em áreas altamente especializadas, a empresa desenvolveu um cenário fragmentado de gerenciamento de projetos. Mais de cinquenta ferramentas e sistemas diferentes estavam em uso apenas nas tecnologias da informação (TI). Os recursos humanos (RH) tiveram que lidar com a mesma abordagem inconsistente. Como resultado, a visibilidade era limitada e a colaboração era difícil. 

“Antes de implementar o Smartsheet, todo mundo usava ferramentas, padrões e modelos diferentes para entregar projetos. Era importante padronizar a entrega de projetos de RH para garantir que tivéssemos o mesmo nível de qualidade em toda a empresa”, acrescenta Niittumaa.

Após uma avaliação completa que pesou a segurança, a conformidade e a escalabilidade de longo prazo, a plataforma de gerenciamento de trabalho inteligente da Smartsheet surgiu como a escolha certa para reunir todo mundo em uma única plataforma.

Um manual compartilhado em ação

O primeiro passo foi criar uma estrutura de projeto de RH unificada. A equipe criou um guia abrangente de 40 páginas que explica padrões, processos e princípios, desde a forma como os projetos deveriam ser categorizados até as fases padrão que cada iniciativa seguiria, inclusive com marcos definidos e controles de qualidade.

A governança foi incorporada desde o início. A estrutura estabeleceu a autoridade de tomada de decisão em cada estágio. As principais iniciativas estratégicas exigem a aprovação da equipe de liderança de RH, enquanto projetos menores podem avançar com aprovação no nível funcional. Assim, as funções típicas, a composição do comitê de direção e até mesmo o quórum necessário para decisões válidas ficaram mais claros.

Todas essas regras e diretrizes foram incorporadas diretamente ao Smartsheet, transformando a política em prática. “O sistema garante que os projetos sejam aprovados pelas pessoas certas e sigam o mesmo manual. Com isso, temos uma estrutura de nível empresarial para trabalhar. Ao mesmo tempo, há espaço para flexibilidade, independentemente do método que as equipes preferem: ágil, cascata ou algo intermediário”, conta Niittumaa.

Um “cockpit” inteligente para padronização e velocidade

Depois, com o Smartsheet Control Center, a equipe criou uma central chamada “cockpit do projeto”, que tem tudo o que um gerente de projeto precisa em um só lugar, como rastreadores de orçamento, registros de status, mapas de partes interessadas e muito mais. Os painéis dinâmicos extraem dados diretamente dos planos básicos, mostrando um resumo do progresso, das tarefas abertas e dos riscos emergentes identificado por cores.

O Grupo Carl Zeiss adaptou cockpits específicos para atender a diferentes funções. Os gerentes de projetos têm uma visão focada das suas iniciativas. Os gerentes de programas, que coordenam vários projetos relacionados, veem o quadro geral nos seus fluxos. Os gerentes de portfólios, responsáveis por coleções inteiras de programas e iniciativas estratégicas, têm uma visão geral de toda a organização. 

“O cockpit é o centro da nossa equipe, tanto no gerenciamento de riscos quanto nas ferramentas de gerenciamento de orçamento ou nas tarefas pendentes”, conta Cheriece Williams, gerente sênior de projetos de RH do Grupo ZEISS.

Uma equipe globalmente alinhada e confiante

A colaboração diária, antes desacelerada pela distância e por hábitos isolados, agora flui com mais naturalidade. Equipes em diferentes funções podem ver o mesmo status, compartilhar as mesmas atualizações e se alinhar sem intermináveis correntes de e-mail. “O Smartsheet nos dá visibilidade, consistência e alinhamento em escala global no RH”, diz Niittumaa.

A tomada de decisões tornou-se mais precisa e rápida. Com a substituição de relatórios dispersos por dados em tempo real, a liderança pode identificar riscos antecipadamente, realocar recursos em tempo real e confiar no que vê. “Os projetos são mais fáceis de acompanhar, as decisões são mais claras e podemos ver o avanço em tempo real. Assim, a liderança pode tomar decisões mais rápidas e bem fundamentadas. Com o Smartsheet, podemos gerenciar projetos complexos com a mesma precisão e confiabilidade que definem a ótica”, observa Niittumaa.

Resultados mais inteligentes com mais rapidez

No nível da execução, as tarefas de rotina são cada vez mais automatizadas e as informações são bem organizadas e acessíveis. O resultado é um aumento perceptível na velocidade. 

“As equipes gastam menos tempo buscando informações e mais tempo focadas no trabalho que agrega valor”, conta Niittumaa.

O que começou como um impulso para a padronização logo se tornou algo maior: um jeito mais calmo, claro e inteligente de trabalhar que permite que a empresa atue com velocidade e confiança.