Com o Smartsheet, a Republic Elite apoia o crescimento estratégico e automatiza o gerenciamento de projetos de design e fabricação de armários

A Republic Elite Multifamily Interiors projeta, fabrica e instala armários e bancadas para residências desde 1975. A empresa fornece e instala prateleiras, bancadas, armários e ambientes para banheiros, entregues como soluções prontas para uso nos Estados Unidos. 

A Republic Elite usa o Smartsheet para agilizar e automatizar seus processos administrativos de back-office em tempo real, permitindo que as principais partes interessadas tenham visibilidade do status dos projetos de fabricação e instalação.

“O Smartsheet aumenta a visibilidade e a transparência, além de melhorar a colaboração para nos ajudar a tomar decisões de negócios com base em análises aceitas universalmente”, diz Sani Venkatesan, administradora de sistemas Smartsheet e gerente de projetos da Republic Elite.

Antes, a liderança executiva da empresa e outras equipes internas precisavam de mais transparência nos projetos dos clientes em vários setores. Para organizar e gerenciar essas informações, a equipe da Republic Elite dependia muito de e-mails, planilhas e outros canais de comunicação desconexos e isolados. Isso resultava em dados imprecisos, comunicação interna inadequada, esforços duplicados e processos inconsistentes. “Tínhamos processos muito manuais que causavam uma desconexão entre nossas equipes, incluindo vendas e fabricação”, diz Venkatesan.
 
Superar esse desafio foi fundamental, porque a empresa precisava de um melhor suporte para seus planos estratégicos de crescimento. Atualmente, estamos presentes em 24 estados, e uma de nossas maiores metas é sermos uma empresa nacional que continua evoluindo e inovando. 

Monitoramento de todos os projetos de produção, fabricação e instalação no Smartsheet 

Em 2016, a diretora de tecnologia de informação Lupe Lucio precisava encontrar uma solução para esse problema. Vários funcionários internos já conheciam o Smartsheet e o usavam para tarefas básicas. Depois de pesquisar sobre a ferramenta, a Republic Elite percebeu que ela tinha recursos muito mais abrangentes e poderia fornecer a visibilidade, a flexibilidade e a otimização de processos que a empresa precisava.  O Smartsheet se tornou um local de dados centralizado e para o processamento de transações de negócio padrão, além de fornecer uma exibição em tempo real do status e dos problemas do projeto.

A Republic Elite adotou o Smartsheet em três fases, com a orientação da Smartsheet. Na primeira fase, os funcionários da Republic Elite desenvolveram rapidamente as habilidades para criar planilhas interligadas, painéis e fluxos de trabalho automatizados. Depois, Venkatesan começou a gerenciar consultas diárias de TI, solicitações de melhorias no sistema e aprimoramentos com base nas iniciativas de crescimento da empresa. Na segunda fase da adoção do Smartsheet, a Republic Elite passou a adicionar novas linhas de produtos que não dependiam de outras. Foram adicionados blueprints do Smartsheet Control Center para todas as coleções de produtos, permitindo o gerenciamento de demandas e desempenho do produto em multicamadas. Na terceira fase, a empresa aproveitou os modelos prontos do Smartsheet para otimizar os indicadores de qualidade e controle. A empresa também criou painéis consistentes e informativos em todos os departamentos para melhorar a tomada de decisões. “O fluxo interno de informações foi simplificado entre os departamentos e, finalmente, temos uma exibição abrangente do projeto”, explica a gerente de coordenação de projetos, Ashley Lillevik. 

Atualmente, a Republic Elite gerencia todos os projetos relacionados à produção, fabricação e instalação de armários e bancadas. A empresa também usa o Smartsheet para gerenciar propostas, cotações e estimativas, bem como o desenvolvimento de novos produtos. O Smartsheet Dynamic View mostra uma lista completa de atribuições individuais, atualizações de tarefas e status de conclusão para ajudar os funcionários a gerenciar datas e marcos importantes. O departamento de TI oferece suporte a alterações e atualizações nos modelos principais, conforme necessário.

Gerenciamento de soluções e escala com o Bridge

As mais de 44.000 bancadas produzidas levaram ao aumento do uso do Smartsheet. Assim, a Republic Elite incorporou novas ferramentas para ajudar na escala e no controle da solução da Smartsheet. Para gerenciar melhor o alto volume de dados, a Republic Elite criou uma solução personalizada para limpar os dados de back-end que impulsionam os fluxos de trabalho do DataMesh com o Bridge by Smartsheet, que foi desenvolvida com a ajuda da gerência técnica de contas da Smartsheet. Ao impulsionar a colaboração e simplificar os fluxos de trabalho, a Republic Elite continuou a reduzir o tempo necessário para concluir uma tarefa ou ação e aumentar o ROI.

“Continuar a desenvolver o relacionamento entre a Republic Elite e a Smartsheet é fundamental para o nosso sucesso”, diz Venkatesan.

“Atualmente, 75% do desenvolvimento para o aplicativo Smartsheet e as necessidades empresariais ocorre internamente na Republic Elite. Em soluções mais complexas, nós trabalhamos com a gerência técnica de contas (TAM) da Smartsheet, que indica as melhores práticas para todas as ferramentas e recursos do Smartsheet.

O Bridge também ajuda a automatizar o provisionamento e o gerenciamento de projetos com o Smartsheet Control Center, que move automaticamente novos projetos para áreas de trabalho relacionadas com apenas um clique em uma caixa de seleção, economizando o tempo de mover à mão dados de 20 projetos para 15 a 20 áreas de trabalho toda semana. 

Além disso, o Bridge ajuda a Republic Elite com a escala, oferecendo suporte a volumes de dados de negócios em rápido crescimento. “Com o Bridge, é fácil monitorar os materiais de 44.000 bancadas de pedra diferentes. O Smartsheet nos ajuda a inserir e monitorar todos esses dados, apoiando nosso crescimento em escala”, afirma Venkatesan. “Queríamos resolver o problema da escala. O Smartsheet faz isso e ainda nos ajuda a continuar em nossa trajetória de crescimento.”

Exibição abrangente dos projetos de instalação

O Smartsheet simplificou o fluxo de dados do projeto entre os departamentos, dando à Republic Elite visibilidade total do status de todos os projetos de instalação, desde o início até a conclusão. “Nossas equipes de vendas também têm visibilidade das oportunidades e propostas em aberto, para que possam acompanhar rapidamente os clientes.” Adam Sumrow, diretor de negócios da Republic Elite, acrescenta:

“Com a visibilidade aprimorada e as análises em tempo real dos painéis do Smartsheet, a Republic Elite acelerou o crescimento das vendas e melhorou a experiência do cliente.” 

Mais colaboração e eficiência 

Com o Smartsheet, quem trabalha em diferentes equipes da Republic Elite está colaborando com mais eficiência. Agora, integrantes dos departamentos de vendas, instalação e contratos compartilham dados consistentes e atualizados do projeto. “Na perspectiva de um gerente de contratos, o departamento é como um hub central. O Smartsheet permite que as informações fiquem disponíveis para toda a organização, fornecendo acionadores e tarefas no fluxo de trabalho que melhoraram a eficiência geral desde o início até a conclusão do projeto”, diz Chalandra Harris, gerente de faturamento e contratos da Republic Elite.

A Republic Elite continua a aproveitar os novos recursos do Smartsheet para lidar com as oportunidades de negócios. Recentemente, a empresa começou a usar o Smartsheet DataTable em conjunto com o Dynamic View para obter dados globais de produtos que estão em depósitos de terceiros e conectá-los a planilhas da equipe de faturamento da empresa. Eles continuam encontrando maneiras de superar limites e solucionar problemas.

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.