O SEIU 775 Benefits Group automatiza o agendamento e a geração de relatórios e fornece melhor treinamento aos cuidadores com o Smartsheet

Quase 50.000 cuidadores em todo o estado de Washington contam com treinamento e benefícios fornecidos pelo SEIU 775 Benefits Group. A organização oferece treinamento baseado em habilidades, oferta de empregos, assistência médica abrangente e benefícios de aposentadoria seguros para pessoas que trabalham como cuidadoras de idosos e pessoas com deficiência. O SEIU 775 Benefits Group também faz parceria com empregadores e fornecedores do setor para cumprir sua missão de suporte ao cuidador.

A equipe de logística e programação da organização usa o software do Smartsheet para gerenciar projetos de entrega de treinamento, acompanhar eventos de aprendizado com sessões de aula e verificar a frequência de aulas virtuais e presenciais para cuidadores. “O Smartsheet facilita nossas vidas por meio da automação, e isso significa que também podemos facilitar a vida dos cuidadores”, diz Sarah Purdy, coordenadora do programa de presença do SEIU 775 Benefits Group.

Um dos objetivos da organização é dar aos cuidadores acesso fácil a treinamento e materiais associados, independentemente da localização. “Estamos tentando melhorar a vida das pessoas que estão cuidando dos outros”, diz Krystle McMaster, líder sênior do programa de logística e agendamento do SEIU 775 Benefits Group. Para fazer isso, o SEIU 775 Benefits Group precisa fornecer horários atualizados de aulas e números de inscrição para cuidadores e seus parceiros responsáveis por treinamentos, incluindo certificação e educação continuada.

No entanto, manter dados precisos era um desafio para a organização. “Somos uma equipe de seis pessoas e todos operamos usando sistemas separados”, diz Kim Suther, gerente da equipe de logística e agendamento do SEIU 775 Benefits Group. “Além disso, os instrutores que se reportam a mim usam diferentes sistemas de relatórios de presença. Foi difícil conciliar tudo.”

Como resultado, o SEIU 775 Benefits Group criou inúmeras soluções alternativas envolvendo processos manuais para atualização de horários e presença. “As tarefas que costumavam levar 15 minutos estavam levando horas para serem concluídas à medida que nossos programas cresciam”, diz McMaster. Por exemplo, atualizar os horários das aulas envolvia criar manualmente um calendário e imprimir um para cada instrutor em cada uma das dezenas de locais. “Eu carregava fichários com os calendários, o que não era eficiente”, diz McMaster.

Alguns funcionários do SEIU 775 Benefits Group já tinham utilizado o Smartsheet e incentivaram a equipe de treinamento a usar a solução para superar seus desafios. “Eu fiquei obcecada com o Smartsheet tentando entender algumas funcionalidades e capacidades”, diz McMaster. A organização começou usando o Smartsheet para exibir uma lista de aulas, com cada linha representando uma sessão de aula. A equipe de aprendizagem vinculou os dados da turma a uma nova planilha com os dados de inscrição atualizados. Além disso, o SEIU 775 Benefits Group criou áreas de trabalho do Smartsheet para acesso de instrutores e fornecedores. Cada área de trabalho exibe painéis com informações atualizadas da sala de aula e relatórios para verificação de presença.

O SEIU 775 Benefits Group usa o Smartsheet para enviar automaticamente lembretes aos instrutores sobre ações necessárias ou alterações no cronograma de aulas, como cancelamentos ou novos instrutores. A organização também usa o Smartsheet Calendar App para visualizar os horários das aulas em tempo real e as informações internas do projeto. Além disso, os departamentos de comunicação e gerenciamento de projetos do SEIU 775 Benefits Group contam com o Smartsheet para planejamento e rastreamento de projetos.

Maior visibilidade e maior eficiência

O SEIU 775 Benefits Group usa o Smartsheet para simplificar as informações de sala de aula e agendamento, proporcionando melhor visibilidade do treinamento para cuidadores e instrutores. “Nossos dados costumavam ficar armazenados em vários locais diferentes, e não sabíamos como tudo estava conectado”, diz McMaster. “Foi preciso muita pesquisa e conhecimento de como as coisas funcionavam. O Smartsheet apresenta todos os dados em um só lugar, tudo relacionado e fácil de enxergar.” Usando o Smartsheet Calendar App, o SEIU 775 Benefits Group atualizou as informações do calendário digital. Isso fornece mais visibilidade compartilhada entre instrutores e departamentos de agendamento.

A organização aumentou sua eficiência. Os recursos de automação do Smartsheet reduziram o trabalho manual anterior. “Quero fazer o máximo com o mínimo de esforço possível, e a automação do Smartsheet faz isso acontecer”, diz McMaster. “Com o Smartsheet, podemos gastar nosso tempo sendo mais produtivos. Isso se alinha com a missão de nossa organização de criar impacto, não complicação, e ajudar os cuidadores a trabalhar melhor.”

Melhor treinamento para cuidadores

Ao ser mais eficiente e produtivo, o SEIU 775 Benefits Group pode garantir que cuidadores, instrutores e a rede mais ampla de parceiros tenham os recursos de treinamento e aprendizado que precisam. “O Smartsheet nos ajudou a ser mais eficientes internamente, mas também está nos ajudando a obter melhores informações para nossos parceiros”, diz Purdy. Por exemplo, a organização envia os dados de presença do Smartsheet para um armazenamento de dados e compara as informações com os requisitos de treinamento do aluno. “Isso significa que os registros de treinamento são mais precisos para que os cuidadores saibam exatamente quanto treinamento ainda falta para suas certificações”, diz Suther. “Os cuidadores que atendemos estão ajudando as pessoas mais vulneráveis em nossa sociedade, e é um de nossos objetivos ajudá-los a serem treinados da maneira mais meticulosa para realizar seu trabalho.”

Flexibilidade para se adaptar ao treinamento online

O Smartsheet também deu ao SEIU 775 Benefits Group a flexibilidade de oferecer mais aprendizado e treinamento virtual durante a pandemia. “Tivemos que enfrentar um desligamento e começar a oferecer treinamento online, o que foi muito complicado”, diz Katherine Smith, diretora de operações de aprendizado do SEIU 775 Benefits Group. “Não apenas tivemos que reiniciar as aulas, mas também tivemos que gastar muito tempo desenvolvendo nosso currículo de uma maneira diferente para o aprendizado online. O Smartsheet organizou tudo para nós e nos permitiu funcionar durante um período muito imprevisível.”

O SEIU 775 Benefits Group está expandindo o uso do Smartsheet em suas equipes de programas de aprendizado, treinamento e presença. “Continuamos desenvolvendo todo o sistema de agendamento para incluir o processo de sala de aula e considerar os alunos até a verificação de presença”, diz Suther. “O Smartsheet provou ser uma ferramenta muito flexível para nós e continuaremos encontrando novas maneiras de torná-lo ainda melhor para nossas equipes.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.