A Palfinger garante clareza, estrutura e automação para mais de 450 projetos com o Smartsheet

Fundada há mais de 90 anos, a Palfinger se tornou líder global em soluções de guindastes e elevação. Sediada na Áustria, com mais de 12 mil funcionários e 30 locais de fabricação em todo o mundo, a empresa é mais conhecida por seus icônicos guindastes de carga, muitas vezes vistos montados em caminhões, navios e trens. Ao longo dos anos, a empresa ampliou sua linha para incluir tudo, desde carregadores de gancho e empilhadeiras montadas em caminhões até sistemas de manuseio marítimo e plataformas de trabalho aéreo.

Gerenciamento de projetos em planilhas dispersas

Como chefe de operações globais do PMO (Escritório de gerenciamento de projetos) da Palfinger, Nadir Doudou é responsável por garantir que os principais projetos operacionais, desde iniciativas de fabricação até logística interna e compras, sejam realizados sem problemas e ofereçam valor real. Quando ele assumiu a função, descobriu que seus colegas de equipe gerenciavam projetos em planilhas simples e desconectadas. 

“Percebi que o Smartsheet oferece a facilidade e a capacidade de criar fluxos de trabalho, criar automações sem a necessidade de suporte técnico, tudo com a vantagem de um banco de dados comum”, diz Joy El Houeiss, chefe de vendas do PMO da Palfinger.

Depois que o Smartsheet passou pelo cuidadoso processo de triagem da equipe de TI, Doudou começou a implementá-lo, começando com ele mesmo como o primeiro usuário. “Brinquei com os relatórios, os painéis e as automações e comecei a navegar na biblioteca de modelos do Smartsheet”, lembra ele. “Foi aí que encontrei o modelo de escritório de gerenciamento de projetos. Ele me deu um ponto de partida claro e me ajudou a criar uma série de ferramentas padrão para gerentes de projetos.” A configuração evoluiu com o tempo, mas ainda serve como uma forte estrutura de base.

Colocação em escala sem preocupações

O departamento de Doudou pegou a solução rapidamente, configurando mais de 50 projetos em questão de três meses com treinamento mínimo. Outros departamentos logo seguiram o exemplo. “Foi muito fácil ajustar o sistema e adaptá-lo aos requisitos de cada departamento ou gerente de projetos”, explica Doudou. Em pouco tempo, o Smartsheet se tornou a principal plataforma para gerenciamento de projetos e portfólios em toda a Palfinger, com cerca de 500 projetos ativos na empresa.

À medida que mais pessoas começaram a usar a solução, a empresa recebeu mais feedback dos usuários. “Toda vez que queríamos ajustar uma coluna ou adicionar uma nova função, precisávamos passar por todos os 100 projetos para aplicar a atualização”, lembra Doudou. Foi quando a equipe descobriu o Smartsheet Control Center, permitindo que eles fizessem alterações e criassem projetos em massa.

Explorando o que o Smartsheet pode fazer

Com o aumento do uso do Smartsheet, a Palfinger começou a adicionar mais recursos ao conjunto. “Com o Dynamic View, é possível compartilhar apenas as informações certas com as pessoas certas, sem dar acesso a planilhas inteiras”, diz Doudou. Isso tem sido especialmente útil para lidar com dados confidenciais. Além disso, o Data Shuttle mantém os detalhes do projeto em sincronia entre os portfólios para que as equipes não precisem fazer as mesmas atualizações repetidamente. Elas também usam o Resource Management para ficar de olho nas cargas de trabalho e garantir que as pessoas não estejam sobrecarregadas.

Com o tempo, os funcionários também começaram a criar soluções personalizadas do Smartsheet, como sistemas de emissão de tíquetes e painéis. “Com qualquer outra plataforma, você precisa de programação e suporte personalizados para fazer alterações, e cada pequeno ajuste pode custar uma fortuna”, diz Doudou. 

“É aí que o Smartsheet se destaca. Isso nos permite criar nosso próprio ambiente, e todo o processo é muito agradável, prático e fácil.”

Mais transparência com menos esforço

Depois de substituir as planilhas dispersas por um sistema centralizado, a Palfinger conseguiu ter uma visão clara do desempenho dos projetos. “Temos total transparência em todos os projetos e podemos ver rapidamente quanto tempo e esforço são investidos em cada atividade”, diz Doudou. Essa visibilidade ajuda a equipe a definir prioridades com base em dados reais.

Para Doudou, muitas plataformas podem oferecer visibilidade, mas o diferencial do Smartsheet é a rapidez da aplicação. “Criamos cerca de uma dúzia de projetos a cada semana, e conseguimos fazer isso com o Control Center usando um modelo padrão. Só isso nos economiza cerca de duas horas por semana”, diz ele. “Agora, em vez de atualizar centenas de projetos um por um, podemos fazer alterações em todos eles com um único clique.” Porém, o recurso favorito de Doudou é a automação, que ajuda a reduzir tarefas repetitivas e mantém o andamento dos projetos sem ter que acompanhá-los manualmente o tempo todo.

Aproveitando o momento

O Smartsheet está sendo cada vez mais adotado pela equipe global da Palfinger, com a expectativa de que o Resource Management ajude cerca de 10% dos funcionários em um futuro próximo. No futuro, a empresa planeja conectar o Smartsheet a outros sistemas importantes para gerenciar planilhas de horas, orçamentos e fluxos de trabalho de desenvolvimento ágil. “Ele é mais do que só uma nova ferramenta, é uma nova forma de trabalhar, unificada, transparente e alinhada”, diz Doudou. “Mudou a forma como trabalhamos e está nos ajudando a avançar com mais transparência e confiança.”