A Orbis Education conta com o Smartsheet para automatizar pesquisas, simplificar renovações de contratos, gerenciar facilmente agendas de aulas online e facilitar muitas outras operações de processos do dia a dia essenciais para a empresa

A Orbis Education, fundada em 2003, desenvolve, comercializa e gerencia soluções de educação em saúde com programas de ensino superior que ajudam a resolver o problema da escassez de mão de obra em hospitais e sistemas de saúde. A Orbis faz parcerias com universidades e organizações de saúde para oferecer programas de enfermagem, terapia ocupacional, análises clínicas laboratoriais e outros cursos de educação em saúde que formam milhares de profissionais prontos para entrar no mercado de trabalho. 

As equipes da Orbis contam com o software Smartsheet para gerenciar diversas atividades: contratação, integração, configurações de contas, processos de folha de pagamento, monitoramento de tarefas, gerenciamento de projetos, cronogramas de entregas, desenvolvimento de currículos, desenvolvimento de produtos, painéis para liderança, fontes únicas de informações, acesso a relatórios, monitoramento de objetivos e resultados-chave (OKR) e KPIs, portais da equipe em forma de intranet localizada, manutenção preventiva, garantia de qualidade, acionadores de fluxo de trabalho e coleta de dados e formulários. Além disso, elas usam a plataforma para se comunicar externamente com fornecedores e parceiros. Os executivos da Orbis, por exemplo, usam o Smartsheet para simplificar informações e realizar reuniões de operações. Já o Departamento de Enfermagem da empresa conta com o software para gerenciar todos os projetos diários e monitorar as entregas aos parceiros. Com o Smartsheet, a equipe de e-learning garante que todos os cursos ocorram de acordo com o cronograma. Por fim, a equipe de processos de negócios da Orbis usa a plataforma para monitorar a integração de pessoas recém-contratadas e enviar automaticamente pesquisas para destinatários com cargos específicos por meio do monitoramento centralizado e de acionadores de fluxo de trabalho.

“O Smartsheet atende às necessidades exclusivas de todos os departamentos da empresa”, diz Mark Gbur, vice-presidente de produtos e e-learning da Orbis Education.

Antes de adotar o Smartsheet, a organização usava software básico de gerenciamento de projetos e planilhas off-line para gerenciar renovações de fornecedores, cronogramas de aulas on-line e outros processos importantes de negócios. “Perdíamos muito tempo editando documentos duplicados e arquivos off-line, e usávamos o e-mail para nos comunicar com alunos, professores, parceiros e fornecedores”, diz Gbur. “Seguíamos processos manuais que causavam erros. Nossas informações mais importantes ficavam desatualizadas quase imediatamente após o envio. Basicamente, era uma forma antiquada e nada eficiente de trabalhar.” 

As equipes conseguiram aprimorar e dimensionar soluções que exigiam muito tempo, estavam sujeitas a erros e que dependiam da intervenção do pessoal. Antes, a equipe de processos de negócios da Orbis usava diversos softwares para enviar mais de 20 pesquisas de satisfação para o corpo docente, orientadores acadêmicos e fornecedores de e-learning todo semestre. Com o crescimento do volume de pesquisas, ficou difícil acompanhar a demanda, e um pequeno projeto de repente estava consumindo uma quantidade desproporcional de tempo de um membro da equipe, isso só no front-end. “Antes do Smartsheet, toda segunda-feira, eu passava meu tempo copiando e colando. A solução para a entrada de dados que conecta várias fontes não era confiável, e 60% dos dados das pesquisas respondidas por diversas equipes estavam faltando”, diz Gina Smith, diretora de operações de processos de negócios da Orbis Education.

“O número de pesquisas enviadas cresceu rapidamente de 20 para mais de 150, e esse número incluía a maioria dos nossos parceiros e outras equipes internas. Sabíamos que era preciso automatizar o processo de coleta de dados e eliminar etapas manuais para aumentar a precisão e a eficiência.”  

Usando o Smartsheet para gerenciar processos essenciais de negócios

A Orbis começou a usar o Smartsheet em 2010 para monitorar e gerenciar projetos relacionados a cursos on-line. “Avaliamos outros produtos, mas o Smartsheet tinha o maior de número de funcionalidades úteis para todos os funcionários e atendia às necessidades empresariais”, diz Gbur.

“No início, criei um sistema simples de abertura de chamados, que se tornou a única fonte confiável da nossa base de conhecimento. Depois disso, quando precisávamos coletar dados, gerenciar dados e gerenciar processos ou projetos, o Smartsheet era a solução óbvia. Assim, a organização começou a adotá-lo cada vez mais, e agora ele já faz parte da nossa cultura.”

Mais recentemente, a Orbis começou a usar o Smartsheet Control Center para automatizar o processo de gerenciamento de pesquisas. Com sua equipe, Smith criou blueprints no Control Center para garantir que as tarefas estejam alinhadas entre os departamentos e que os mesmos dados sejam usados para gerar relatórios de projetos.  A empresa percebeu que precisava simplificar o processo de divisão de dados das partes interessadas de modo independente e escalável.

A Orbis também usa o gerador de documentos do Smartsheet para automatizar a mesclagem de correspondências retiradas de planilhas e criar PDFs a fim de coletar assinaturas e renovar contratos. “Com o crescimento das demandas de pessoal e das contratações, tivemos que descobrir como facilitar os processos de contratos e de folha de pagamento”, diz Smith. Com o Smartsheet, a empresa criou um PDF simples para automatizar a assinatura de novos contratos a cada semestre. Como o Smartsheet se integra ao software de assinatura eletrônica DocuSign, a equipe pode assinar contratos de trabalho, e os dados são enviados automaticamente de volta para o Smartsheet. “Agora, basta olhar no Smartsheet para ver o status de cada contrato, porque a versão mais recente está lá”, diz Smith. A organização até usa o mesmo processo para gerenciar automaticamente as avaliações de habilidades clínicas dos alunos.

Além desses casos de uso, a Orbis usa o Smartsheet Dynamic View para compartilhar informações sobre o processamento de folhas de pagamento com os gerentes, que podem editar os dados. “O Dynamic View nos ajuda a controlar o que alguém vê ou não vê”, diz Smith. “Não precisamos mais gerenciar permissões na área de trabalho nem nos ativos.”

A organização também usa o Smartsheet WorkApps para criar aplicativos simples a fim de gerenciar novas tarefas, projetos de matrícula e o número de colaboradores nos departamentos. “Usamos o Dynamic View para agilizar o gerenciamento da folha de pagamento de nossos diretores de serviços de enfermagem”, diz Smith. “Além disso, usando o WorkApps, os gerentes podem visualizar deduções na folha de pagamento que foram alteradas. Todos esses dados atualizados vão para os relatórios do Smartsheet que enviamos à nossa empresa-mãe como parte do processo de prestação de contas.”

Pesquisas automatizadas e renovação simplificada de contratos com fornecedores 

Depois de automatizar as pesquisas de satisfação no Smartsheet Control Center, a Orbis aumentou muito o número de pesquisas enviadas a cada semestre. “Em vez de enviar apenas 20 pesquisas, agora enviamos mais de 150 pesquisas de satisfação da equipe por semestre graças à automação no Smartsheet Control Center”, diz Smith. “Assim, alcançamos um volume maior de partes interessadas, e fica mais fácil considerar o feedback delas ao projetar nossos programas.”

A Orbis também economizou muito tempo depois que passou a usar o gerador de documentos do Smartsheet para criar automaticamente contratos com funcionários, monitorar o status e simplificar todo o processo. Antes, o setor financeiro da empresa dependia do e-mail para gerenciar contratos, um processo manual que levava muito tempo.

“Levava de cinco a dez minutos para atualizar ou renovar um contrato, mas agora, com o Smartsheet, podemos gerenciar mais de 50 contratos em menos de cinco minutos”, diz Smith. “O Smartsheet foi um divisor de águas para nosso Departamento Financeiro.”

Com a automação no Smartsheet, a Orbis evitou a necessidade de contratar mais funcionários para facilitar o envio e o monitoramento das renovações de contratos devido ao crescimento do volume.  

“Com o Smartsheet, todo o processo de gerenciamento de negócios é mais eficiente, mais otimizado, mais conectado e mais confiável. Agora, podemos nos concentrar em nosso trabalho em vez de gerenciar processos isolados e complicados”, afirma Smith.

Dados mais precisos e comunicação simplificada 

Com o Smartsheet, a Orbis tem melhor visibilidade sobre os dados dos projetos, incluindo dados históricos que permitem aos usuários ver facilmente as tendências de matrícula. “Antes, um único componente do Smartsheet já atendia às nossas necessidades básicas em relação a dados de matrícula, mas toda semana precisávamos atualizar os dados da semana anterior”, diz Smith. “Com o WorkApps, podemos voltar e analisar todos os dados históricos para ver as tendências de determinados períodos. Podemos gerar relatórios para ver a precisão das projeções de matrícula, por exemplo.”

A Orbis também simplificou a comunicação, tanto internamente quanto com os parceiros. “Sem dúvida, o Smartsheet é melhor do que o e-mail para a maioria das comunicações”, diz Gbur. “Configuramos atualizações automáticas de solicitações, então recebo notificações quando há alterações e não preciso mais correr atrás das pessoas por telefone ou e-mail para receber atualizações de status sobre sessões de treinamento ou integração para o corpo docente ou para os funcionários.”

A Orbis planeja usar ainda mais as ferramentas do Smartsheet, como Dynamic View e WorkApps, com o crescimento da empresa. “Com painéis, planilhas ou relatórios, realizamos todas as operações diárias pelo Smartsheet”, diz Gbur.

“Sempre nos damos conta de que o Smartsheet é a resposta para nossos problemas”, diz Gbur.