A Mental Health Commission da Austrália Ocidental apoia a comunidade por meio da transparência

A Mental Health Commission da Austrália Ocidental se esforça para estabelecer sistemas de saúde mental e combate ao álcool e outras drogas que atendam às necessidades da população da Austrália Ocidental e ofereçam resultados de qualidade para indivíduos e suas famílias. Parte do governo estadual, a Comissão foi criada em 2010 para liderar a reforma da saúde mental em todo o Estado e trabalhar para um sistema de saúde mental moderno e eficaz. É responsável por uma variedade de serviços e iniciativas, incluindo prevenção, apoio comunitário, serviços de tratamento e sistemas e processos de suporte, com um orçamento total de US$ 1,013 bilhão para 2020 e 2021. Esta amplitude de programas e projetos requer colaboração em toda a Comissão e acompanhamento consistente para oferecer resultados de forma eficaz e eficiente.

“Temos uma missão importante para ajudar o povo da Austrália Ocidental e fazer parceria com uma variedade de provedores, incluindo provedores de serviços de saúde pública, organizações não governamentais e provedores de serviços privados”, disse a comissária Jennifer McGrath. “Desde campanhas de prevenção de danos em festivais de música até a operacionalização de novas instalações de acomodação de curto prazo em Kalgoorlie e Geraldton, a Comissão gerencia uma gama considerável de programas que variam em tamanho e escala. Cada um tem requisitos únicos que podem fazer com que a equipe da Comissão trabalhe em estreita colaboração com indivíduos, comunidades, serviços de saúde, ONGs e muitas outras agências governamentais”.

Encontrando a ferramenta certa

Dentro da Comissão, Mark Weeks, gerente sênior de projetos, está focado na eficiência, eficácia e melhoria contínua. Com foco no gerenciamento do planejamento e na melhoria do desempenho, a equipe de planejamento executivo identificou que as ferramentas de colaboração emergentes poderiam melhorar a visibilidade em todos os programas e oferecer suporte aos gerentes de projeto.

Enquanto a equipe trabalhava de forma eficaz usando ferramentas como Excel, Word e outros aplicativos da Microsoft, havia a oportunidade de adotar um software baseado em nuvem para melhorar a visibilidade e a colaboração em tempo real. A Comissão começou a testar o uso do Smartsheet em 2015 como um programa opcional para seus gerentes de projeto para ampliar a gama de ferramentas.

“Como gerente de plataforma do Smartsheet aqui, minha função é incentivar as pessoas a utilizar o Smartsheet para apoiar o progresso de seu trabalho e também ser uma fonte de informações sobre gerenciamento de projetos, programas e portfólios”, diz Mark Weeks. “Como todas as novas ferramentas, as equipes hesitavam em ter mais trabalho a fazer, mas desde então ficaram confiantes em usá-la e perceberam a economia de tempo.” 

A utilização original consistia em apoiar a auditoria e a gestão de riscos e a implementação da gestão de projetos na Comissão. Começou como um pequeno teste com um único usuário e autoimplementação, que desde então cresceu consideravelmente para ajudar os gerentes de projeto em toda a Comissão a planejar e rastrear projetos, programas e iniciativas em um local centralizado e em tempo real para maior transparência e com geração de relatórios aprimorada.

Uma nova base para gerenciamento de projetos, programas e portfólios

A Comissão tem quase 200 usuários do Smartsheet, aproximadamente 80% da equipe. Ele é amplamente utilizado em toda a organização no planejamento e gerenciamento de projetos, programas e operações; gestão de riscos e auditoria interna; gestão de reuniões; e relatórios ministeriais e rastreamento de correspondência.

Várias equipes usam uma variedade de modelos existentes e personalizados para ajudar a equipe a usar a plataforma do Smartsheet, simplificar processos e permitir a comunicação com as principais partes interessadas. Eles são amplamente utilizados em diferentes iniciativas na Comissão. Por exemplo, como parte do programa de treinamento registrado Strong Spirit Strong Mind para o desenvolvimento da força de trabalho aborígene. O Smartsheet é usado para rastrear marcos, identificar quando as tarefas precisam ser atualizadas e como uma ferramenta de planejamento para garantir os melhores resultados para todos os participantes.

A plataforma do Smartsheet é usada para melhorar a facilidade de geração de relatórios, rastreamento e responsabilidade para todos os gerentes. Como uma solução baseada em nuvem, ela pode ser acessada com segurança de qualquer lugar, sendo útil para projetos e programas que envolvem viagens pelo estado ou para áreas remotas. Trabalhar a partir de uma planilha centralizada reduz os problemas relacionados ao controle de versão, ao mesmo tempo em que atende aos requisitos de segurança de dados e gerenciamento de registros.

A natureza dos programas e projetos da Comissão significa que ela trabalha em estreita colaboração com outras agências, funcionários do governo e ONGs. Em vez de compartilhar documentos estáticos, os gerentes de projeto e programa podem criar acesso personalizado a planilhas no Smartsheet para fornecer aos colaboradores as informações de que precisam de maneira segura. Internamente, as equipes da Comissão estão usando a plataforma para fazer reuniões e mapear claramente os papéis e prazos dos projetos.

“É ótimo ver as equipes reunidas com o Smartsheet exibido em telas ao ar livre no escritório, colaborando juntas, conduzindo reuniões de equipe usando a plataforma para garantir que todos estejam alinhados”, diz Mark Weeks. “O Smartsheet está ajudando a gerenciar projetos que fazem mudanças reais na comunidade, rastreando a ampla gama de tarefas envolvidas e com responsabilidades claras para os membros da equipe de forma centralizada e em tempo real. Até mesmo criar novas planilhas com base em modelos leva menos de cinco minutos, dando a todos mais tempo para se concentrar em seu trabalho.”

Nas mãos dos funcionários

Mark Weeks diz que a execução de projetos, programas e componentes operacionais a partir de um local centralizado ajudou além da execução, mas também facilitou a geração de relatórios internamente e para outras partes interessadas. Tarefas repetidas, como preparar o Relatório Anual da Comissão, agora são simplificadas com o uso do Smartsheet e ajudam o gerente de projeto responsável a gerar resultados consistentemente.

De forma mais ampla, os funcionários podem ficar tranquilos com a transparência adicional. Eles podem entender com rapidez e clareza o status e as responsabilidades do projeto e do programa, e lembretes automatizados podem mantê-los no caminho certo para determinados marcos, para que possam se concentrar na execução do trabalho para beneficiar a comunidade mais ampla da Austrália Ocidental.

“A Mental Health Commission da Austrália Ocidental continua dedicada a liderar o setor de saúde mental, combate ao álcool e outras drogas (AOD) e a gerenciar o trabalho crítico para apoiar a reforma. Equipar nossa equipe com as ferramentas certas para colaborar e executar projetos e programas é fundamental; ao colocar uma plataforma intuitiva e eficaz como o Smartsheet nas mãos da equipe da Comissão, podemos apoiar melhor o trabalho”, acrescenta Mark Weeks.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.

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