Philips melhora a entrega de projetos com o Smartsheet para agilizar as pesquisas clínicas

Nos últimos 130 anos, a Philips tem definido o futuro do setor de saúde, com os estudos clínicos sendo o catalisador essencial para seu avanço científico. "Nosso principal foco é garantir a segurança do paciente, a qualidade e a integridade do estudo patrocinado e apoiado pela Philips", diz Gemma Quinn, gerente de operações clínicas da Philips. "Isso pode ser desafiador, já que cada estudo clínico é um processo complexo e interdisciplinar que envolve muitas partes interessadas que precisam trabalhar em estreita colaboração."

Avanços em nível de projeto para impacto global

A equipe de operações clínicas da Philips precisava de um software com uma interface simples, que pessoas com diferentes habilidades técnicas pudessem usar.

"Também precisávamos que a solução fosse adaptável para o gerenciamento de estudos clínicos de diversos tamanhos de equipes e diferentes complexidades", complementa Gemma.

Para fechar as lacunas de informações e reunir todas as tarefas, cronogramas e recursos em um só lugar, a equipe implementou o Smartsheet. "Essa foi uma solução claramente eficaz, porque além de ser adaptável, nos permitiu alocar tempo e recursos aos projetos com eficácia", afirma Gemma. 

Lançamento imediato de novos projetos

"De início, para tornar as métricas consistentes em todos os projetos, criamos um conjunto de ferramentas de projeto contendo um conjunto padrão de planos, rastreadores de tempo e painéis baseados em nossos processos clínicos globais", diz Gemma. O kit de ferramentas se tornou um blueprint replicável que os gerentes de projeto usam para iniciar novos estudos clínicos rapidamente. "Toda vez que alguém solicita um novo projeto, o provisionamos no Control Center e, lá, essa pessoa ou equipe tem acesso aos modelos, relatórios e formulários. É um processo rápido, eficiente e consistente", continua Gemma. Todos os estudos são disponibilizados em um painel centralizado de portfólios. “Temos uma visão geral de cada estudo, podendo oferecer um insight imediato sobre a fase atual”, ela complementa.

Antes do início de um novo projeto, o gerente preenche um formulário de solicitação no Smartsheet. "Os campos obrigatórios devem ser preenchidos para o envio do formulário, que é salvo na planilha de entrada do Smartsheet. Nossa equipe recebe uma notificação de que alguém solicitou a criação de uma pasta de estudo no Smartsheet e, assim, podemos fazer isso imediatamente", diz ela.

Diferentes formulários do Smartsheet são usados durante todos os estágios do projeto para a coleta de informações de todos os envolvidos, em qualquer lugar e a qualquer momento, fazendo com que as tarefas progridam mais rapidamente.

“Mantemos as métricas consistentes e os formatos padrão com valores predefinidos de campos, listas suspensas e outras ferramentas”, Gemma esclarece. “Isso facilita a localização, a recuperação e o compartilhamento das informações.”

Ajuste da perspectiva para um modo de exibição global e local

Com o Smartsheet, a equipe de operações clínicas da Philips tem uma exibição detalhada de cada projeto. É possível filtrar pelos detalhes necessários, se for o caso. "Podemos extrair as métricas de diferentes ferramentas e plataformas de maneira consistente a fim de criar uma visão geral em nível de portfólio. E os painéis nos dão mais informações sobre o status dos projetos", explica Gemma.

Cada equipe tem seu próprio painel e cada projeto tem uma planilha com indicações claras do status. "Usamos um sistema intuitivo, em que os prazos dos projetos são indicados por cores: verde – dentro do prazo, laranja – atrasado e vermelho – bastante atrasado", diz Gemma. “Isso ajuda a acompanhar os projetos de maneira simplificada e garantir que qualquer problema seja resolvido.”

Adição de urgência à colaboração crítica

O Smartsheet também possibilita que a equipe de operações clínicas da Philips agilize o acompanhamento dos projetos clínicos ao facilitar a colaboração entre todas as partes interessadas. "Queremos padronizar a forma de trabalhar", afirma Gemma. "Um dos meus recursos favoritos são as planilhas com todas as informações que a nossa equipe precisa para configurar os projetos. Em vez de nos comunicarmos por e-mail, o que é contraproducente, basta acessarmos as informações no sistema.”

Todas as planilhas mostram as pessoas que foram atribuídas às funções do projeto para manter a transparência, enquanto a comunicação principal entre os membros da equipe acontece em tempo real, diretamente do contexto do projeto.

"O recurso Conversas permite que adicionemos comentários na planilha e direcionemos as perguntas aos membros das equipes em vez de enviarmos e-mails", explica Gemma. “Só são exibidos os comentários mais recentes; os mais antigos, são armazenados no histórico da conversa da planilha em questão, o que ajuda a evitar sobrecarregar as células.”

Dando prosseguimento aos projetos

Por fim, a equipe de operações clínicas da Philips pode usar os formulários para atualizar os projetos de forma fácil e conveniente para serem utilizados pelas partes interessadas. "Para aqueles que não se sentem confortáveis em trabalhar com planilhas, é possível fazer as atualizações usando os formulários", diz Gemma. "Quando uma ação é necessária, o sistema envia uma notificação automática para os destinatários com todos os detalhes pertinentes. A nota vem com um link direto para o formulário do site que eles podem usar." Assim que o formulário é preenchido, todas as informações são refletidas automaticamente na planilha.

Além disso, graças ao modo de exibição global do Smartsheet, as partes interessadas podem ver a complexidade, o cronograma e as dependências de cada estudo. “Isso ajuda a instruir as funções sobre o impacto dos atrasos da tarefa no projeto em geral e por que é crucial que cada dependência relevante esteja visível”, afirma Gemma.

Quanto mais inovação, mais avanços na saúde

Na atualidade, a equipe de operações clínicas da Philips usa o Smartsheet principalmente em projetos essenciais para a empresa, usando o mesmo conjunto de recursos e ferramentas. Para acelerar ainda mais o planejamento de ensaios clínicos e a supervisão da execução, a equipe está testando configurações de gerenciamento e alocação de recursos em busca de um processo estável para obter e atribuir funções.

"Queremos nos tornar muito mais eficientes em termos de recursos para projetos futuros, para que possamos analisar nossos recursos, avaliar se eles foram alocados em excesso ou em falta e otimizá-los para a próxima vez", compartilha Gemma.

Com a inovação incorporada em seu lema, a Philips continua criando novos modos de colaboração, comunicação e compartilhamento de métricas para impulsionar a pesquisa científica. O Smartsheet é parte integrante desse movimento da equipe de operações clínicas.

"A capacidade de prever recursos, rastrear a utilização e realizar o gerenciamento de programas em tempo real é essencial para a execução de estudos clínicos", resume Gemma. "O uso do Smartsheet também garante que a equipe de gerenciamento tenha acesso aos painéis para a tomada de decisões importantes."