A Shorr Packaging reúne departamentos para dar apoio aos clientes mais rapidamente

Fundada há um século no norte de Illinois, a Shorr Packaging se tornou uma das maiores distribuidoras independentes de embalagens nos Estados Unidos. Fornecendo soluções de embalagem inovadoras, a Shorr tem um princípio orientador bem claro: ouvir o cliente. “Lidamos com tudo, desde a distribuição de um portfólio abrangente de produtos de embalagem até a automação de equipamentos e o gerenciamento da logística”, diz Mitch Mook, diretor de melhoria de processos da Shorr Packaging. “Nossos especialistas em embalagens criam estratégias para simplificar processos e redes de fornecedores, além de aumentar a produtividade e a eficiência.”

Departamentos que atuam em conjunto

Os 600 funcionários da Shorr estão espalhados por vários departamentos, como suporte ao cliente, compras, depósito e gerenciamento de projetos. “É comum ver diversos grupos tentando resolver o mesmo problema: levar nossos produtos ou documentos aos clientes rapidamente”, explica Mook. 

“Este foi o nosso principal desafio: como coordenar todo esse trabalho entre os diferentes departamentos?”

No início, a Shorr Packaging usava o Smartsheet para gerenciar projetos com mais eficiência. Logo, a equipe viu a oportunidade de aproveitar os recursos da plataforma para agilizar os materiais. Um dos nossos recursos mais usados é o Dynamic View, que permite compartilhar itens específicos para garantir que as pessoas certas tenham acesso aos dados do projeto ou do fluxo de trabalho no momento certo, para visualizá-los ou editá-los. No Dynamic View, os colaboradores podem ver os detalhes de itens específicos do trabalho para verificar e atualizar o status ou até mesmo fazer solicitações. “É fantástico. Com o Dynamic View no painel, todo mundo na organização pode solicitar o aceleramento de algo, verificar o status, ver a carga de trabalho e saber em quanto tempo devem esperar um item”, compartilha Mook. “O Dynamic View é muito simples e funciona muito bem. Nossa equipe pode acessar os dados, além de adicionar anexos, comentários e o que mais precisar.”

Uma visão completa

Hoje, a solução é usada por 150 funcionários, com até 3.000 visualizações do painel em 90 dias. Ela ajudou a promover a visibilidade e a colaboração na equipe da Shorr. 

“Antes do Smartsheet, precisávamos lidar com pilhas de e-mails e planilhas. Mas agora, com o Dynamic View, conseguimos respirar”, conta Mook. 

“Todo mundo sabe o que está acontecendo. Tudo fica em um só lugar, não importa se você é um comprador ou executivo de contas ou se está na equipe de suporte ao cliente. Isso nos ajuda a manter tudo organizado entre as diferentes funções. O Smartsheet facilita nossos processos, principalmente para distribuir os materiais de forma mais rápida.”

Para garantir uma adoção bem-sucedida, Mook começou com uma prova de conceito. “Precisávamos mostrar o valor do Smartsheet. Então, começamos aos poucos, focando primeiro no grupo financeiro. Resolvemos discrepâncias, simplificamos processos e tivemos uma economia de custos significativa. Esse sucesso nos convenceu a expandi-lo para toda a organização.”

Entender, aprender e criar

Depois, a organização encontrou outras formas de chamar a atenção dos funcionários-proprietários e incentivar o uso do Smartsheet. “Gostamos quando os membros da equipe participam do processo”, diz Mook. “Realizamos workshops de um dia, em que pessoas de vários departamentos colaboram para definir as necessidades empresariais, as lacunas e o plano a seguir. O que mais gosto no Smartsheet é que você pode criar soluções para problemas reais da empresa com rapidez.”

Os funcionários-proprietários que querem saber mais são incentivados a seguir o caminho de aprendizagem Self-Paced Core App do Smartsheet, uma série de cursos com duração de 10 a 15 horas que visa ajudar os usuários a dominar a ferramenta. “Também criamos uma competição saudável. É como se fosse um jogo e todo mundo participa ativamente.”

O sucesso é contagioso

Hoje, a Shorr Packaging procura formas de simplificar outras áreas de trabalho. “Essa solução também está sendo implementada em outros processos, como a definição de novos fornecedores e clientes ou a revisão e a aprovação de solicitações de design”, conclui Mook. 

“Agora, os projetos de transferência e automação de depósito também seguem esse modelo. O Smartsheet mudou tudo para nós. É simples, eficaz e permitiu que nossos funcionários-proprietários aumentassem a produtividade.”

Esta história foi adaptada da Sessão ENGAGE 2023 de Mook, “Take Smartsheet Advance to new heights”. Assista a toda a sessão aqui.