Roche Diagnostics aproveita solução de rápida construção do Smartsheet para gerenciar a distribuição de teste e a análise de dados da COVID-19 nos EUA

A Roche Diagnostics trabalhou em colaboração com especialistas em Smartsheet para criar rapidamente uma solução voltada para rastrear a priorização da demanda, a distribuição e o uso dos testes de diagnóstico e anticorpos da COVID-19 nos EUA, permitindo a distribuição para as áreas mais necessitadas e a rápida comunicação dos dados da pandemia às autoridades de saúde federais.

Indústria

  • Saúde

Tamanho da organização

  • Plano Empresa (acima de 10.000 funcionários)

Região

  • América do Norte

Casos de uso

  • Gerenciamento de dados
  • Escritório de projetos (PMO)
  • Gerenciamento de cadeia de abastecimento

Gerenciando a distribuição de testes e a análise de dados da COVID-19

A Roche Diagnostics trabalhou em colaboração com especialistas em Smartsheet para criar rapidamente uma solução voltada para rastrear a priorização da demanda, a distribuição e o uso dos testes de diagnóstico e anticorpos da COVID-19 nos EUA, permitindo a distribuição para as áreas mais necessitadas e a rápida comunicação dos dados da pandemia às autoridades de saúde federais.

O Smartsheet nos conferiu a capacidade de integrar outras plataformas, fluxos de informações e fluxos de trabalho, de uma maneira que nossas soluções anteriores não eram capazes de fazer. À medida que fomos desenvolvendo essas soluções, elas foram substituindo os aplicativos independentes anteriores. Elas substituíram inúmeras comunicações que eram bastante ineficientes. Com isso, registramos aumentos de produtividade de 30% e 40% na nossa divisão de gerenciamento de projetos de produtos. Mesmo número de funcionários, mais projetos, melhores experiências proporcionadas aos clientes: tudo isso alcançado simplesmente eliminando o desperdício e utilizando uma plataforma mais eficiente.

Bryan Langford, vice-presidente de implementação, planejamento e suporte da Roche Diagnostics América do Norte

A Roche Diagnostics, líder global em biotecnologia, precisava de uma solução de tecnologia robusta para gerenciar a priorização de demanda, a distribuição, o uso e os relatórios de resultados dos seus testes recém-desenvolvidos para diagnóstico da COVID-19. Precisão, flexibilidade e velocidade eram aspectos cruciais: Diante de uma pandemia que se propagava rapidamente, a Roche precisava direcionar os suprimentos de teste para os locais em que a demanda era mais urgente - algo que mudava a cada dia, às vezes até a cada hora. Ao colaborar com especialistas em Smartsheet, a Roche foi capaz de implementar rapidamente uma solução que facilitou uma resposta rápida à crise mundial de saúde.

“Todos nós já fizemos planejamentos para a continuidade dos negócios por anos e décadas na hipótese de uma pandemia, mas agora é real”, disse Brysan Langford, vice-presidente de Implementação, Planejamento e Suporte da Roche Diagnostics América do Norte. “Entendemos que precisávamos de uma resposta urgente e que a nossa forma de agir até então já não importava mais daquele ponto em diante. Foi algo muito assustador e, embora eu creia que ninguém sabia como conseguiríamos sair daquela situação, nós sabíamos que encontraríamos uma forma. Também sabíamos que tínhamos no Smartsheet um parceiro capaz de nos ajudar a encontrar o caminho”.

Uma solução para auxiliar em uma resposta ágil para uma pandemia global

A Roche está na vanguarda das pesquisas de saúde há décadas, com um portfólio global de medicamentos e diagnósticos que abrangem oncologia, imunologia, oftalmologia, doenças infecciosas e neurociências. Quando Jonathon Fullerton ingressou na empresa como gerente sênior do escritório de gerenciamento de projetos comerciais, há oito anos, ele ficou surpreso ao descobrir que o trabalho científico de ponta da empresa era embasado por um misto de processos impressos e documentos autônomo em Word e Excel. Após alguns anos, os esforços de Fullerton para digitalizar e automatizar o gerenciamento de projetos levaram à implementação do Smartsheet.

“Decidimos que era hora de reinventar a forma como projetávamos e gerenciávamos nossas implementações”, disse Fullerton. “Selecionamos o Smartsheet como fornecedor e desenvolvemos uma solução altamente personalizada. A conectividade do Smartsheet nos permite integrar outros sistemas de registro em toda a empresa. Podemos nos conectar de verdade com outros sistemas corporativos e compartilhar dados e processos”.

A Roche já vinha usando o Smartsheet há alguns anos quando eclodiu a crise da COVID-19 e a rápida disseminação da doença pelo mundo criou um novo desafio de gerenciamento de projeto. No início de março de 2020, a Roche estava pronta para trazer ao mercado dos EUA o primeiro teste de diagnóstico da COVID-19 com alto rendimento aprovado pelo governo federal. Langford e seus colegas logo perceberam que o ritmo de fabricação não seria capaz de acompanhar a explosão da demanda; A Roche precisava descobrir uma forma de identificar as comunidades com maiores necessidades imediatas e direcionar os suprimentos para elas, adaptando-se rapidamente sempre que essas prioridades mudassem.

“Precisávamos de algo que fosse incrivelmente flexível, já que no universo da COVID as coisas mudam a cada dia (senão a cada hora)”, disse Lisa Glavan, gerente de produto de marketing da Roche. “Precisávamos de algo que fosse bastante robusto, pois sabíamos que coletaríamos imensas quantidades de dados em um período de tempo ainda desconhecido, à medida que a pandemia continuasse acontecendo. Precisávamos que também fosse seguro, pois estaríamos coletando informações de teste dos laboratórios. E precisávamos que fosse fácil de usar para a Roche e principalmente para nossos clientes, que enviariam todas as informações para nós”.

A empresa também precisava de ajuda. O tipo de solução do Smartsheet que eles imaginaram normalmente levaria semanas ou meses para ser desenvolvido e Fullerton e seus colegas perceberam que a empresa não tinha internamente os conhecimentos adequado para implementar aquilo tão rapidamente. Langford foi em busca do Smartsheet. Em três dias, uma equipe mista com especialistas em Smartsheet e colaboradores da Roche desenvolveu e lançou a primeira iteração de um sistema para oferecer suporte ao produto de teste da empresa.

Gerenciando uma situação dinâmica com dados em tempo real

Hoje, a Roche está usando o Smartsheet para gerenciar a priorização da demanda, a distribuição e a coleta de dados para seus testes de diagnóstico e anticorpos da COVID-19. A empresa coleta informações de laboratórios de hospitais e laboratórios de referência, incluindo o número de testes realizados, o número de resultados positivos e o número de kits de teste em estoque no local. Então, os dados são analisados ​​em relação aos volumes de produção e pedidos, status e localização das remessas e dados epidemiológicos para determinar dinamicamente quais são as áreas de maior prioridade para a próxima leva de entregas de produtos.

“Trata-se de um teste que não existia”, afirma Fullerton. “De repente, estamos produzindo milhões por semana e isso ainda não é o suficiente. Nenhum fornecedor é capaz de suprir a demanda por testes da COVID. Tivemos que criar todos os tipos de ferramentas para alocar suprimentos, escolher os lugares certos para enviar as coisas, priorizar e acompanhar. Nós usamos o Smartsheet em quase todas essas áreas”.

Os painéis exibem os dados referentes a uma série de partes interessadas, ajudando executivos da empresa e os diretores de vendas a enxergar o que está acontecendo nas áreas que eles gerenciam. Um dos elementos mais importantes da solução do Smartsheet da Roche foi a simplificação do processo de compilação e geração de relatórios de dados em tempo real para disponibilizar às autoridades de saúde federais, incluindo a força-tarefa do coronavírus da Casa Branca.

“Todos os dias tínhamos uma reunião de produção às 3h00”, disse Fullerton. “Nós revisávamos os dados para garantir que tudo estava certo. Às 3:15, esse relatório era enviado à Casa Branca. Sou da equipe de melhoria de processos, jamais pensei que trabalharia em algo que seria enviado diretamente à Casa Branca. Eu fiquei muito orgulhoso, e meus filhos também”.

Uma plataforma que potencializa a agilidade e a inovação

Desde o início da pandemia, a Roche registrou uma média regular de mais de 100.000 testes aplicados todos os dias nos Estados Unidos. A solução do Smartsheet da empresa foi atualizada e expandida para ajudar a acompanhar e gerenciar com maior eficiência as necessidades de produto. Os volumes de dados são impressionantes, mas não tanto quanto os esforços dedicados por todos os funcionários da empresa.

“Sempre soubemos que impactamos a vida dos pacientes, mas foi simplesmente incrível poder realmente ver isso acontecer”, disse Glavan. “Ver quantos testes estão sendo realizados, os suprimentos que estão sendo usados e os pontos de necessidade que aumentam e diminuem em todo o território dos Estados Unidos. Sempre causamos impacto, mas eu nunca havia sentido isso de maneira tão direta”.

Fullerton disse que a Roche também começou a transformar sua cultura a fim de se tornar mais ágil e inovadora, não apenas para abordar o gerenciamento de crises, mas como uma forma geral de trabalho. O uso do Smartsheet ajudou a empresa a melhorar a eficiência de comunicação entre as equipes, mesmo com um grande número de funcionários trabalhando remotamente.

“A forma como atuamos mudou em sua essência”, afirmou Fullerton. “Especialmente por todos os nossos colaboradores estarem trabalhando remotamente, foi neste ano que vi a maior mudança desde que entrei na Roche. Nossa agilidade enquanto organização e rapidez para adaptação a uma nova realidade; sem dúvida, precisamos muito de plataformas como o Smartsheet. Fazíamos as coisas da mesma maneira há muitos anos, e os eventos deste ano nos forçaram a romper barreiras e mudar para uma forma totalmente nova de pensar. É um momento incrivelmente empolgante para a empresa”.

Para obter mais informações sobre essa história, consulte o nosso estudo de caso.