A LU-VE capacita os funcionários para o gerenciamento avançado de projetos com ideias da Smartsheet

A fabricante italiana LU-VE é a líder em soluções de refrigeração e ar-condicionado e coloca as pessoas no centro do sucesso. Alinhada ao seu princípio orientador de que as empresas são feitas por pessoas e ideias, os gerentes criaram um fluxo de trabalho estruturado para coletar as ideias dos funcionários, conduzi-las por um processo de avaliação formal e transformar as mais promissoras em projetos. Os critérios de pontuação são conhecidos, aceitos e muito relevantes em uma empresa de mais de 3.500 pessoas espalhadas pela Europa, América e Ásia.

"Cada empresa do grupo tem sua forma de coletar, estruturar e transformar as ideias dos funcionários em projetos", explica Stefano Mongardi, gerente de projetos e especialista em implementação da Injenia, uma empresa de transformação digital que apoia a LU-VE na implementação do Smartsheet. "Nem sempre ficava claro para a alta administração o progresso dos projetos em plantas e áreas funcionais diferentes para gerar uma evolução positiva."

Quando duas se tornam uma só

A necessidade de uma estratégia unificada para coletar, classificar, avaliar e compartilhar novas ideias e, então, começar e gerenciar os projetos aprovados se tornou ainda maior quando, em 2019, a LU-VE adquiriu a divisão de permutador de calor da Alfa Laval, uma empresa líder mundial em transferência de calor, separação centrífuga e manuseio de fluidos.

"A Alfa Laval e a LU-VE eram duas entidades separadas atuando em países diferentes, com diferentes idiomas, estruturas e culturas organizacionais", diz Ugo Ceppi, consultor independente que trabalha junto à equipe de projetos de TI da LU-VE.

"Para unificá-las, a LU-VE precisava de uma estratégia padronizada para coletar a voz dos funcionários de toda a empresa e de uma ferramenta para consolidar dezenas de projetos entre todas as subsidiárias."

Uma ferramenta para gerenciar todas as ideias

A LU-VE começou a procura por uma ferramenta de gerenciamento de projetos que atendesse a esses objetivos. "Nós começamos a buscar software diferentes, dedicando tempo para testar versões de avaliação", conta Alvio Bernard, Gerente de projetos de TI da LU-VE.

"Nós concluímos que o Smartsheet oferece um bom equilíbrio entre suporte, orientação e liberdade para os gerentes de projeto personalizarem a ferramenta conforme as necessidades específicas de cada projeto." 

A empresa se uniu à Injenia, uma Parceira Platinum da Smartsheet, para garantir uma implementação tranquila do Smartsheet Control Center. A ferramenta de gerenciamento de projetos e portfólio ajuda a centralizar, analisar e automatizar as informações dos projetos. "O suporte da Injenia foi essencial porque nos ajudou a formular a estratégia e estabelecer um fluxo de trabalho para coletar dados relevantes desde o início", diz Ceppi. "A equipe entendeu a nossa necessidade, nossas metas e nossos processos de negócios. Não teríamos conseguido sozinhos."

Lançamento imediato de projetos

Utilizando o Smartsheet e o conhecimento em gerenciamento de projetos, os especialistas da Injenia criaram um conjunto de modelos que abrangem todos os estágios do projeto, chamados de "gates" na terminologia da LU-VE, desde o planejamento até a execução. As fases e os detalhes de cada projeto são representados nos famosos gráficos de Gantt. "Criamos seis categorias para a idealização do projeto: produtos, fabricação, cadeia de suprimentos, vendas, marketing e infraestrutura", diz Ceppi. "Para cada uma, atribuímos um gerente da categoria, que sabe como gerenciar a sua área no Smartsheet." 

Cada modelo contém estágios específicos com etapas e entregas obrigatórias. Ainda assim, cada gerente tem a flexibilidade de adicionar atividades, definir o orçamento e atribuir pessoas responsáveis. "Basta um clique para os gerentes ativarem um projeto", diz Bernard. E Mongardi complementa "A partir de uma simples planilha, eles conseguem criar facilmente a estrutura do projeto e envolver as partes interessadas de diferentes níveis da empresa."

Pequenos detalhes, grande diferença

O Control Center ajuda a LU-VE a acompanhar o progresso e o orçamento dos projetos. "O Smartsheet coleta informações sobre o dinheiro gasto em cada tarefa", explica Bernard. "Então, os custos das tarefas são somados para termos o controle de quanto dinheiro e tempo nós gastamos em qualquer momento específico." 

Uma visão centralizada dos detalhes do projeto e o compartilhamento simples de informações por meio de bate-papo e anexos tornam a colaboração mais eficiente e rápida do que por telefone e e-mail. Até mesmo pequenos complementos, como os glossários, tornam a colaboração do projeto muito mais fácil. "Ter pessoas de diferentes países, contextos e subsidiárias significa ter indivíduos que podem usar nomes diferentes para as mesmas coisas", explica Ceppi. "Um glossário permite evitar mal-entendido ou confusão que pode ocorrer por causa de terminologias variadas. O glossário facilita a compreensão e a comunicação entre as nossas equipes." 

Todas as informações em um só lugar, on-line

O Smartsheet apresentou uma nova maneira de gerenciar projetos dentro das equipes da LU-VE e ajuda os funcionários a compartilhar ideias.

"O Smartsheet mudou a forma como as pessoas trabalham juntas", diz Ceppi. "Os funcionários da LU-VE estão animados para usar o Smartsheet porque veem como ele ajuda a compartilhar tarefas, relatar o progresso e manter o controle."

A ferramenta está disponível on-line, o que também torna o uso mais simples. "Não preciso instalar e a manutenção é muito simples e rápida", conta Bernard. 

A portabilidade, flexibilidade e usabilidade da plataforma convenceram a LU-VE a expandir o uso. "Nós temos um grande número de solicitações dos nossos colegas, incluindo a integração com outras ferramentas", diz Bernard. "Também estamos trabalhando na implementação dos recursos de portfólio, painel e criação de relatórios de portfólio do Smartsheet no nosso sistema para maximizar a transparência de dados e criar o melhor conjunto de ferramentas para a equipe de gerenciamento."