A Forterra garante eficiência operacional por meio da visibilidade de projetos em toda a empresa

Independentemente de onde você esteja no RU, é provável que você nunca esteja longe de um prédio construído com um tijolo, bloco, argila ou concreto da Forterra. A história da empresa de fabricar produtos de construção começou no século XIX e, no século XXI, a Forterra continua o seu legado de inovação no setor de construção. 

Na construção civil, a eficiência é crucial. Mas a Forterra percebeu que as suas equipes de projetos que trabalhavam em disciplinas diferentes estavam entregando projetos e relatórios de forma diferente, o que afetava os fluxos e cronogramas de trabalho. Para solucionar este problema, a Forterra pensou na criação de um Escritório de gerenciamento de projetos (PMO) que reunisse todos os conteúdos necessários e padronizasse os processos diários. Para ser bem-sucedido, o PMO precisava de um conjunto de ferramentas que todos os membros da equipe pudessem acessar, fornecesse visibilidade da progressão do projeto no nível do portfólio e pudesse ser usado em toda a empresa. Em suma: uma solução robusta para um gerenciamento de portfólio de projetos de ponta a ponta.

Escalabilidade e consistência

“No departamento de TI, nosso valor ético principal é terceirizar ao máximo possível, dependendo de parceiros confiáveis para nos ajudar a resolver os problemas que enfrentamos,” afirma John Wyldbore, coordenador de Demanda e inovação da Forterra.

Já tendo utilizado o Smartsheet no departamento de TI, a equipe da Forterra decidiu ampliar o seu uso com o Smartsheet Control Center. O Smartsheet Control Center ajuda a gerenciar alterações de todos os níveis por meio de provisionamento automatizado, atualizações globais e relatórios agregados de portfólio.

O trabalho iniciou com o parceiro de tecnologia Cheetah Transformation no mapeamento de todos os elementos de um projeto típico da Forterra. A partir disso, a equipe isolou as principais métricas que precisavam ser produzidas e relatadas. Com a escalabilidade e replicabilidade do Control Center, a equipe criou um conjunto padrão de documentos de projeto para cada departamento. Qualquer gerente de projetos da empresa pode acessar e utilizar esses modelos sem a necessidade de fazer grandes adaptações.

A Forterra precisava de dois elementos principais para garantir relatórios e gerenciamentos de projeto eficazes: a captura de métricas e marcos corretos, e a comunicação integrada dessas informações por toda a empresa. O Smartsheet Control Center ajuda a centralizar essa capacidade. As atualizações poderiam ser enviadas aos principais usuários por relatórios gerados automaticamente e painéis de projeto. Os painéis foram adaptados a diferentes públicos, mostrando resultados e atualizações relevantes em tempo real.

Com essa visibilidade de projeto aprimorada, a Forterra foi capaz de priorizar melhor as atividades internas.

“Eu desafiei a equipe a nos ajudar a entender melhor a quantidade e a natureza das iniciativas de mudança que decorrem e competem por recursos simultaneamente,” afirma Matt Day, diretor de TI da Forterra. “Isso foi importante não só para garantir a entrega eficaz das mudanças, mas também como elas poderiam ser absorvidas pela empresa, mantendo as operações do dia a dia.” 

Uma maneira melhor de trabalhar

Após cinco meses da data de ativação do PMO, a vida dos gerentes de projeto na Forterra mudou muito. Atualmente, há mais de 70 projetos gerenciados no Smartsheet, incluindo a geração de relatórios de progresso. Essa harmonização permitiu uma maior transparência de projeto, oferecendo aos usuários um abrangente acesso às últimas atualizações. 

“Eu posso perceber o quanto a Forterra está utilizando os seus PMOs,” afirma Alison Robb, consultor da Cheetah Transformation. “É esse o valor do Smartsheet e de uma plataforma personalizada: ela faz aquilo que a Forterra precisa. Ela não está restrita àquilo que o desenvolvedor de software criou originalmente; é uma maneira completamente flexível de trabalhar que não exige escrever nenhuma linha de código.” 

Hoje, os painéis são atualizados automaticamente em tempo real por toda a empresa e para todos os envolvidos nos projetos, desde a equipe executiva até o administrador de projeto. Assim, os gerentes de projeto ficam livres para fazer aquilo que fazem de melhor: agregar valor à Forterra gerenciando projetos com sucesso.  

“O Smartsheet está se tornando um importante aplicativo para todos os nossos usuários na empresa, não apenas nos projetos, mas na vida cotidiana,” salienta Wyldbore. “Nós pegamos o conceito dos painéis do gerente de projeto do PMO e passamos a aplicá-lo para um público mais amplo, além dos dados do PMO. Isso certamente está ajudando a nos tornarmos mais eficientes como uma empresa.”