A Roche Diagnostics aproveita a solução de rápido desenvolvimento do Smartsheet para gerenciar a distribuição de testes de COVID-19 e a análise de dados

A líder global em biotecnologia Roche Diagnostics precisava de uma solução de tecnologia robusta para gerenciar a priorização da demanda, a distribuição, o uso e os relatórios de resultados para os recém-desenvolvidos testes de diagnóstico de COVID-19. A precisão, a flexibilidade e a velocidade eram cruciais. Diante de uma pandemia em rápida disseminação, a Roche precisava direcionar suprimentos de testes para onde eram mais urgentes, o que mudava no mesmo dia e até na mesma hora. Ao colaborar com especialistas da Smartsheet, a Roche conseguiu implementar rapidamente uma solução que facilitava a resposta rápida à crise sanitária mundial.

“Todos fazemos continuidade dos negócios e planejamento para pandemias há anos e décadas, e isso se tornou real”, afirma Bryan Langford, vice-presidente de implementação, planejamento e suporte da Roche Diagnostics na América do Norte. “Sabíamos que tínhamos que ter uma resposta urgente e que a forma como atuamos hoje não importa tanto. Era assustador, e, embora eu dissesse que ninguém sabia como conseguiríamos sair dessa, sabíamos que encontraríamos uma saída. Também sabíamos que, no Smartsheet, tínhamos um parceiro que nos ajudaria a encontrar a saída.”

Uma solução para auxiliar a resposta rápida a uma pandemia global

A Roche está na vanguarda da pesquisa em saúde há décadas, com um portfólio global de medicamentos e diagnósticos que abrangem oncologia, imunologia, oftalmologia, doenças infecciosas e neurociência. Há oito anos, quando Jonathon Fullerton entrou na empresa como gerente sênior do escritório de gerenciamento de projetos comerciais, ficou surpreso ao saber que o trabalho científico de ponta da empresa era realizado em uma mistura de processos em papel e documentos autônomos em planilhas e processamento de palavras. Em poucos anos, os esforços de Fullerton para digitalizar e automatizar o gerenciamento de projetos levou à implementação do Smartsheet.

“Nós decidimos que era hora de reinventar a forma como gerenciamos os projetos das nossas implementações”, afirma Fullerton. “Selecionamos a Smartsheet como fornecedora e desenvolvemos uma solução muito personalizada. A conectividade do Smartsheet permite integrar outros sistemas de registros em toda a empresa. Podemos combiná-lo com outros sistemas corporativos e compartilhar dados e processos.”

A Roche estava usando o Smartsheet há alguns anos quando surgiu a COVID-19 e sua rápida disseminação pelo mundo criou um novo desafio para o gerenciamento de projetos. No início de março de 2020, a Roche estava pronta para comercializar o primeiro teste de diagnóstico de COVID-19 de alto rendimento com aprovação federal no mercado dos EUA. Langford e seus colegas perceberam que possivelmente a fabricação não conseguiria acompanhar a explosão da demanda. A Roche precisava de uma forma de identificar as comunidades com necessidade mais imediata e direcionar suprimentos para elas, além de se articular rapidamente à medida que essas prioridades evoluíam.

“Precisávamos de algo que fosse incrivelmente flexível, pois, no mundo da COVID, tudo muda todos os dias, quiçá na mesma hora”, explica Lisa Glavan, gerente de produtos de marketing da Roche. “Precisávamos de algo que fosse muito robusto, sabendo que estaríamos coletando muitos dados em um período de tempo desconhecido à medida que a pandemia continuava. Precisávamos que fosse seguro, porque coletaríamos informações de testes dos laboratórios. E precisávamos que fosse fácil de usar para a Roche, mas especialmente para nossos clientes, que estariam enviando as informações para nós.”

A empresa também precisava de ajuda. A solução do Smartsheet que imaginavam normalmente levaria semanas ou meses para ser desenvolvida, além de Fullerton e seus colegas perceberem que não tinham a experiência certa na empresa para a desenvolverem rapidamente. Langford entrou em contato com a Smartsheet. Em três dias, uma equipe colaborativa de especialistas da Smartsheet e de funcionários da Roche desenvolveu e lançou a primeira iteração de um sistema para apoiar o produto de testes da empresa.

Gerenciando uma situação dinâmica com dados em tempo real

Atualmente, a Roche está usando o Smartsheet para gerenciar a priorização da demanda, a distribuição e a agregação de dados para seus testes de diagnóstico e anticorpos para a COVID-19. A empresa coleta informações de laboratórios de hospitais e de referência, inclusive a quantidade de testes analisados, a quantidade de resultados positivos e a quantidade de kits de teste deixados no estoque de um local. Os dados são analisados em comparação com a produção e a quantidade de pedidos, o status e localização de remessas e dados epidemiológicos para determinar dinamicamente as áreas de maior prioridade para a onda seguinte de entregas de produto.

“Esse teste não existia”, ressalta Fullerton. “De repente, começamos a fabricar milhões de unidades em uma semana e ainda não é o suficiente. Nenhum fornecedor consegue acompanhar a demanda de testes para COVID. Tivemos que criar todos os tipos de ferramentas para alocar suprimentos, selecionar os locais certos para enviar as coisas, priorizar e monitorar. Usamos o Smartsheet em quase todas essas áreas.”

Os painéis exibem dados de diversas partes interessadas, ajudando os executivos da empresa e os diretores de vendas a ver o que está acontecendo nas áreas que gerenciam. Um dos elementos mais importantes da solução do Smartsheet da Roche foi simplificar o processo de compilação e relatório de dados em tempo real para autoridades sanitárias federais, inclusive a força-tarefa de combate ao coronavírus da Casa Branca.

“Todos os dias, tínhamos uma reunião de produção às 15:00”, conta Fullerton. “Nós revisávamos os dados, garantindo que tudo estava correto. Às 15:15, o relatório ia para a Casa Branca. Sou a pessoa da melhoria de processos e nunca pensei em trabalhar em algo que fosse enviado diretamente para a Casa Branca. Eu e minha turma ficamos muito orgulhosos.”

Uma plataforma que proporciona agilidade e inovação

Desde o começo da pandemia, a Roche teve mais de 100.000 testes administrados regularmente a cada dia nos Estados Unidos. A solução do Smartsheet da empresa tem sido atualizada e expandida para ajudar a monitorar e gerenciar com mais eficácia as necessidades de produto. Os volumes de dados impressionam, embora não tanto quanto os esforços dedicados de todas as pessoas da empresa.

“Sempre soubemos que causamos um impacto nos pacientes, mas é incrível, de fato, conseguir ver isso acontecer”, afirma Glavan. “Ver quantos testes estão sendo analisados, ver o suprimento que está sendo usado e ver pontos de foco surgindo e desaparecendo nos Estados Unidos... Sempre causamos impacto, mas nunca o havia sentido diretamente.”

Fullerton conta que a Roche também começou a transformar sua cultura para se tornar mais ágil e inovadora, não só como abordagem de gerenciamento de crise, mas como forma de trabalho no geral. O uso do Smartsheet ajudou a empresa a comunicar-se com mais eficácia com as equipes, mesmo com a grande quantidade de funcionários trabalhando remotamente.

“A forma como atuamos mudou completamente”, conta Fullerton. “Especialmente com toda a nossa equipe em home office, este ano tem sido a maior mudança que vi desde que entrei na Roche. O quanto somos ágeis como organização, a rapidez com que podemos nos movimentar... Definitivamente, precisamos de plataformas como o Smartsheet. Fazemos tudo do mesmo jeito há anos, mas os eventos deste ano nos forçaram a romper barreiras e mudarmos para uma forma de pensar totalmente nova. É um momento incrivelmente empolgante na empresa.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.