Após adotar a estratégia “cloud first” com o Smartsheet, a Konoike Transport migrou seu sistema de gerenciamento de larga escala

A Konoike Transport Co., Ltd. (“Konoike Transport”) oferece serviços de logística e contratação para diversos setores, desde o metalúrgico, alimentício, os relacionados a estilo de vida, médico, até o aeroportuário. A empresa totaliza 311,8 bilhões de ienes em vendas anuais (o ano fiscal foi encerrado em março de 2023). Com mais de 200 estabelecimentos no Japão e no exterior, a Konoike Transport é um agente importante no apoio à economia global. É amplamente conhecida como um grupo de profissionais que assume o desafio contínuo de solucionar questões sociais e de inovação. 

A empresa iniciou seu processo de transformação digital (DX) em 2018. A Divisão de Promoção de TIC foi formada após o recrutamento de um talento externo como o novo chefe do departamento de TI. A implementação da estratégia “cloud first” visa melhorar a produtividade com a migração do sistema de trabalho para a nuvem. O Smartsheet foi a ferramenta adotada como parte da estratégia. Em 2018, período de início das reformas digitais, Sato assumiu o cargo de Chefe da Divisão de Capacitação em Transformação Digital, Escritório de Capacitação em TIC, da Konoike Transport. Sato relata o processo de adoção do Smartsheet da seguinte forma:

“Vários projetos foram lançados para facilitar as reformas, mas os funcionários criavam gráficos de Gantt e WBS no Excel. Além disso, todas as comunicações eram feitas por e-mail. As versões dos arquivos também eram gerenciadas nessas ferramentas. Esse método de trabalho causava vários problemas, como o excesso de arquivos, além de dificultar a visualização do progresso geral dos projetos. Da mesma forma, prejudicava o compartilhamento contínuo das informações mais recentes. Com o Smartsheet, as informações podem ser visualizadas e compartilhadas online, além dos projetos serem gerenciados com mais eficiência. Eu usava o Smartsheet em meu trabalho anterior e já conhecia sua conveniência e funcionalidade. Por isso, decidi adotá-lo e recomendá-lo para outros membros do setor de TIC. A principal razão pela qual escolhemos o Smartsheet é sua eficiência. Nem foi preciso compará-lo com outros produtos.”

A migração para a nuvem do sistema de gerenciamento com cerca de 60 localizações foi feita em apenas quatro meses

A integração completa do Smartsheet teve início no projeto de migração do sistema de gerenciamento de armazém/WMS. Antes, a empresa utilizava o sistema de gerenciamento de armazém/WMS local para cerca de 60 localizações, mas decidiu migrar o sistema para a AWS. O Smartsheet desempenhou um papel significativo nesse processo.

“O projeto de migração foi dividido em nove equipes e envolveu muitos funcionários. Cada localização tinha suas próprias características. Por isso, os funcionários familiarizados com seu local gerenciavam o projeto. Contudo, também era preciso compartilhar as informações horizontalmente para migrar para a nuvem. Toda a equipe deveria saber sobre as atualizações de status, o progresso e os planos futuros do processo. Nesse aspecto, o Smartsheet desempenhou um papel significativo, pois possibilitou visualizar todas as informações. Na migração do sistema, 200 planilhas foram adicionadas ao Smartsheet. Todos os membros envolvidos no projeto relataram a utilidade do Smartsheet.”

Além do prazo de quatro meses para a migração do sistema, era preciso fazê-la durante a noite em feriados, quando os armazéns não estavam em operação.

“Como o serviço de logística é o nosso principal negócio, não poderíamos interromper nossas operações diárias de forma alguma. Qualquer interrupção do serviço afetaria todos os setores da sociedade e até mesmo o público em geral, causando outras interrupções. Como esse projeto leva, normalmente, mais de um ano para ser concluído, o prazo de quatro meses era bastante desafiador. Só foi possível superar esses dois obstáculos e liderar o projeto de migração do sistema de larga escala com a precisão do gerenciamento oferecido pelo Smartsheet.”

A melhor ferramenta para capacitar a DX e transformar o pensamento dentro da empresa

Além da visualização e compartilhamento de informações, Sato diz que o Smartsheet tem muitos modelos práticos online que aceleram o gerenciamento de projetos. A equipe precisa apenas inserir dados como a data, usar formulários para coletar perguntas, respostas ou informações e vincular as ferramentas externas, como o Slack, tudo de forma fácil. Durante a reforma, Sato notou ainda mais benefícios do Smartsheet.

“Existem outras ferramentas de gerenciamento de projetos, mas a maioria dos funcionários usava apenas o Excel. Alguns nem conheciam o conceito de gerenciamento de projetos. Em nosso caso, a implementação de uma ferramenta com muitas funcionalidades poderia confundir os funcionários se fosse difícil de usar. O Smartsheet é parecido com o Excel, mas oferece mais. É mais fácil de usar, além de poder fazer muitas outras coisas. Até os funcionários menos experientes nesse tipo de tecnologia conseguem usá-lo. Portanto, acredito que seja a melhor ferramenta para a fase de transição na DX.”

“Estando envolvido no processo, posso afirmar que o Smartsheet transformou a mentalidade da empresa. Por exemplo, quando definimos as diretrizes da estratégia “cloud first”, alguns funcionários compreenderam o conceito, mas não como o processo seria implementado e avançaria na empresa. No entanto, com o uso do Smartsheet, muitos trabalhadores passaram a compreender a própria DX e a empresa inteira passou a apoiar mais as reformas no trabalho. Acredito que a adoção do Smartsheet gerou grandes resultados.”

Atualmente, a divisão de TIC tem 30 funcionários. Enquanto segue seu processo de DX, a empresa busca novas e melhores formas de usar o Smartsheet. Para concluir, Sato falou sobre suas ambições para o futuro:    

“O Smartsheet foi a solução adotada no primeiro período da estratégia ‘cloud first’, gerando diversos benefícios à empresa considerando a visualização e o compartilhamento em tempo real de todos os tipos de dados. O Smartsheet também melhorou muito nossa produtividade. Devemos ampliar o uso do Smartsheet para mais setores. Recomendarei fortemente que outras divisões internas e outras operações o usem.”