A Rehlko oferece mais transparência aos clientes com insights de projetos em tempo real usando o Smartsheet

A Rehlko é líder global em resiliência energética, oferecendo soluções inovadoras em geração de energia, armazenamento de energia e tecnologias renováveis. Antigamente chamada de Kohler Energy, a Rehlko foi lançada em 2024 como uma empresa independente com o compromisso de contribuir para o progresso e garantir energia confiável para aplicações essenciais em todo o mundo.

A divisão Power Systems da empresa, que vende e instala geradores de backup para data centers em todo o mundo, usa o Smartsheet para gerenciar esses projetos. “Processamos pedidos, enviamos produtos dentro do prazo e, depois, ajudamos a instalar e colocar os geradores em funcionamento o mais rápido possível. São projetos grandes, com prazos de até um ano ou mais, e o Smartsheet nos ajuda a garantir que os processos sejam tranquilos e eficientes”, diz Garrett Miller, gerente sênior de contas da Rehlko.

Quando convidaram Miller para gerenciar grandes projetos de clientes de data center, ele logo percebeu que não havia uma solução de plataforma central de gerenciamento de projetos disponível. “Todos os nossos vendedores tinham a sua própria estrutura de pastas e usavam diferentes ferramentas de planilha e e-mail para documentar os marcos dos projetos. “Era difícil se comunicar com a liderança sobre o status dos projetos. Faço chamadas frequentes com 15 grupos internos, e foi um desafio reunir e apresentar dados atualizados de uma forma que fizesse sentido para cada grupo. Sabia que precisávamos encontrar um modo mais eficaz de acompanhar projetos e apresentar dados às partes interessadas internas, bem como aos clientes”, afirma ele.

Uso do Smartsheet para gerenciar processos e exibir dados atualizados de projetos

Miller encontrou o que estava procurando depois de se reunir com a equipe de desenvolvimento de novos produtos da Rehlko, que usava o Smartsheet para gerenciar projetos internos. “Recebemos um monte de dados todo dia, e o Smartsheet parecia uma forma simples e eficaz de reunir e apresentar esses dados”, relata Miller.

Miller e sua equipe adotaram rapidamente o Smartsheet e começaram a usá-lo para gerenciar grandes projetos de data center, desde o pedido inicial até a instalação final. Quando um novo pedido chega, a equipe de vendas da Rehlko preenche uma planilha de dados comerciais, um formulário do Smartsheet com informações gerais do projeto, incluindo produtos específicos, valor total do pedido, dados de contato do cliente e detalhes de envio. Após a criação da planilha de dados comercial, o projeto recebe um número de ID, e uma nova pasta é gerada. A pasta inclui planilhas para cronogramas, registros de rastreamento, frete, detalhes da remessa, pedidos de alteração, livros contábeis e progresso de pagamento. As planilhas em cada pasta do projeto incluem tarefas associadas a oito pontos ou fases diferentes. “Toda semana, fazemos chamadas sobre cada ponto e usamos os relatórios do Smartsheet para mostrar cada linha associada a um ponto. Também usamos filtros da plataforma que exibem marcos, prazos importantes e projetos em risco”, explica Miller. Os fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet notificam os gerentes de projeto e outras partes interessadas internas sobre prazos e tarefas.

As equipes da Rehlko também usam muito os painéis da plataforma, oferecendo às equipes internas e aos clientes acesso a painéis específicos do projeto. 

“Todos os nossos clientes têm acesso a links de painéis no Smartsheet para ver os cronogramas, as finanças ou as informações de remessa dos projetos em tempo real”, diz Miller.

Uma ferramenta fácil de usar que centraliza os dados do projeto

A adoção do Smartsheet foi fácil por causa da plataforma de desenvolvimento de pouco/sem código da solução. 

“Mudanças podem ser difíceis, mas o Smartsheet é extremamente fácil de usar. Além disso, é acessível, o que contribuiu para a adesão das pessoas. Quando as pessoas começam a usá-lo, veem como é fácil exibir informações do cliente e usar filtros e relatórios para encontrar os dados necessários”, explica Miller. 

Com o Smartsheet, os gerentes de projeto da Rehlko podem acompanhar com mais eficiência as vendas do gerador de data center e as informações do projeto do início ao fim. “O Smartsheet tem duas grandes vantagens para minha função de gerente de projetos: um local para armazenar centralmente todos os dados dos projetos e uma forma de exibir esses dados de maneira visual clara para clientes e partes interessadas”, diz Miller. “Facilitou muito meu trabalho.”

Aumento da confiança do cliente graças a uma visibilidade maior 

A equipe da Rehlko tem melhor visibilidade com o Smartsheet, dando aos clientes mais confiança de que os projetos são concluídos corretamente e dentro do prazo. “Os painéis do Smartsheet são a ferramenta mais eficaz que temos, porque mostram às partes interessadas internas no que precisam trabalhar para ajudar a equipe do data center, além de mostrar aos clientes o status dos projetos a qualquer momento”, revela Miller. A melhor coisa que podemos fazer pelos nossos clientes é ser parceiros deles nesses projetos, e a melhor forma de desenvolver uma parceria é por meio da confiança. Os painéis do Smartsheet têm sido uma das principais formas de conquistar a confiança por meio da transparência com cada um dos nossos clientes de data center.

Agora, com mais visibilidade, os clientes da Rehlko podem ver quando os produtos serão entregues e quando os pagamentos vencem. “Antigamente, alguns clientes não recebiam informações atualizadas sobre datas de entrega, por exemplo. Agora que as informações estão sempre disponíveis para eles no Smartsheet, eles sabem exatamente quais são as datas de envio dos produtos ou os dados de pagamento”, diz Miller.

Economia de 1.200 horas por ano em atualizações de projetos

O Smartsheet ajudou os gerentes de projeto da Rehlko a se adaptar facilmente para lidar com esse grande aumento da carga de trabalho. 

“Economizo 25 horas por semana na atualização de projetos por causa do Smartsheet, porque não preciso mais atualizar manualmente planilhas específicas para todos os diferentes projetos”, relata Miller.

A Rehlko continua estudando outros recursos do Smartsheet, como a inteligência artificial (IA) para gerar fórmulas automaticamente. “Queremos aumentar a eficiência incorporando ainda mais a automação em nossos processos com o Smartsheet. Além disso, outros departamentos continuam perguntando como usar o Smartsheet para suas áreas de negócios específicas. Quando alguém relata um problema em um processo, digo que o Smartsheet sempre encontrará uma forma de resolvê-lo”, afirma Miller.

Para saber mais sobre essa história, leia o nosso estudo de caso.