O Smartsheet apoia Pip Hare como a oitava mulher a dar uma volta ao mundo navegando sozinha

Pip Hare é apenas a oitava mulher a já ter completado a exaustiva corrida náutica ao redor do mundo, a Vendée Globe. Sua incrível habilidade e implacável persistência permitiram que ela completasse 24.365 milhas com sucesso no período de apenas 95 dias.

Com tudo que há de desconhecido na vida no mar, é importante evitar o caos sempre que possível. Usando planilhas e planos de projetos, Pip gerenciou sua equipe de voluntários antes da partida – e usou painéis para compartilhar seu progresso ao vivo, levando os fãs consigo em sua jornada.

Experiências de aprendizado de gerenciamento de projetos

Competir nesta corrida incrivelmente difícil demanda planejamento detalhado e gerenciamento de campanha de marketing e operações para acompanhar o barco durante toda a corrida. Seu sucesso depende de acertar os pontos inadiáveis às vésperas da corrida, como garantia de patrocínio, adesão aos orçamentos apertados e coordenação de projetos relacionados à mídia.

A equipe de Pip, composta por voluntários em meio período, nunca havia trabalhado junta e tinha estilos diferentes de trabalho. Havia também o desafio extra de garantir uma colaboração perfeita durante o trabalho remoto sob as restrições da COVID-19. A plataforma de gerenciamento de projeto que eles adotaram precisava falar o mesmo idioma, ser fácil de usar e atender a uma ampla variedade de experiências e domínios técnicos.

Embora Pip tivesse o ânimo, a persistência e a habilidade para levá-la até a linha de chegada, ela e sua equipe estavam sob pressão para organizar as muitas linhas de sua campanha e organização. Com tantas coisas acontecendo ao mesmo tempo, era necessário um destino no qual a equipe pudesse se conectar, colaborar remotamente e ter uma supervisão completa em todos os aspectos da campanha.

Nas vésperas da corrida e durante sua permanência no mar, Pip e sua equipe usaram o Smartsheet. Com nossa plataforma dinâmica, eles  gerenciaram a jornada de Pip até a linha de partida e acompanharam seu progresso enquanto ela enfrentava o oceano em sua missão sozinha. O diretor de operações de Pip, Lou Adams, detalhou os três principais benefícios que o Smartsheet trouxe para a campanha.

Um tripulante extra

Lou afirma que o Smartsheet fez com que o processo da campanha ficasse “mais definido” de modo que a atenção pudesse ser focada nas atividades impactantes e não na administração complicada e no trabalho duplicado. Lou conseguiu atribuir tarefas aos membros da equipe acompanhando orçamentos, prazos, metas e comunicações diretamente e em tempo real.

Ser capaz de converter formulários de e-mail no Smartsheet para gerenciar, organizar e instruir foi “como ter uma assistente virtual”, de acordo com Lou. “Foi um achado... equilibrar dois trabalhos diferentes e ter essa máquina que pode trazer instantaneamente os dados de que preciso”, ela completou. 

Confiar unicamente no Smartsheet para entregar a campanha também significou economizar dinheiro em assinaturas de diversas plataformas. Em vez disso, Pip, Lou e a equipe tinham uma plataforma na qual sabiam que poderiam gerenciar e encontrar tudo que precisavam. Isso foi particularmente importante com o tempo apertado para conclusão do processo antes que Pip estivesse pronta para zarpar.

Um idioma comum para uma equipe diversificada

Para uma equipe com diferentes experiências, a interface intuitiva e fácil de usar do Smartsheet forneceu um campo equilibrado que estimulou a produtividade e a colaboração eficiente.

Ter uma visibilidade holística da campanha significou que todos os envolvidos estavam atualizados em suas respectivas funções. Lou pôde atribuir tarefas e se comunicar. Tudo isso, em tempo real. E para aqueles com menos conhecimento de tecnologia, o Smartsheet pareceu “familiar, lógico e sistemático” o suficiente para que todos o adotassem e começassem a usá-lo rapidamente. Como Lou explica, ele não apresentou barreiras:

“Não foi como aprender um novo idioma, [foi um] sistema muito mais fácil de usar, lógico e sistemático. Você não pode desmembrá-lo, mas pode adaptá-lo ao modo como você trabalha. Você pode personalizar o Smartsheet e adequá-lo para melhorar sua empresa e sua campanha, adicionar novas pessoas ou compartilhar coisas só com a Pip”.

Participação dos fãs na jornada com acompanhamento em tempo real

No mar, o painel do Smartsheet permitiu que a equipe de Pip extraísse dados essenciais da corrida, do barco e da própria Pip. Os apoiadores podiam acompanhar métricas, como sua posição náutica e dados de saúde, como passos, sono e batimentos cardíacos, a partir dos dispositivos tecnológicos que ela vestia.

Essa visibilidade em tempo real da jornada deu aos fãs um olhar mais pessoal e próximo do que é necessário para ser uma mulher atleta no mar, incluindo 95 dias de sono interrompido e tudo mais.

E muitíssimo importante, isso significou que o médico de Pip pôde ficar atento a qualquer sinal preocupante obtido de seus dispositivos vestíveis, e sua equipe pôde acompanhar os equipamentos do barco. Por exemplo, o painel do Smartsheet alertou a equipe sobre uma anomalia nos dados relacionados ao vento que possibilitou deduzir que Pip havia perdido seu transmissor vertical de vento no Oceano Antártico. Confiando nos dados em tempo real que eram inseridos no painel, a equipe pode garantir que Pip estava viva quando houve um intervalo nas comunicações com a equipe em terra.

O que está no horizonte

Pip já fez planos para aproveitar seu sucesso e retornar ao alto mar na Vendée Globe 2024. Isso significará uma campanha maior e mais robusta – e manter o Smartsheet no timão como a ferramenta de gerenciamento de projeto da equipe.

“Daqui até 2024 usaremos o Smartsheet para planejar e entregar um programa de quatro anos.” Lou Adams

Com muito mais formas de trazer valor para a próxima campanha de Pip e acompanhar seus dados no mar, o Smartsheet está empolgado em fornecer à equipe acesso a um conjunto ampliado dos nossos recursos. E mal podemos esperar para ver a próxima conquista de Pip!

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.