A Motul Asia Pacific não deixa espaço para erros ou atrasos ao se preparar para um projeto complexo

Em 1853, quando a Revolução Industrial estava virando o mundo de cabeça para baixo, a Motul iniciou seu primeiro empreendimento. Desde então, ela tem sido reconhecida como uma especialista internacional na produção e distribuição de lubrificantes e fluidos de motores de alta tecnologia. Com sede nos arredores de Paris, a Motul tem unidades em todos os lugares do mundo. 

Sem espaço para erros

Uma das unidades da Motul Asia Pacific estava se preparando para um projeto ambicioso. Ela queria mudar o prestador de serviços de armazenamento para o armazém em Singapura, um centro de consolidação que recebe mercadorias importadas de todo o mundo e distribui aos clientes. “Sentimos que o prestador de serviços anterior não estava oferecendo o que precisávamos”, diz Sanjeev Wangoo, diretor de produção e cadeia de suprimentos da Motul Asia Pacific. “Tínhamos um prazo muito apertado de três meses para organizar uma migração complicada, que exigia muito planejamento, atividades, comunicação e departamentos. Por exemplo, tivemos que anunciar uma zona de exclusão aérea por um tempo e informar aos clientes que não haveria logística de distribuição nesse período.” 

Durante a migração, a Motul também precisou observar mais atentamente e aprimorar os procedimentos operacionais padrão (POPs) de vários processos. “Queríamos identificar erros em nossos processos anteriores e melhorar os fluxos de trabalho”, continua Wangoo. “Percebi que precisávamos nos preparar melhor para um projeto tão grande.”

Preparando o terreno

A Motul resolveu procurar uma solução abrangente de gerenciamento de projetos. “Na época, estávamos usando outras ferramentas de terceiros, e era difícil gerenciar os direitos de acesso”, diz Wangoo. “Eu estava procurando uma plataforma em que todo mundo pudesse colaborar facilmente, mesmo sem licenças.”

Logo, Wangoo foi convidado para uma sessão de usuários no Smartsheet.

“Ouvi histórias sobre como outras pessoas usaram a plataforma e achei impressionante e oportuna”, conta Wangoo. “Pedi à Smartsheet para compartilhar a solução com a minha equipe, que achou muito interessante.”

A Motul entrou em contato com a Copernicus Consulting, uma empresa de consultoria de TI, para pedir ajuda na implementação da plataforma Smartsheet para o gerenciamento moderno de projetos e portfólios. “Criamos diferentes fluxos, cada um trabalhando em um aspecto diferente do projeto, como atendimento ao cliente, finanças, produto, vendas, logística e cadeia de suprimentos”, explica Wangoo. “Nossos fluxos monitoram todas as tarefas, os cronogramas, os riscos, os detalhes e as atividades para reduzir o risco de que algo passe despercebido. Nossa equipe usa automações, lembretes e acionadores para ajudar na execução, e nós usamos painéis para monitorar o andamento.”

Uma potência sincronizada

Com tudo pronto, a Motul ganhou a visibilidade tão necessária para uma migração tranquila para um novo prestador de serviços. “Depois de identificarmos o que precisa ser feito e como essas tarefas dependem umas das outras, tudo funcionará como uma máquina nova em folha”, revela Wangoo.

“Em vez de adivinhar onde as coisas podem dar errado, podemos identificar imediatamente atrasos ou problemas, o que é crucial quando o prazo é apertado. A sensação é a de que toda a equipe está no controle e com o seu melhor desempenho, medindo o progresso toda semana. Planejamos todos os aspectos do projeto e já iniciamos a migração.”

Com um método mais eficiente de transmitir informações usando o Smartsheet, os funcionários podem economizar inúmeras horas e se dedicar às atividades principais. “Nossos gerentes de projetos podem reduzir o tempo gasto em trabalho manual, como compilar dados e relatórios. Em vez disso, eles podem só abrir um painel com atualizações em tempo real”, observa Wangoo. “Não precisam mais enviar e-mails nem planilhas para alertar os colegas de equipe sobre prazos prestes a vencer. Agora eles podem se concentrar em tarefas relacionadas aos negócios, como reescrever os POPs. O Smartsheet ajudou muito nossa equipe a coordenar e colaborar de modo mais eficiente.”

Ajustando outros fluxos de trabalho

Depois de ver como o uso do Smartsheet poderia ajudar a simplificar um fluxo de trabalho complexo, a Motul decidiu experimentar a solução no processo de registro de novo produto. “Quando apresentamos um novo produto, ele passa por várias etapas de validação, desde o setor de vendas até a equipe de liderança”, explica Wangoo. “Antes, dependíamos de inúmeros e-mails e outros softwares de terceiros, e era um desafio disponibilizar todas as informações necessárias. Pedi à minha equipe que trabalhasse com a Copernicus para desenvolver uma solução no Smartsheet.” Agora, a Motul está perto de finalizar essa ferramenta, que dará total visibilidade sobre todos os produtos, e já começou a desenvolver uma solução baseada no Smartsheet para gerenciamento de estoques. 

O segredo para uma adoção bem-sucedida

Hoje, a equipe da Motul em Singapura está totalmente imersa nessas soluções. “O sucesso de uma ferramenta depende da comunicação eficiente dos seus benefícios e funções aos funcionários”, compartilha Wangoo.

“Nossos líderes de equipe realizaram sessões com os membros internos e, até agora, todo mundo tem usado o Smartsheet com eficiência. Foi fácil para eles pegarem o jeito, assim como foi para nossa gerente de projetos, que não teve tempo para se familiarizar com o Smartsheet. Apesar disso, ela achou muito fácil iniciar o projeto.”

Além disso, a equipe de TI está considerando usar o Smartsheet em seu departamento depois de ver os benefícios dele.

Com uma adoção bem-sucedida no escritório de Singapura, a Motul busca passar o conhecimento para todos os cantos do mundo. “Planejamos expandir o Smartsheet para equipes de outros países”, conclui Wangoo. “Com um caso de uso tão bem-sucedido, acredito que as pessoas vão se sentir confiantes e seguir o nosso exemplo.”