A GenCon adota uma plataforma que faz jus à sua ambição

A GenCon começou seu negócio de empreiteira de construção com projetos muito pequenos na área da saúde, como a substituição do piso em um quarto de hospital. Hoje, ela aumentou o escopo do seu trabalho e passou a englobar reformas complexas de centros cirúrgicos, reformas de espaços de cuidados intensivos adjacentes a áreas ativas de tratamento, além de equipar grandes escritórios corporativos.

A GenCon se encontra em uma posição única para aceitar projetos pequenos e médios que as empreiteiras maiores da construção civil geralmente não aceitam e também está aproveitando sua enorme experiência na área da saúde para diversificar seus serviços com projetos de escritórios corporativos e projetos de hotelaria. O Smartsheet é parte essencial da GenCon e garante que os processos executivos da empresa possam ser colocados em escala e apoiar o plano estratégico de expansão.

"A cidade de Boston está cheia de projetos de construção; há várias empreiteiras gerais na nossa área", afirma Travis Lefebvre, gerente de engenharia na GenCon. "Ainda somos uma empresa de porte médio na área da saúde, que é conhecido como um setor de difícil penetração, o que nos coloca numa posição única para garantir a aceitação de projetos de US$ 50.000 a US$ 5 milhões que outras empresas ou não querem ou não estão qualificadas para aceitarem."

"Temos um foco muito grande no cliente, o que nos diferencia das outras empresas. Nossa principal prioridade é garantir que nossos clientes estejam completamente satisfeitos com nosso desempenho. Construímos relacionamentos fortes com os clientes, o que nos permite continuar crescendo e expandindo nossa rede, dando continuidade aos negócios e diversificando nossa base de clientes."

Todas as informações em "um espaço compartilhado"

Outra parte essencial do plano de expansão da GenCon é simplificar e profissionalizar suas operações executivas. Como constata Lefebvre, projetos grandes e pequenos de construção civil geralmente requerem as mesmas tarefas básicas, o que significa que o segredo da economia é construir processos mais eficientes, eliminando redundâncias e quebrando silos. O Smartsheet é um local central para dados essenciais do negócio, bem como toda a documentação atual, sendo um local único para que os funcionários e a gerência acessem informações críticas, o que ajuda na tomada de decisões e na melhoria da eficiência geral.

Como muitas empresas no setor de construção civil, a GenCon usa o Procore para gerenciar a documentação de construção e os detalhes dos projetos e o CMiC para a contabilidade. Lefebvre e outros membros da equipe de liderança enxergaram a necessidade de uma plataforma de execução de trabalho que pudesse integrar dados de ambos os sistemas especializados e evitar a comunicação deficiente entre equipes e dentro delas.

"A grande lacuna na nossa estrutura era a colaboração", afirma Lefebvre. "A capacidade de saber que todas as informações que precisamos está em um espaço compartilhado e que não estamos trabalhando em múltiplas versões ao mesmo tempo nem duplicando os esforços gera tranquilidade para o quadro de executivos. O faturamento de proprietários e o acompanhamento geral dos projetos eram nossos maiores pontos problemáticos.

Usando dados na condução de projetos

O Smartsheet ajudou a GenCon a eliminar essas falhas estabelecendo um banco de dados principal de projetos que mostrasse informações precisas e atualizadas sobre o status e as demandas de todos os projetos em andamento. Ao usar o Data Shuttle do Smartsheet, a GenCon extrai dados do Procore e do CMiC para o Smartsheet, criando um rastreador unificado de projetos e realizando análise de alto nível. O rastreador contribui para painéis executivos de modo que os líderes visualizem a integridade do projeto e do negócio, monitorem a receita e acompanhem os níveis e cronogramas de contratação.

Recursos adicionais que simplificam os fluxos de trabalho da GenCon incluem o DataMesh, que vincula a plataforma da empresa à plataforma de uma empresa irmã para criar uma visão única do status dos projetos colaborativos. A GenCon usa painéis para organizar procedimentos e documentação de segurança, processos de RH e treinamento de funcionários por meio de um painel chamado GenCon University.

A GenCon aproveita os fluxos de trabalho automatizados para simplificar diversas tarefas. Pedidos de materiais de escritório e de cartões de visita são enviados ao pessoal apropriado para aprovação depois que um pedido é realizado. Uma caixa de sugestão virtual recebe recomendações dos funcionários de inovação e melhoria, encaminhando-as aos líderes de equipes com base no tema das ideias. Lefebvre estima que a GenCon tenha pelo menos 17 fluxos de trabalho automatizados estabelecidos na planilha principal.

Um plataforma poderosa que ajuda a aliviar o estresse

Os funcionários novatos no Smartsheet podem ficar intimidados pelos recursos poderosos da plataforma, afirma Lefebvre. Mas, ao realizar o treinamento disponibilizado para se familiarizarem com a plataforma, eles percebem o quanto a vida deles pode ser facilitada. Lefebvre gerencia toda a integração de novos funcionários; durante a fase de acompanhamento, todos os funcionários elogiam os painéis do Smartsheet da empresa, pois eles os ajudam a se prepararem para o sucesso logo no início.

"O Smartsheet pode ser complexo, mas vale a pena o esforço para conhecer o software, suas potencialidades e o estresse que ele pode aliviar", afirma Lefebvre. "Economizamos muito tempo que antes era perdido procurando nos e-mails por uma versão do subcontrato que provavelmente já tinha dois anos e não era mais válida. Criamos uma seção de formulários e modelos no nosso painel de funcionários; é o único local em que as pessoas têm permissão para acessar esses documentos. Ela informa a última vez em que eles foram atualizados, e está tudo dentro do sistema".